Considerando le ferie estive alle porte, questo si rivela il momento giusto per verificare se la gestione delle assenze in azienda funzioni in maniera efficiente.
In un contesto lavorativo ideale, le ferie estive verrebbero richieste e programmate con mesi di anticipo, permettendo di creare un perfetto equilibrio tra esigenze individuali e di business.
Nella realtà, quello sopra è un caso raro. Una policy chiara potrebbe aiutare a ridurre alcuni problemi, come un dipendente che prenota un viaggio di 3 settimane prima di ricevere l’approvazione delle ferie o che programma un weekend lungo proprio in coincidenza con un importante evento aziendale a cui deve necessariamente presenziare.
Ma le policy da sole non possono bastare; affiancarle ad una tecnologia HR di gestione assenze moderna e flessibile può aiutare risorse umane, manager e dipendenti a lavorare insieme per organizzare le ferie nel miglior modo.
Quali sono le caratteristiche fondamentali che un software deve avere per consentirvi di gestire le assenze con facilità?
Calcolo automatico
Grazie al calcolo automatico ti assicuri che le ferie siano sempre calcolate correttamente ed in tempo reale in base alle ore lavorate, le festività e regolamentazioni locali e le regole aziendali. In questo modo risparmi un sacco di tempo e ti assicuri che a ciascuno sia allocato il giusto ammontare di ferie.
Self-service
Non c’è nemmeno più bisogno di specificarlo che un software HR deve avere delle funzionalità self-service e che l’accesso deve essere sicuro. Se per i dipendenti non risulta semplice verificare il residuo e richiedere delle assenze o se i loro dati personali non gli sembrano al sicuro, non utilizzeranno il sistema.
Workflow con multi-approvatori
Per alcune aziende un unico approvatore, o addirittura un’auto-approvazione, è sufficiente. Tuttavia, nei casi in cui un dipendente ricoprisse più ruoli o fosse coinvolto in diversi progetti, più di un manager dovrebbe poter approvare una richiesta di assenza o almeno essere informato della stessa.
Calendario di team
Avere un calendario condiviso rende più semplice per tutti i collaboratori verificare quando un collega sia assente o vi siano in programma eventi aziendali, così da poter pianificare le proprie assenze per minimizzare l’impatto sull’andamento del business.
Notifiche sulle assenze in sovrapposizione
Ad un manager molto indaffarato potrebbero sfuggire delle assenze in conflitto tra loro, che si sovrappongono, ma utilizzare un software HR può risolvere rapidamente il problema. Il sistema Cezanne HR per esempio, invia in automatico email per evidenziare le assenze sovrapposte, così che il manager abbia sempre tutto sotto controllo.
Delega delle approvazioni
Anche i manager vanno in ferie, perciò è fondamentale che il sistema di gestione risorse umane consenta di delegare l’approvazione delle assenze ad un altro manager o alle HR.
App mobile
Per i line manager che vogliono restare vicini al team anche quando fuori sede, un software HR dotato di app mobile è un tool imprescindibile; se ben fatte, le app consumano meno batteria e traffico dati dell’equivalente web.
Reporting
Se non lo puoi misurare non lo puoi gestire. Un reporting rapido, semplice e specifico è un elemento critico di ogni sistema HR, ancor di più quando si tratta di analizzare l’ammontare dei residui ferie o delle crescite anomale nei livelli di assenza.
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