Come ottenere il massimo dal team virtuale

Le continue pressioni per ridurre i costi e la crescente enfasi sulla flessibilità del lavoro hanno portato ad un incremento del numero di collaboratori che operano da remoto. Molti manager, tuttavia, hanno ancora la tendenza a considerare il lavoro virtuale come una ‘seconda scelta’ ed incontrano numerose difficoltà nel coordinare le attività di persone che vedono di rado.

Buona parte del problema è legato al fatto che quelli che sono al timone spesso non riescono ad adattare il proprio approccio manageriale, ritenendo che gli strumenti e le tecniche utili in un ambiente d’ufficio funzioneranno altrettanto bene con il team da remoto. La realtà, tuttavia, è che gestire il personale in modo efficace nel mondo online richiede nuovi approcci per motivare le persone, costruire rapporti di fiducia e facilitare la comunicazione. In particolare, è richiesta maggior cura della relazione piuttosto che attenzione ai compiti da svolgere.

Allora come potete valorizzare il potenziale del lavoro da remoto nella vostra PMI e ottenere il massimo dai team virtuali?

Definire il contesto

Definire e condividere il contesto è un primo passo fondamentale. I team virtuali, come tutti i gruppi di lavoro, devono aver ben chiaro in mente la loro finalità e quali sono gli obiettivi da raggiungere. I singoli all’interno del team hanno bisogno di capire come si inseriscono nel quadro complessivo e quale contributo specifico è loro richiesto. Assicurarsi che i membri del team abbiano compreso chiaramente cosa ci si aspetta da loro e come saranno valutati i risultati ottenuti, è fondamentale in qualsiasi ambiente, ma ancor di più in uno scenario in cui sono minime le opportunità quotidiane di interazione faccia a faccia e scambio di feedback. I team virtuali di maggior successo dedicano un considerevole lasso di tempo per discutere gli aspetti pratici di come lavoreranno insieme virtualmente e per identificare in che modo superare eventuali ostacoli che possono presentarsi lungo il cammino.

Sfruttare al massimo la tecnologia

È oggi disponibile un concentrato di tecnologia utile per aiutare i team a collaborare a distanza con successo. Alcune delle più recenti piattaforme ‘social’ offrono ai collaboratori uno spazio virtuale dove condividere documenti, notizie, discutere idee e collaborare su progetti. Molte di queste piattaforme – come quella integrata nel software per la gestione risorse umane Cezanne OnDemand – sono alla portata anche dell’azienda più piccola. E ‘importante tuttavia riconoscere che non tutti saranno in grado di utilizzare queste tecnologie con la medesima rapidità. I collaboratori della generazione Y sono nati nell’era digitale e abituati a comunicare liberamente nello spazio virtuale. Alcuni dipendenti, tuttavia, potrebbero avere bisogno di più tempo per familiarizzare con le nuove modalità di lavoro e spesso avranno bisogno di maggior supporto per interagire nel modo migliore con i colleghi e ottenere il massimo dalla tecnologia.

Costruire e coltivare le relazioni

Le relazioni sono i pilastri del successo del lavoro virtuale, quindi è fondamentale che il manager definisca come prioritario costruire le relazioni e continuare a nutrirle nel tempo. Per ottenere il massimo dal proprio team virtuale, il manager o team leader non può limitarsi a mettere a disposizione la tecnologia ed aspettare che le persone agiscano spontaneamente. È ancora molto importante dedicare tempo con ciascun membro della squadra, magari telefonando loro per dare seguito ad un’osservazione sollevata durante una riunione virtuale o verificare se necessitano di supporto per completare un particolare compito. I membri del team hanno inoltre bisogno di dedicare tempo per costruire relazioni informali tra loro. Alcune aziende hanno sperimentato con successo pratiche come ‘la pausa caffè virtuale’, riunioni senza un’agenda, dove le persone sono invitate a telefonare o fare log-in, e semplicemente socializzare e parlare del più e del meno con i colleghi.

Pianificare riunioni virtuali di successo

La tecnologia per supportare le riunioni virtuali è disponibile già da qualche tempo, ma non è sufficiente stabilire un orario in cui accedere alla piattaforma di video-conferenza ed aspettarsi che l’incontro avvenga spontaneamente. Un po’ di tempo dedicato a pianificare in anticipo l’incontro sarà certamente ben speso. È una buona prassi, ad esempio, inoltrare a tutti i partecipanti l’agenda della riunione in anticipo, evidenziando i punti chiave e i tempi da dedicare a ciascun argomento, nonchè raccogliere da loro feedback e commenti. Se possibile, eventuale materiale introduttivo da leggere, dovrebbe essere inviato in anticipo per evitare lunghi monologhi all’inizio della riunione (le persone tendono a distrarsi se qualcuno parla per più di quattro minuti e la loro attenzione è definitivamente persa dopo dieci) . Le persone dovrebbero essere incoraggiate ad accedere almeno dieci minuti prima dell’inizio dell’incontro, in modo da risolvere eventuali problemi tecnici per tempo; è inoltre importante assicurare a tutti il medesimo grado di partecipazione (ad esempio, evitare che alcune persone si possano vedere mentre le altre possono solamente ascoltare). Merita particolare attenzione la scelta del materiale di presentazione da utilizzare nel corso della riunione. Probabilmente un certo numero di slide di ‘contenuto’ sono necessarie, ma diapositive di ‘processo’, con domande che incoraggiano le persone ad interagire, contribuiscono a rendere l’incontro più produttivo.

Imparare ad ascoltare in modo diverso

Molti manager sono stati formati per essere attenti al linguaggio del corpo e cogliere gli indizi osservati in una relazione faccia a faccia con i membri del proprio team. Per lavorare in modo efficace nello spazio virtuale, invece, i manager devono imparare ad ascoltare con più attenzione e utilizzare il loro intuito per capire cosa le persone stanno pensando e sentendo. Molte persone trovano imbarazzante il silenzio quando parlano al telefono o partecipano ad una riunione virtuale. Cercano allora di riempire il vuoto ripetendo le stesse informazioni o chiedendo spiegazioni al silenzio. È importante riconoscere che il processo comunicativo è molto più dello scambio di parole. Stare in silenzio non significa essere distratti e avere lo sguardo rivolto al televisore. Molto spesso significa che l’interlocutore sta meditando sulla propria risposta e necessita di tempo per formulare i suoi pensieri e non di sentirsi sotto pressione per dare una risposta immediata.

Informazioni per gentile concessione di ‘Virtual Leadership: Learning to Lead Differently’ pubblicato da Ashridge Associate Ghislaine Caulat, Libri Publishing 2012.