Calcular el ROI del software de recursos humanos

Tú sabes que el software de recursos humanos hace que las organizaciones funcionen de manera más eficiente, garantiza el cumplimiento normativo y ayuda a los empleados a trabajar juntos de manera más inteligente. Pero, si bien muchos equipos de gestión «entienden» por qué se necesita un sistema moderno de recursos humanos y confían en ti para tomar la decisión correcta, otros todavía ven la tecnología de recursos humanos como un coste adicional: un extra en lugar de una necesidad.

Entonces, ante la reticencia de los altos directivos, ¿cómo se consigue la aprobación de una nueva inversión, más aún, en estos momentos críticos? El primer paso es crear un argumento comercial creíble y convincente que cale hondo en la Dirección. Argumentos que resalten los beneficios que un sistema de recursos humanos brindará a la cuenta de resultados. Eso significa que tendrás basar tu argumento en ahorros financieros o retornos de la inversión (ROI).

El ROI mide la ganancia o pérdida financiera generada en una inversión en relación con la inversión efectuada. El ROI generalmente se expresa en porcentajes. Un resultado por debajo del 100% significa que la inversión en realidad se convierte en un coste neto.

El coste de tu inversión deberá incluir todos los costes del proyecto, lo que generalmente significa contabilizar no solo el coste del software, la implementación y el mantenimiento, sino también tu tiempo.

¿Hay una manera fácil de calcular el ROI para un sistema de recursos humanos?

Si bien las calculadoras sencillas del ROI puede ser un punto de referencia útil para analizar el retorno de la inversión de un software de recursos humanos online, lo cierto es que rara vez resisten el escrutinio de los managers más senior con conocimientos financieros. Estos profesionales son perfectamente conscientes de que no hay dos compañías que gestionen sus datos de recursos humanos de la misma manera o que sigan los mismos procesos de recursos humanos. Una compañía puede ahorrarse costes al automatizar un proceso complejo de cálculo y aprobación de ausencias; otra con un enfoque mucho más directo puede que solo vea una mejora mínima. Una organización que pasa de las hojas de cálculo Excel al software de recursos humanos por primera vez obtendrá un conjunto diferente de beneficios que otra que reemplaza un sistema de recursos humanos antiguo por otro sistema en la nube más rentable y fácil de configurar.

Para que tu justificación de costes sea creíble, necesitarás crear un argumento comercial que puedas defender.

¿Por dónde deberías empezar?

Alguien, en algún lugar de tu organización, habrá tenido que solicitar la aprobación de un proyecto de TI en el pasado. Tu primer paso podría ser hablar con finanzas o TI para ver cómo lo abordaron. Si existe ya un documento sobre el proceso te puede proporcionar un marco para comenzar.

La siguiente pregunta es decidir qué incluir. No es necesario que definas cada proceso de recursos humanos y los ahorros asociados; esa no es una opción realista y rara vez se requiere. En cambio, concéntrate en aquellas áreas en las que sabes que un nuevo sistema de Recursos Humanos tendrá un mayor impacto, y dónde sabes que puedes demostrar un vínculo claro con los ahorros financieros. Por ejemplo, estos podrían estar relacionados con:

1. Ahorro de tiempo

El tiempo cuesta dinero, por lo que ver dónde un Software de Recursos Humanos reducirá significativamente los gastos generales de administración en toda la empresa te dará un argumento claro sobre los potenciales beneficios financieros.

2. Procesos ineficaces

¿Los partes horarios que llegan tarde o incompletos pueden significar que los clientes no están siendo facturados correctamente, o que la mala aprobación de TOIL (banco de horas libres) conduce a horas extras innecesarias? ¿O existe el riesgo de que se venzan plazos clave en torno a la nómina o que se incurra en algún incumplimiento de la legislación laboral o del GDPR? Si los procesos deficientes cuestan dinero o ponen en riesgo el negocio, desde luego, utilízalo en tu argumentación.

3. Oportunidades perdidas

¿Un software de recursos humanos reduciría el tiempo que te cuesta contratar nuevos empleados, facilitar su incorporación y que empiecen a ser productivos más rápido? ¿o permite liberar al personal interno de TI de tener que mantener y actualizar un sistema obsoleto, haciendo que puedan dedicar su tiempo a un trabajo más productivo? Si puedes asociar un valor financiero a estos beneficios, inclúyelos también.

Construye tu ROI

Una vez que hayas identificado los beneficios financieros clave de tu proyecto, el siguiente paso es reunir los datos que necesitas. Por ejemplo, para estimar un ROI basado en el ahorro de tiempo, es probable que los elementos clave sean:

Posible ahorro (beneficio neto)

• Costo medio anual de los empleados:desglosado por grupos de empleados clave, como recursos humanos, managers y empleados. Esto debería incluir todos los costes, no solo el salario anual. Si no tienes estas cifras a mano, un multiplicador de uso común es 1,5 x salario.
• Número de empleados en cada grupo:para que puedas calcular el ahorro total de costes.
• Ganancia anual de productividad por grupo:el tiempo estimado de ahorro en tus procesos clave de recursos humanos como un porcentaje. Esto dependerá de tus circunstancias, sin embargo, como indicación, podrías prestar atención a los siguientes rangos:

