¿Conoces a Marie Kondo? Su método quizá podría funcionar también en la oficina

Marie Kondo es la conocidísima gurú japonesa de la reorganización doméstica que ha puesto de moda su método para mantener la casa ordenada y evitar la acumulación de objetos inútiles. De gran actualidad últimamente por el nuevo reality que estrena en Netflix, esta “obsesionada” del orden doméstico ha ayudado a miles de estadounidenses a construir o reconstruir su hogar. Pero ¿qué hay detrás de su fórmula? Algo tan sencillo como la recomendación de deshacerse de todo aquello que no “inspire alegría” ayudará -dice- a cambiar no solo nuestro hogar sino también nuestra actitud en la vida.

Con independencia de que compartamos el método de Kondo o no, lo cierto es que sus conceptos son tan sencillos y tan de sentido común que nos preguntamos si sería posible aplicar esta lógica tan simplista a la gestión de la vida laboral. ¿Qué ideas crees que se pueden llevar a la practica para organizar mejor nuestro día de trabajo?

Veamos en qué aspectos podemos enfocarnos:

Tiempo

Desde luego, el tiempo, o la falta de tiempo es uno de los problemas que reconocen tener la mayoría de los profesionales con los que hablamos: personas que trabajan hasta altas horas de la noche, hay quienes trabajan los fines de semana, o quienes leen correos electrónicos incluso en el cine. La mayoría de nosotros sentimos la cantidad de tareas que tenemos que llevar a cabo y el tiempo del que disponemos para hacerlo no están proporcionados. Pero ¿realmente esto es así?

Un primer punto fundamental que debemos tener en cuenta es la cantidad de tiempo perdido; sin duda, los españoles somos expertos en el arte del descanso, los cafés, las sobremesas, las charlas de escritorio, etc. Desde luego, no dudo de que todas estas cuestiones son positivas para mantener un buen clima laboral y un estado de ánimo positivo en el equipo. Pero, es importante medir bien los tiempos para que todas estas cuestiones no impacten en la productividad y el rendimiento.

Por eso, creo que es interesante aprender a manejar los descansos y definir el momento adecuado para distraernos de lo que estamos haciendo y, con ello, recuperar la energía. Más allá de los descansos obligatorios para quienes trabajan delante de un ordenador (un cuarto de hora cada dos horas), existen varios estudios que aseguran que 20 minutos de concentración máxima, seguido de un pequeño descanso es una manera extremadamente efectiva y productiva de trabajar.

Está claro que imponer cuándo se debe descansar es imposible y, desde luego, iría en contra de toda lógica. Pero creo que es importante aprender a gestionar la distribución de las pausas -hacerlo de manera individual porque cada uno se conoce a sí mismo, este aprendizaje nos ayudará a recuperar gran parte del tiempo perdido. Pero no es suficiente.

¿Cómo podemos gestionar este tiempo para aprovecharlo al máximo?

Uno de los problemas con los que nos encontramos más a menudo son las interrupciones en el trabajo ordinario causadas por asuntos urgentes que siempre ocurren en el último minuto. Está claro que nunca podrás eliminar las urgencias. Pero sí podrás reducirlas con una planificación más cuidadosa. Para hacer esto, comienza por reconocer cuáles son tus límites: los días tienen siempre 24 horas y el tiempo empleado en el trabajo 8/9 horas (¡debería!); reconoce lo que puedes hacer en ese momento y lo que no. Y aprende a realizar una tarea fundamental: delegar. No acumules tareas bajo tu responsabilidad, involucra al equipo, asigna tareas a otros para ciertas actividades que no requieran tu propia supervisión específica. Te será útil concentrarte en lo que realmente es una prioridad, pero también a tus colaboradores que se sentirán capacitados e involucrados.

Pero ¿cómo distribuir las actividades entre todo el equipo sin correr el riesgo de que algo esté fuera de control u olvidado?

¡Con el poder mágico de las listas de control de tareas! Los programas como Cezanne HR tienen funciones específicas para administrar los procesos de negocio con el fin de que puedas crear listas de verificación sobre cualquier actividad que se deba realizar, con los contactos de las personas implicadas, las fechas límite y la posibilidad de enviar notificaciones de solicitud o recordatorio en caso de que alguien no esté realizando la tarea asignada.

Utilizar estos trucos para organizar tu día a día puede ayudarte a reducir la cantidad de “tareas urgentes” que te distraen. Pero, está claro que las urgencias, lo realmente urgente, es imposible de eliminar por completo. Pregúntate, entonces: “¿es de verdad importante?, ¿más importante que lo estoy haciendo en este momento?” Si la respuesta es NO, entonces habrás hecho desaparecer la urgencia.

