Accade spesso che venga chiesto ad un manager di gestire in prima persona presenze ed assenze del proprio team, ma che il board aziendale non gli fornisca il supporto e gli strumenti necessari per farlo in modo efficiente.
Un’indagine condotta dal CIPD* in UK (ma siamo certi che i risultati qui da noi non sarebbero più confortanti) ci dice che più della metà delle aziende coinvolte, non fornisce al management la formazione necessaria per gestire le assenze dal lavoro del proprio staff.
Non è sbagliato delegare questo compito ai responsabili più vicini al team, ma è fondamentale nel farlo, riconoscere che si tratta di una responsabilità seria facente parte del ruolo professionale ricoperto, e non un fastidioso compito addizionale.
Che tipologia di formazione e supporto devono avere i line manager per sentirsi sicuri e competenti nella gestione delle assenze del personale?
Aumenta la consapevolezza
Ciascun manager deve poter comprendere il quadro completo per gestire le assenze con efficacia: per esempio, è bene che conosca le cause scatenanti che abitualmente si celano dietro alle assenze di breve termine e che sappia riconoscere con prontezza quei segnali che indicano che un dipendente sta perdendo motivazione e coinvolgimento.
Conoscere le principali cause delle assenze (tra cui stress e problemi muscolo-scheletrici) li aiuterà ad organizzare il lavoro al meglio ed a creare un ambiente di lavoro sano e sicuro.
Tra gli altri elementi da fornire al management vi è una panoramica della strategia generale dell’azienda in tema di benessere e gestione del team in modo che ognuno possa comprendere se è allineato. Le HR potrebbero organizzare una serie di brevi incontri (ed archiviarne i risultati sul portale HR a disposizione di tutti) per assicurarsi che tutti siano costantemente allo stesso livello informativo.
Chiarisci policy e procedure
L’azienda avrà definito delle policy chiare per la gestione di presenze ed assenze ed è necessario che il management ne abbia piena conoscenza e comprensione. In caso contrario si corre il rischio che le policy vengano applicate in maniera inconsistente e, situazione più preoccupante, che al verificarsi di situazioni tese, l’azienda possa essere accusata di iniquità e discriminazioni. Non è sufficiente un training iniziale sui regolamenti in vigore, né la consegna di manuali aziendali, anzi è opportuno un aggiornamento costante in modo che ogni membro del team sia allineato.
Assicurati quindi che i manager siano sempre aggiornati sulle procedure per riportare le assenze dei dipendenti e sui punti solitamente più critici, come per esempio, la consegna dei certificati di malattia nei tempi corretti o la pianificazione del rientro di un collaboratore che si è assentato a lungo.
Mostra i confini
I line manager spesso faticano a comprendere quando una situazione è sfuggita dal loro controllo ed è tempo di coinvolgere le risorse umane dell’azienda. Accertati che ognuno abbia chiari i confini e sappia quando arriva il momento di chiedere aiuto.
Potrebbero esserci situazioni in cui si prefigurano seri problemi legali, o altre in cui un dipendente mostra problematiche gravi, per cui è bene passare la palla a chi meglio può gestire il tema. Portare degli esempi dei casi precedenti potrà aiutare ciascuno a chiarirsi limiti e responsabilità.
Inoltre i line manager dovrebbero avere una figura dedicata cui fare riferimento all’interno del team HR, a cui possano rivolgersi in caso di difficoltà e che possa aggiornarli con costanza sulle buone pratiche da attivare. Il tuo software per la gestione ferie ed assenze potrebbe essere il luogo ideale in cui condividere informazioni e scambiarsi consigli.
Gestisci le conversazioni difficili
Non dare per scontato che i manager abbiano le competenze necessarie per gestire al meglio colloqui complicati con i dipendenti. Dover dire a qualcuno che i suoi livelli di assenza stanno diventando inaccettabili, o confrontarsi con qualcuno che sta affrontando una malattia grave può essere molto spaventoso per chi non ha ricevuto la giusta formazione a riguardo.
Avranno timore che qualcuno possa risentirsi e di non sapere come reagire. Il modo migliore per preparare il management a queste situazioni è consentirgli di fare pratica in un ambiente realistico, ma sicuro ed organizzare workshop periodici per rinfrescare le loro conoscenze a riguardo.
Fornisci supporto costante
Oltre alla formazione di cui abbiamo parlato sopra, è importante riuscire a fornire un supporto costante: si presenteranno sempre situazioni nuove in cui le persone si sentono poco sicure e per le quali necessiteranno chiarimenti. Anche se il management è ormai perfettamente in grado di gestire le assenze del personale, avere a disposizione il sostegno delle risorse umane è un aspetto fondamentale per una buona gestione.
*CIPD/Simplyhealth Absence Management Survey
