Evaluación de personal: claves para mejorar el proceso

El proceso de evaluación de personal es uno de los temas más debatidos últimamente en Recursos Humanos. Estos procesos de evaluación  de personal están, además, sometidos, a cambios constantes. Cambios que hacen reflexionar a los responsables de RRHH. No solo sobre su optimización. También sobre el peso del propio proceso y su repercusión dentro de la organización.

 

Evaluación del desempeño en condiciones atípicas

Con la pandemia hemos visto que muchas actividades del entorno de la gestión de personas se han visto afectadas. Otras tareas exigían una mayor urgencia. En concreto, la evaluación de personal se ha sometido a debate últimamente. Las circunstancias atípicas sobre las que se desarrollaba la actividad eran, del todo, excepcionales. Y, por tanto, hacían complicado que pudiera medirse o evaluarse de una manera justa y equilibrada el desempeño de los empleados.

Por eso, en muchos casos, nos hemos encontrado con organizaciones  tentadas de suprimir estos procesos. Pensaban que así podrían optimizar la:

• La gestión de las ausencias
• El registro de la jornada laboral en remoto
• Las medidas de protección y seguridad de los empleados
• El bienestar, la motivación o el compromiso que se han visto seriamente comprometidos
• …

Sin embargo, aquellas organizaciones que han contado con un software de recursos humanos en la nube no han tenido que elegir unas tareas en pro de otras. Obviamente, habrán tenido que priorizar. En una situación crítica hay que establecer prioridades. Pero, precisamente el hecho de operar en un entorno crítico como el actual nos ha obligado a ser más analistas, más reflexivos. Y a optimizar más el tiempo y los recursos. Y, es en este punto, en el que el software de recursos humanos en la nube ha mostrado sus fortalezas.

Entonces, la cuestión no es tanto si hay que mantener o no la evaluación de personal. Si hay que dejar de medir el desempeño. Y confiar en el buen criterio de unos y otros para equilibrar los niveles de productividad y rentabilidad corporativos. Y, al mismo tiempo, hacerlos converger con los intereses, necesidades y demandas de los propios empleados. O, por el contrario, mantener unos procesos que, quizá están lejos de responder a las nuevas necesidades o circunstancias del momento.

Optimizar la evaluación, no prescindir de ella

Bajo mi punto de vista, creo que vale la pena optimizar el proceso. Habrá que hacerlo con el apoyo de la tecnología. Nos ayudará a identificar áreas de mejora o elementos destacados que se deban potenciar. Eso sí, la idea es diseñar procesos dinámicos, inteligentes y ágiles. Procesos que sumen y que ayuden a crecer a los empleados. Y a las organizaciones.

En este sentido, la imparcialidad y la transparencia serán los principios sobre los que construir estos procesos. ¡Ojo! Diseñar, construir y establecer las métricas de evaluación pertinentes.

En todo caso, el manager seguirá siendo quién proporcione su opinión sobre el desempeño de los empleados, o de los miembros de su equipo: quién merece una promoción, un aumento de sueldo, quién necesita formación o adquirir nuevas habilidades, etc. Y deberá ser así, tanto si se formaliza el procedimiento de evaluación como si no.

El problema que se puede presentar si se elimina la estructura formal en la evaluación de personal es que, si los empleados dejan de formar parte del proceso, acaben desvinculándose también de los objetivos a corto, medio o largo plazo. Si los empleados desconocen los criterios sobre los que se va a valorar su desempeño, cualquier calificación puede ser cuestionada, afectando tanto a la transparencia como a la confianza en la imparcialidad de cualquier proceso, aunque este deje de ser formal. O quizá, precisamente por eso mismo.

Con todo esto, se me ocurren algunas estrategias sencillas para hacer que el proceso de evaluación de personal sea importante para el crecimiento y la rentabilidad del negocio. También para impulsar la participación y el compromiso de todos. Y, algo muy importante, para hacerlo de una manera sencilla, ágil y eficiente.

Veamos cuáles son:

Partir de los resultados

Uno de los principales problemas  es que el proceso de evaluación del desempeño es, muchas veces un mero ejercicio de recopilación de información. Pero carece, en realidad, de un afán de análisis o estudio en profundidad. Una manera de evitar esto es compartir con la gerencia -desde el principio- el propósito de dicha evaluación. Yel impacto que se espera de ella. Esto hará que todos se involucren más fácilmente. Además, ayudará a justificar mejor la inversión en la tecnología necesaria.

