La recopilación de información relevante y sensible sobre el personal no es ningún requisito nuevo para Recursos Humanos. Sin embargo, sí que puede suponer un gran desafío recopilar y gestionar grandes volúmenes de información sobre la fuerza laboral en un período de tiempo corto si no disponen de la tecnología adecuada.
Dejando aparte la cuestión de si los empleadores tienen derecho a insistir en que los empleados se vacunen contra la COVID-19 o no, al menos, muchos de ellos querrán tener información clara sobre el estado de vacunación de su gente. Ahora bien, introducir los datos necesarios para registrar quién ha recibido y quien no, la vacuna, definitivamente no es un trabajo que pueda hacerse de forma manual, utilizando diferentes formularios o a través de hojas de cálculo.
¿Qué datos necesitas realmente?
Antes de empezar a preguntarle a los empleados si se han vacunado contra la COVID-19 o, en qué parte del proceso están, hay que verificar qué datos son los que se necesitan exactamente, cómo se van a utilizar y quién tendrá acceso a ellos. Cuando vayas a los empleados y les pregunten si han recibido la vacuna, deberás explicarles, también, de una manera sencilla, cómo se van a utilizar esos datos y cómo se va a mantener su seguridad. También habrá que considerar la posibilidad de que sea necesario hacer una evaluación del impacto y, por supuesto, cómo debe reflejarse la recogida de esta información, en las políticas de privacidad y en el cumplimiento de GDPR.
Espacios de trabajo para la colaboración
Si se necesita la colaboración de otros departamentos para abordar problemas de privacidad de datos, puede resultar útil utilizar los espacios de trabajo que se incluyen en sistemas de Recursos Humanos como Cezanne HR. Puedes establecer con quién te gustaría trabajar en esta tarea y configurar un espacio de trabajo que solo puedan ver las personas que estén invitadas. Esto puede ser muy útil cuando quieres mantener juntos, en un único lugar centralizado y seguro, todos los debates y borradores de documentos sobre un trabajo en particular.
Crear un formulario de captura de datos
Una vez que se hayan abordado todos los aspectos relacionados con la privacidad y GDPR, deberás considerar cómo capturar la información que necesitas de tu personal. El creador de formularios de Cezanne HR facilita la creación de formularios personalizados, lo que proporciona un control absoluto sobre los campos que quieres incluir en el formulario. Luego, podrás realizar búsquedas personalizadas en esos campos, una vez que se hayan completado los formularios.
Para obtener la información que necesitas, puedes elegir un menú desplegable sencillo de sí / no para indicar si el miembro del personal ha recibido o no, la vacuna. También puedes optar por añadir un campo de texto de varias líneas si quieres ofrecer a los empleados la oportunidad de proporcionar más información sobre su vacuna. Por ejemplo, si quieres saber la marca específica de vacuna que se le ha administrado o en qué parte del proceso de vacunación se encuentra en caso de que la vacuna requiera de dos dosis.
Comunicaciones internas
Con el formulario listo, es hora de pensar en cómo vas a comunicar a los empleados la solicitud de sus datos. Dejando a un lado las obligaciones del GDPR, querrás asegurarte de ser lo más transparente posible sobre por qué estás solicitando estos datos. La transparencia, sin duda, te ayudará a obtener una mayor aceptación entre los trabajadores. Explica cómo el conocimiento de esta información será útil para todos. Las vacunas COVID-19 pueden ser un tema sensible para algunas personas: anticípate a cualquier objeción y asegúrate de que reciben tus comunicaciones sobre la solicitud de datos.
Puedes utilizar los espacios de trabajo de Cezanne HR para informar a la fuerza laboral sobre qué formularios tienen prioridad de todos los que están disponibles y, después seguir informando sobre el tema, según vaya siendo necesario. Asegúrate de monitorizar los hilos de conversación que suceden en esos espacios de trabajo en los que se aborda este tema. Es la manera de identificar y abordar rápidamente cualquier inquietud que pueda surgir al respecto. Las comunicaciones unidireccionales para una petición de este tipo en las que no se tengan en cuenta los comentarios de todos, no contribuirán a que la gente participe. También podrías considerar la posibilidad de compartir enlaces a informaciones de expertos sobre la vacuna del COVID-19 para ayudar a que todos entiendan mejor la relevancia del tema.
La forma
Una vez que creas que has explicado correctamente el ejercicio de recopilación de datos y que el diseño del formulario esté también claro, ya puedes empezar a pedir a todos que lo completen; La información se mantendrá en un único formulario central lo que facilitará su gestión y tratamiento posterior. La funcionalidad de SMS de Cezanne HR se puede utilizar para recordarle a la gente que deben completar el formulario y, también para ayudarles con sus niveles de respuesta.
Workflows de aprobación
Después de que una persona haya completado el formulario sobre su estado de vacunación, si quieres, podrás elegir, por ejemplo, el workflow de aprobación que enrute dicho formulario con su manager. Los formularios de Cezanne HR permiten múltiples niveles de aprobación, solo debes tener en cuenta que no deberás compartir esos datos con nadie más que no necesite verlos o, en su defecto, que no tenga autorización para ello.
Informar sobre las respuestas
Una vez que hayas recopilado todas las respuestas que necesitas sobre el estado de vacunación COVID-19, puedes utilizar Cezanne HR para realizar informes detallados sobre las respuestas y compartirlos de forma segura con las partes interesadas. Es posible que también debas considerar la opción de tener que repetir el proceso de forma regular. Especialmente si las autoridades sanitarias recomiendan, por ejemplo, repetir la vacuna todos los años o hacerlo de forma estacional.
En todo caso, aquí puedes obtener más información sobre el configurador de formularios de Cezanne HR y la forma en la que puede ayudarte.