5 tareas esenciales que puedes automatizar con Cezanne HR

Como profesional de recursos humanos sabes que las listas interminables de tareas son parte del trabajo. Sabes también que es crítico garantizar el cumplimiento a tiempo de una serie de actividades esenciales. Pero, también que esa misma presión resulta agotadora, incluso, por mucha experiencia que tengas.

¿Te has asegurado de que el departamento de TI sepa que hay que configurar un equipo y una cuenta de correo electrónico para Juan que se incorpora en 15 días? Acuérdate de que el director comercial tiene que decidir si Sara, finalmente, se quedará en el departamento una vez que finalice su período de pruebas. Y, ¡ojo! con la renovación de los permisos de trabajo de los empleados internacionales.

Lo cierto es que todos estamos tan ocupados que no es extraño que se pasen por alto correos electrónicos importantes o que se pierdan apuntes escritos a mano en mesas desordenadas y abarrotadas de papeles. Antes de que te des cuenta, Juan estará preguntando por su cuenta de correo y el permiso de trabajo de algunos miembros de tu plantilla habrán caducado.

Seguro que te resulta familiar esta estampa por lo que estoy convencida de que tendrás un listado de tareas específicas para cada ocasión. El problema, como siempre, es la falta de tiempo para asegurarte de que todos los demás también tengan ese listado y sepan qué tienen que hacer en cada momento.

Y, aquí es, precisamente donde Cezanne HR puede ayudarte, configurando tantas listas de tareas como necesites, cada una con sus propias actividades, participantes y fechas de entrega. Iniciar un evento, como nuevo participante, activa las notificaciones asociadas de forma que todos tengan claro que tienen que hacer si tú tengas que intervenir. Con toda la gestión administrativa centralizada tendrás una visión inmediata del estado de todas las tareas. Los participantes también tendrán recordatorios automatizados para ayudarles a completar las tareas a tiempo, evitando, que se olviden acciones importantes.

En este sentido, hemos identificado cinco tareas esenciales que puedes automatizar con Cezanne HR.

1. Incorporación

Tener un programa de incorporación efectivo es muy útil para ayudar a los nuevos empleados a instalarse y ser más productivos lo antes posible. Pero las nuevas incorporaciones implican una gran cantidad de tareas administrativas que RRHH debe controlar.

Creando una nueva lista de tareas, puedes asegurar el cumplimiento de todos los procesos administrativos y normativos importantes. Esto podría incluir pedirle a tu nuevo compañero la información y documentos que necesitas saber de él antes de empezar, ya sean referencias o permisos de trabajo, por ejemplo, pero también, podrás iniciar los trámites para preparar las nóminas, organizar cursos de formación de salud y seguridad laboral y, por supuesto, asegurarte de que disponga de todo lo necesario para hacer su trabajo desde el primer día. Con tantos empleados trabajando desde casa, las listas de tareas son, ahora, más importantes que nunca.

La función social tampoco debe subestimarse. ¿Por qué no incluir en tu lista de tareas la bienvenida de algún compañero de equipo o del propio manager para mostrar la oficina al recién llegado, tomar un café o, simplemente, hacerle más amable la llegada? El nuevo empleado se sentirá cuidado, cómodo y seguro en su empresa.

2. Offboarding

La responsabilidad de gestionar los despidos ​​también suele recaer en RR.HH. Al automatizar las listas de tareas para recordar a los colegas que programen entrevistas de salida, cerrar correos electrónicos, eliminar inicios de sesión, recopilar cualquier dispositivo (teléfonos, tabletas, etc.), calcular préstamos pendientes o derechos de vacaciones, confirmar su último cheque de pago, etc., puedes hacer que el proceso sea fluido para todos los implicados.

