Papel, Excel y sistemas obsoletos, todos ellos han formado parte del ecosistema de recursos humanos de muchas organizaciones, durante mucho tiempo. Por desgracia, no siempre resulta fácil prescindir de todo ello, pero los sistemas de gestión de recursos humanos en la nube han supuesto un grandísimo avance para muchas organizaciones que necesitaban digitalizar la gestión de su capital humano y no sabían cómo hacerlo.
Además, implementar este tipo de soluciones en la nube ha permitido a muchas áreas de recursos humanos seguir prestando el soporte que necesitan sus equipos y sus negocios en estos momentos tan críticos. Pero, veamos un par de ejemplos prácticos sobre la contribución de estos sistemas a la eliminación del papel y la modernización de los recursos humanos:
Formularios de autorización de vacaciones
¿Por qué, en el siglo XXI, seguimos generando este tipo de formularios? Las vacaciones son un derecho contractual. Las únicas restricciones que pueden aplicarse tienen que ver con la cantidad de días y si hay circunstancias especiales, como que dos personas concretas no puedan estar ausentes al mismo tiempo, si dos semanas son el tiempo máximo que se puede tomar en cualquier momento, o si las operaciones estacionales no permiten disfrutar de las vacaciones en ciertas épocas del año.
Mediante las funciones de autoservicio, los empleados pueden reservar sus vacaciones actualizándose automáticamente la tabla de asistencia. La cantidad de tiempo libre se establecerá con un saldo reductor, se tendrán en cuenta las reglas de la compañía, los diarios del equipo se mantendrán actualizados y es fácil ver si alguien intenta tomarse demasiado tiempo libre. También se podrá verificar si los empleados no cogen la cantidad de vacaciones que deberían. No solo permite controlar toda la operación sin cientos de hojas de papel, sino que también implica un sentido de confianza en tus empleados, lo cual es extremadamente positivo.
Autoridad para seleccionar
Casi todas las organizaciones son hipersensibles con respecto a la selección, y la forma estándar de tratar esto es recopilando tantas firmas de aprobación como sea posible. Firmas que varían en peso, desde el responsable de contratación hasta el director general. En realidad, si existe una vacante, el puesto ya se refleja en la plantilla del año en curso aprobada por la Junta. El rango de salario para el puesto ya está establecido en el presupuesto aprobado, por lo que, a menos que haya cambios importantes, parece lógico que una persona de finanzas o RR. HH. pueda verificar que el puesto está en plantilla y dentro del presupuesto para continuar con el proceso.
Por supuesto, hay muchos procesos que no podemos eliminar, y aquí es donde los flujos de trabajo vienen al rescate. Los workflows son la automatización de un proceso empresarial, en su totalidad o en parte, durante el cual los documentos, la información o las tareas se pasan de un participante a otro para la acción, de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento. Los flujos de trabajo se pueden configurar por el administrador del sistema o por los propios usuarios. Una actividad, como actualizar los datos bancarios o confirmar un cambio de dirección, se puede hacer mediante la función de autoservicio y, una vez que se ha introducido la nueva información, se puede enrutar a uno o varios destinatarios para su aprobación o reenviarla para obtener más aprobaciones.
Las aprobaciones pendientes aparecerán como pendientes en el correo electrónico del destinatario o en la bandeja de entrada del sistema, por lo que no hay posibilidad de que se entierren en una bandeja física y se retrasen. Por cierto, una gran cantidad de consultas relacionadas con la nómina surgen de partes y formularios de horas extra que no se aprobaron a tiempo por lo que, este sistema automatizado, también permite ahorrar tiempo y minimizar los errores.
Gestión del desempeño
Una actividad que ciertamente puede beneficiarse del workflow y el autoservicio es la gestión del desempeño.
Cada organización tiene su propia forma de lidiar con esto, desde evaluaciones anuales hasta revisiones más frecuentes. Los criterios y componentes varían, e incluirán, objetivos de desempeño medidos a través de varias etapas desde «no iniciado» hasta «objetivo cumplido», calificaciones de evaluación continua, puntuaciones de 360º, hitos de desarrollo y resaltado de las brechas de habilidades que se abordarán. Grabar los datos online a través del sistema de recursos humanos ahorrará la redacción de tediosos formularios y recopilará toda la información necesaria para que puedas utilizar el sistema para proporcionar una visión, tanto general e individual, como departamental y organizacional.
Ausencia
Otro problema habitual es la pila de formularios de autocertificación sin procesar que se encuentran en una esquina de la oficina de recursos humanos, lo que significa que los informes de ausencia en tiempo real son inexactos. El empleado puede evitar esto fácilmente completando la información online, cargando cualquier documentación de respaldo y luego enviando la autorización al manager correspondiente. De esta forma, la información siempre está disponible en el registro del empleado y el tiempo perdido por enfermedad se envía automáticamente a la nómina, dependiendo de cómo se configure el flujo.
Org. Gráficos y analíticas
Para redondear esta selección particular de actividades “automáticas” para eliminar el papel, agregaría la referencia a los organigramas. A menudo, estos se cultivan en áreas administrativas para mantenerlos de manera continua, ya sea en un entorno departamental, donde la mezcla de formatos y presentaciones hace que sea imposible fusionarse en una imagen global, o de manera central, una tarea que se vuelve más difícil debido a retrasos que se producen en la notificación de los cambios.
Tu sistema de recursos humanos elaborará organigramas bajo pedido, o sea, a demanda, ya sean globales o por secciones, y estos se actualizarán automáticamente cuando los datos cambien. Están disponibles para todos los usuarios autorizados a través del sistema de autoservicio, liberando recursos administrativos para tareas más apropiadas.
Quizá sea ahora el momento de revisar tus procesos actuales y analizar dónde puedes encontrar áreas de mejora. El software de recursos humanos puede liberarte de los problemas, las demoras y los procesos de pérdida de tiempo, así que es tan sencillo de implementar y de utilizar que, puedes empezar ahora. Solicita una demo online sin compromiso.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.