Innecesario

Un pequeño apunte sobre lo que hemos visto hasta ahora. Es esencial aprender a dedicar tu atención, no, a lo que está a punto de expirar, sino a lo que realmente es importante para el desempeño del negocio. ¿Cuántas actividades hacemos todos los días que podríamos eliminar u organizar de una manera más eficiente, adquiriendo herramientas tecnológicas que reducen nuestro trabajo y nuestros errores?

Pero lo superfluo no solo está hecho de actividades, sino también de objetos, de momentos que solo nos hacen perder el tiempo. En vista de la importancia de mantenerse enfocado durante el tiempo establecido, es importante eliminar las distracciones; nuestra mente divaga continuamente de un pensamiento a otro, y trabajar en el ordenador nos estimula a resolver cualquier duda que pase inmediatamente por nuestra mente, abriendo una nueva página de Google y luego volviendo a lo que hicimos antes. Pero mantener la concentración no es tan sencillo. Una vez distraído, llevará algún tiempo devolver a nuestro cerebro el máximo rendimiento, y habremos perdido un tiempo precioso. Para esto, como ya dije antes, vale la pena tomarse momentos, incluso no demasiado largos, en los que dedicarse a una actividad exclusiva, eliminar todo lo que sucede a nuestro alrededor: no revises los correos electrónicos, no eches un vistazo rápido a las Redes Sociales, olvídate del móvil y de sus mensajes.

Hay algunos estudios muy interesantes sobre los cambios que está experimentando nuestro cerebro en relación con la dependencia de los teléfonos inteligentes: varias pruebas han demostrado que es un elemento de distracción, incluso cuando está en silencio. Estamos tan acostumbrados a controlarlo, que parece que lo escuchamos, incluso cuando no suena, y verificamos continuamente si hay notificaciones de mensajes en la pantalla. En esos 20 minutos, cuando nada debería distraerte de lo que estás haciendo, aléjalo, ciérralo en un cajón. Estoy convencida de que no sucederá algo tan importante que no se pueda esperar un cuarto de hora.

Categorías

Marie Kondo sugiere, en el proceso de poner la casa en orden, no pasar de una habitación a otra, sino abordar el proyecto por categorías de objetos.

La misma sugerencia podría aplicarse a las tareas que se realizarán en el trabajo: organiza tu día de acuerdo con las categorías de actividades a realizar.

¿Pero cómo identificar estas categorías? No estamos hablando de una distinción objetiva; Una vez que hayas determinado si una tarea es importante o no, si es necesariamente tu responsabilidad y si es urgente hacerlo, la clasificación procede según criterios exclusivamente personales. Intenta dividir tus compromisos de trabajo en áreas que sean fácilmente distinguibles, a las que puedas asignar momentos y espacios precisos que te permitan dedicarte a ella con la máxima concentración.

Te daré un ejemplo personal: durante mi jornada laboral paso mucho tiempo escribiendo y traduciendo textos. Con el paso de los años, me di cuenta de que los momentos en que mejor escribo son por la mañana, poco después de llegar al trabajo e inmediatamente después del almuerzo. Por eso trato de mantener esos dos momentos específicos libres para hacerlo. Llego a la oficina, reviso los correos electrónicos, respondo los más importantes y empiezo a escribir. Para traducir, en cambio, sé que es conveniente para mí tener dos pantallas disponibles, una en la que escribir, la otra en la que guardar el texto original; Tengo dos monitores en la oficina, pero no en casa. Por eso me organizo para hacer las traducciones cuando estoy en la oficina y no para hacerlo en los días en que trabajo desde mi casa. Y nuevamente, cuando tengo que revisar y corregir un texto, sé que necesito un silencio absoluto, escuchar a otras personas que hablan me distrae mucho.

Son solo ejemplos, medidos según mis necesidades, pero son útiles para entender cómo cada uno puede organizar mejor el espacio y el tiempo de su jornada laboral.

Felicidad

Por mucho que te guste tu trabajo, siempre habrá tareas que nos gusten menos, pero que estés obligado a hacer. En resumen, no solo podemos hacer lo que nos gusta (a menos que seamos realmente muy afortunados); pero podemos comprometernos a ser capaces de recortar todos los días un momento para dedicarnos a algo que nos da placer y satisfacción, ya sea una actividad laboral o no.

¿Cuántas veces nos tomamos un descanso y lo gastamos conectado al teléfono o a las redes sociales? Esto, además de no respetar la necesidad de apartarnos del monitor, no nos permite recargar la energía con algo estimulante. Puedes salir a tomar un respiro de aire fresco, pasear, almorzar, ir al gimnasio o de compras.

¿Se te ocurre algo más que podamos sugerir a Marie Kondo para organizar mejor la vida en la oficina?