Tutti noi siamo stati studenti e ricordiamo con nostalgia i 3 mesi estivi di vacanze, in cui si potevano mettere da parte tutte le preoccupazioni per dedicarsi al completo relax. Impegni, scadenze, ritmi frenetici, tutto in pausa fino a settembre. Ma il mondo del lavoro è un’altra cosa, e sempre più di frequente il pensiero delle ferie causa più stress dei peggiori periodi in ufficio.
L’idea di assentarsi dal lavoro porta immediatamente a pensare al giorno del rientro in cui ad aspettarci ci saranno tutte le attività che abbiamo lasciato in sospeso e che si sono accumulate. In questo viene in aiuto (o provoca ancora più stress?) la tecnologia che ci permette di essere sempre connessi, ovunque ci troviamo.
E allora perché non dare un’occhiata alle mail mentre si è al mare sotto l’ombrellone? Perché non dedicare un po’ di tempo a quelle attività che rimangono sempre indietro?
C’è chi vede l’opportunità di non staccare completamente come un vantaggio, che agevolerà un rientro più rilassato. Chi invece ritiene che sia inutile e che impedisca di godere appieno del periodo di riposo.
Si tratta di punti di vista: è vero che le ferie servono proprio a distrarsi e che aiuteranno il dipendente a rientrare più carico e motivato. Ma è altrettanto vero che, in caso di scadenze o compiti non delegabili, dedicare pochi minuti della giornata al lavoro può essere utile.
Cosa si può fare per trovare il giusto equilibrio? Per essere certi che il personale si goda le ferie ed allo stesso tempo che il business non ne venga danneggiato?
- Dai il buon esempioSe desideri che i tuoi dipendenti stacchino completamente nel periodo di assenza, devi fare lo stesso! Rifletti: il personale sa che sei in ferie, ma riceve comunque tue mail: questo potrebbe farli sentire obbligati a fare lo stesso.
- Pianifica in anticipoMolto dello stress pre e post-ferie può essere eliminato con una pianificazione attenta e dettagliata. Cerca di avere chiari e definiti i programmi per le ferie di ciascuno con largo anticipo, ed organizza un meeting in cui esporre chiaramente le scadenze e le esigenze dell’azienda. Fai in modo che tutti impostino una risposta automatica nelle mail in modo che chiunque li cerchi sappia a chi altro far riferimento durante la loro assenza. In questo modo avranno molte meno richieste ad attenderli al loro rientro. Ed appena una persona ritorna operativa, rendila partecipe degli sviluppi e delle attività prioritarie da svolgere in modo che non si senta spaesato. I moderni software HR possono agevolarti nella Gestione di Ferie ed Assenze, semplificando ad automatizzando diversi processi.
- ParlaSe hai la sensazione che qualcuno sia stressato o preoccupato, parlagli! Perché teme di assentarsi? Ritiene che i colleghi non abbiano le giuste competenze per coprire la sua assenza? Ha troppe cose da portare a termine ed è già spaventato per il giorno del rientro? Se riuscirai ad avere un quadro chiaro della situazione, ti sarà più semplice essere d’aiuto: fornisci la giusta formazione al resto del team per esempio, o individua la persona giusta per gestire senza panico le aspettative dei clienti.
- Assicurati che la policy sia chiaraUtilizza la policy sulle ferie per inviare dei messaggi chiari ed inequivocabili: accertati che tutti sappiano quale è la procedura corretta per richiedere le ferie, se vi siano vincoli particolari, quante persone devono comunque restare al lavoro per garantire la copertura. Scrivi chiaramente che l’azienda ci tiene al benessere del personale e perciò vuole che le ferie siano un momento di svago e relax, privo di preoccupazioni lavorative.
- Mostra flessibilitàNon è raro che nel periodo estivo si moltiplichino le assenze non pianificate o molto brevi: capita che di fronte ad una giornata afosa di sole qualcuno inventi un’improvvisa malattia per concedersi una giornata in piscina. Cerca di essere realista e flessibile: potresti concedere piccole modifiche all’orario di lavoro, o la possibilità di lavorare da casa (o da qualunque altro luogo sia possibile farlo!). Più sarai comprensivo, più le persone saranno invogliate a comportarsi onestamente.
Un ultimo suggerimento: svolgi un piccolo sondaggio tra i dipendenti della tua azienda. Quanti di loro lavorano anche durante le ferie? Quanti riescono davvero a rilassarsi? Ma soprattutto… tu sei pronto a goderti un po’ di relax?
