Le vacanze estive si stanno avvicinando velocemente e la valanga di richieste per le ferie si sta abbattendo sulla scrivania di chi si occupa di risorse umane.
Si tratta di un periodo sfidante per gli HR, sempre in prima fila a dover risolvere problemi e dissapori legati alle assenze estive (poco personale disponibile, malumori per ferie non accettate…).
Ma anche chi si occupa di risorse umane deve andare in ferie.
Cosa puoi fare per assicurarti che tutto funzioni al meglio anche quando sarai a goderti le tue meritate vacanze?
Abbiamo individuato alcuni degli aspetti che devi tenere sotto controllo per evitare di ricevere email o chiamate nel panico e poterti davvero rilassare.
Informa tutti dettagliatamente
Se lavori in una piccola organizzazione ed al suo interno sei l’unico ad occuparsi di risorse umane, assicurati che tutti sappiano in anticipo quando ti assenterai. In questo modo qualunque richiesta urgente, potrà essere gestita prima delle tue ferie.
Aggiorna le policy
Spesso le risorse umane vengono bombardate da richieste che trovano facile risposta all’interno della documentazione relativa alle policy aziendali. Molti software HR sono dotati di un portale centralizzato dove documenti e policy possono essere archiviati per essere accessibili a tutti. Accertati quindi che le policy aziendali in merito a ferie, malattie, reclami e disciplina, vengano mantenute aggiornate e che tutti sappiano dove trovarle.
Disincentiva le richieste tardive
È opportuno ricordare ai manager di organizzare in anticipo le ferie del loro team, soprattutto se lavorano in aree aziendali in cui vi sono colleghi che per mantenere la produttività non possono assentarsi contemporaneamente. Succede spesso che si creino tensioni e malumori per una richiesta di ferie rifiutata, ma se tutti sono consapevoli delle prassi corrette si ridurranno le occasioni di scontro.
Tieni d’occhio le date importanti
Verifica quali scadenze importanti cadano durante il tuo periodo di assenza: per esempio, è previsto che arrivi un neo assunto? Sta finendo un periodo di prova? Vi sono maternità che giungono al termine o formazioni obbligatorie da aggiornare? Se in azienda utilizzate un software HR automatizzato potete impostarlo perchè vi ricordi le scadenze e le azioni da compiere in merito.
Incentiva l’uso delle funzionalità self-service
Ogni sistema HR moderno ha al suo interno delle funzionalità self-service per ciascun dipendente che è bene far utilizzare ai collaboratori: se hanno dei dubbi quando tu non sarai a lavoro, sul sistema potranno trovare la documentazione che glieli risolva. Ed ancora, un sistema di gestione ferie ed assenze consentirà a ciascun dipendente di controllare in autonomia il proprio residuo ferie, inviare richieste di assenza o controllare il calendario di team. Se in azienda il personale non è abituato ad utilizzarlo spesso, questo può essere un buon periodo per ripassare le regole d’uso principali.
Prepara un piano di emergenza
Si sa, le cose peggiori succedono sempre quando non ci sei. Assicurati quindi di aver preparato delle procedure chiare che il management possa mettere in atto se dovesse succedere qualcosa di grave, sottolineando ogni aspetto, dalle tempistiche alle persone da coinvolgere.