Cualquier enfoque que parta de los resultados facilitará conversaciones más abiertas y honestas. Conversaciones en las que todas las partes podrán ser claras con sus metas y con sus aspiraciones. También es una manera de conseguir información realista. Datos significativos sobre los que actuar para que los managers tengan una visión clara de las ambiciones de su equipo. Y con todo, lograr una mayor implicación y entusiasmo de los trabajadores.

Hacer fácil la evaluación de personal

Incluso en aquellos departamentos de recursos humanos que están altamente comprometidos y motivados, la evaluación de personal encabeza la lista de las tareas que nadie quiere realizar.  es así, básicamente porque son procedimientos largos y repetitivos. Y porque no arrojan datos significativos para un análisis en detalle.

Afortunadamente, la innovación tecnológica permite al departamento de recursos humanos, dotarse de modernos y eficientes software de evaluación del desempeño. Estos aplicativos proporcionan la información que necesitan en todo momento. Por supuesto, un software de recursos humanos no puede sustituir a las conversaciones con los empleados. Pero sí puede

• enviar una notificación a las personas involucradas cuando se aproxime una cita para la evaluación
• proporcionar plantillas estándar para los cuestionarios
• facilitar la centralización de la información y el análisis de los datos.

Si ha pasado algún tiempo desde la última vez que te interesaste por un sistema de este tipo, te sorprenderá ver las grandes posibilidades que ofrecen actualmente.

Formar para gestionar

A menudo se presupone que la gerencia de la empresa sabe cómo sacar adelante de una manera rentable el proceso de evaluación del desempeño y las conversaciones pertinentes con los empleados. Pero la realidad es bien diferente. Muchos managers fracasan en su esfuerzo por generar feedback, establecer objetivos y motivar a su equipo. Quizá porque probablemente son personas con valiosísimas habilidades técnicas. Pero que carecen de las habilidades sociales necesarias para gestionar mejor a sus equipos. Sería interesante impulsar la formación en gestión para que los managers se sientan más seguros. Sobre todo a la hora de abordar conversaciones difíciles con los empleados. También para que puedan facilitar los diálogos constructivos  para ambas partes.

Ser transparentes en la evaluación de personal

Muchas veces nos encontramos con empleados y managers que se muestran frustrados con estos procesos de evaluación de personal. Bien porque lo ven como un proceso tedioso, en el que no todos se expresan con la libertad suficiente. O bien porque se escudan en la falta de tiempo para diseñar, enviar, rellenar o revisar los formularios. No es un resultado que sorprenda.  Como decía, hay muchas empresas en las que estos procesos no se realizan de una manera consistente.

Después de esto, solo cabe pensar en lo que podemos hacer para obtener evaluaciones realmente justas. Por ejemplo, en Facebook no son solo los managers quienes evalúan a los empleados. También los propios trabajadores  participan activamente en el proceso. La idea es proporcionar una visión más completa. El objetivo es tratar de filtrar opiniones y juicios inconscientes que puedan influir en la evaluación. Cada vez más, nos encontramos con procesos de evaluación 360º. Estos proporcionan una visión más completa del empleado. Y también,  del trabajo que realiza, sus habilidades, sus planes de carrera, etc.

Poner el foco en el futuro

¿Tu proceso de evaluación se ha quedado anclado en el pasado o mira claramente hacia el futuro? Por norma general en las conversaciones sobre el desempeño se tiende a analizar los resultados que los empleados han obtenido durante el último año; pero en un entorno de continua evolución, incluso las prioridades del negocio cambian rápidamente generando -de repente- la necesidad de incorporar nuevas habilidades, lo que hace casi irrelevante, la medición del rendimiento del año anterior.

Lo ideal sería centrar las conversaciones en lo que podría ser útil para el futuro. Discutir con los empleados sobre los desafíos que surgirán y ayudarles a entender cómo pueden desarrollar las máximas habilidades posibles para hacerles frente.

¿Cómo fue tu último proceso de evaluación? ¿Crees que pudiste hacerlo mejor? ¿Más rápido? Contacta con nosotros. En Cezanne HR podemos ayudarte.