Como custodio de la marca de tu empresa, querrás que los empleados que se marchan recuerden con cariño su empleo en tu organización, especialmente porque es muy fácil para los empleados anteriores dejar comentarios negativos en las redes sociales después de malas experiencias con los empleadores. Las plantillas de listas de tareas que podrás configurar en Cezanne HR se pueden adaptar fácilmente para reflejar circunstancias específicas; por ejemplo, para recordarle a un directivo que es el último día de trabajo de un empleado que lleva mucho tiempo en la empresa, para que pueda pasar a darle las gracias y a despedirse de él.

3. Regreso al trabajo

Las listas de tareas automatizadas pueden resultar útiles cuando un empleado regresa al trabajo después de un período prolongado de ausencia. Programar una reunión de vuelta al trabajo con su manager, una actualización de la formación en salud y riesgos laborales y protección de datos, además de, quizás un par de sesiones de verificación con RR.HH., puede ser una forma efectiva de integrarle nuevamente en la empresa.

Si han cambiado muchas cosas durante su ausencia, o si hay nuevos factores a tener en cuenta, como un cambio en su estado de salud, las listas de verificación pueden ser increíblemente útiles, aunque solo sea como un marco que puedes adaptar a las necesidades individuales de los empleados.

Por ejemplo, puedes configurar una lista de tareas que se centre específicamente en evaluar y ajustar el entorno de trabajo para adaptarse a los empleados discapacitados; cómo adaptar escritorios, sillas o teclados, mover el puesto de trabajo a un espacio más accesible o instalar una rampa si el empleado está en silla de ruedas. O tal vez quieras recordarle a los managers que reasignen parte de la carga de trabajo del empleado para facilitar su regreso, o que cambien su horario de trabajo para acomodar las citas médicas.

4. Traslado al extranjero

Ya sea de Madrid a Barcelona o de Barcelona a París, trasladar a un empleado a otra ubicación geográfica implica una buena planificación para que todo funcione sin problemas.

Con que te olvides una única tarea crítica, todo el proceso puede fracasar o ralentizarse drásticamente, y causar un gran dolor de cabeza para todos. Determinar el alojamiento del empleado, comunicarse con la oficina en el extranjero, reservar vuelos y organizar el traslado de sus pertenencias son solo algunas de las acciones que deben considerarse.

Muchas empresas utilizarán ayuda externa cuando trasladen empleados al extranjero, pero aún así, vale la pena tener tu propia lista de tareas, para que puedas verificar que todo esté cubierto y e informar a los demás.

5. Trabajar desde casa

Desde el comienzo de la COVID-19, muchas empresas han tenido que adoptar el teletrabajo. Si bien en la superficie, la transición puede parecer sencilla, sabrás que hay mucho más de lo que parece. Afortunadamente, las listas de verificación automatizadas pueden hacer que este proceso sea más manejable.

Como empleador, las obligaciones con la salud y la seguridad de los empleados se extienden a sus entornos laborales, tanto si están en la oficina, en ruta o en sus casas, por lo que esto será lo primero que deberás tener en cuenta. Se pueden activar notificaciones para que, por ejemplo, TI, evalúe las instalaciones y asegurarte de que el entorno es el adecuado y que los trabajadores que operan desde sus casas tienen todo lo necesario para hacer bien su trabajo. Esto podría incluir la configuración de portátiles, teléfonos o impresoras, determinar las necesidades de WIFI o la configuración de servicios concretos como acceso a VPN para garantizar las conexiones seguras.

Muchas empresas tuvieron que implementar rápidamente el teletrabajo a principios de este año. Puede que, entonces no se siguieran las listas de verificación adecuadas. Ahora puede ser un buen momento para revisar que todos, desde sus casas, pueden seguir operando de manera eficiente.

Con el módulo Onboarding y Vida Laboral integrado en Cezanne HR, es fácil crear tantas listas de tareas como quieras y adaptarlas a las necesidades específicas de tu empresa. Te proporciona un enfoque sistemático, estandarizado y automatizado para gestionar actividades clave y te proporciona una descripción general útil de la distribución y el estado de las tareas, lo que hace que esa interminable lista de tareas pendientes sea mucho más manejable. Descubre más aquí.