• • Equipos de recursos humanos: los profesionales de recursos humanos generalmente se benefician de una reducción en los gastos generales de administración de entre 30% y 60% o tal vez incluso más. OpenGI, una empresa líder de FinTech, estima que la implementación de solo tres de los módulos de software de Cezanne HR redujo su sobrecarga administrativa de recursos humanos en un 80%.
  • Managers: las notificaciones proactivas, los procesos de aprobación inteligente y el acceso instantáneo a informes precisos pueden ahorrar fácilmente a los managers un promedio de una hora al día, o alrededor del 13% de su tiempo. Según los procesos que quieras automatizar con su software de recursos humanos, puedes tener en cuenta un ahorro de entre 10 y 15%.
  • Empleados: si bien los empleados individuales pueden no ahorrar mucho tiempo, tal vez solo 1 o 2%, el impacto acumulativo puede ser significativo. Probablemente necesitarás preguntar a los empleados para entender que es lo que les está costando más tiempo. No obstante, podrías calcular un promedio de alrededor de cinco a diez minutos por semana para procesos generales de recursos humanos, como verificar los derechos de vacaciones, registrar bajas por enfermedad o acceder a nóminas. Utilizar hojas de tiempo online podría aumentar esto a más de una hora a la semana.

Coste de inversión

• Coste anual del software de recursos humanos: incluye tarifas de suscripción, almacenamiento de datos y soporte.
• Costes de configuración del primer año: como importación de datos, servicios de personalización o configuración, gestión de proyectos o costes de formación. También deberás tener en cuenta el coste de tu propio tiempo como un elemento aparte.
• Costes recurrentes:para cubrir gastos adicionales, como la configuración adicional o la personalización por parte del proveedor, más el tiempo que necesita su equipo para el mantenimiento continuo.
• Período de recuperación:la cantidad de años en los que esperas utilizar la solución.  Nucleus Research recomienda usar un período de recuperación de tres años para calcular el retorno de la inversión, aunque, para el software de recursos humanos, un período de cinco años es probablemente más habitual. Esto suaviza los costes adicionales asociados con la implementación, por lo que da una cifra más realista.

Si la implementación de un nuevo software de recursos humanos te permitirá ahorrar costes directos o indirectos, por ejemplo, debido a costes de suscripción o mantenimiento más baratos, o al reducir los gastos generales de TI, estos también deben tenerse en cuenta en tus cálculos.

Una vez que tengas estas cifras, puedes conectarlas a tu calculadora de ROI. Nucleus Research ofrece una calculadora de ROI de descarga gratuita que puede cubrir todos los elementos que necesitas.

Más allá de la línea de fondo

Incluso si el dinero es lo más importante al construir tu plan de negocios, es importante presentar los beneficios de un nuevo sistema de recursos humanos en el contexto de los objetivos generales de la organización. Los gerentes comerciales inteligentes tendrán en cuenta la productividad y el rendimiento y reconocerán la importancia de administrar a las personas de manera efectiva. Conocerán los costes potenciales de no cumplir con la legislación clave, como el RGPD, y si esa tecnología efectiva y asequible está en el corazón de un negocio eficaz y ágil.

Consejos para garantizar la fiabilidad del ROI

• Trabaja con datos reales: cuando sea posible, usa información de primera mano y escenarios reconocibles para mantener a los interesados ​​de tu lado. Si utilizas fuentes de terceros, asegúrate de que sean creíbles e imparciales.
• Mantén una visión práctica: concéntrate en actividades fáciles de medir, como el tiempo que lleva validar y aprobar una solicitud de vacaciones, procesar la nómina, firmar las hojas de asistencia o consolidar los datos para los informes de gestión; o en ahorros financieros, por ejemplo, menores costes de mantenimiento o actualización, menos gastos generales de TI, etc.
• Se realista: evita el uso de escenarios extremos o reclamos sin mucha lógica.
• Ignora los beneficios livianos: puedes detallar los beneficios sociales, después, por separado.
• Desglosa las cifras: mostrar los detalles de tus cálculos permite una discusión más informada sobre los pros y los contras de los diferentes enfoques.
• Crea variables: incluye el peor y el mejor de los casos, según corresponda. Es importante demostrar que reconoces que el retorno de la inversión es un ejercicio de cálculos sobre diferentes modelos posibles.
• Evita los cálculos de ROI excesivamente simplistas: las calculadoras sencillas no resistirán el escrutinio financiero más profundo.
• Incluye todos los costes relevantes: recuerda tener en cuenta los «costes ocultos», como el tiempo que deberás reservar para gestionar el proyecto o limpiar los datos.
• Especifica tu período de recuperación: recuerda decir si estás usando tres años o cinco, y cuál es tu justificación para elegir uno u otro.
• Habla sobre el riesgo: los responsables del presupuesto buscarán la garantía de que la inversión será segura. Esto es especialmente importante si dependes del proveedor para personalizar o configurar el sistema. Vale la pena determinar qué podría salir mal y qué riesgo financiero, si lo hay, está asociado con el fracaso o la demora.