Chiunque si occupi di risorse umane conosce la frustrazione di venire interrotti durante il proprio lavoro da una telefonata di un dipendente che vuole sapere quante ferie gli siano rimaste, o che lamenta che lo stipendio sia stato versato su un vecchio conto bancario.
In quanti uffici HR abbiamo visto le più svariate richieste dei lavoratori, rimanere ad accumularsi sulla scrivania fino a quando un volenteroso, ma comunque sovraccarico, assistente HR non decide di occuparsene?
Le conseguenze di queste situazioni sono: una perdita di tempo per tutte le persone coinvolte, il disappunto dei dipendenti ed una gestione del personale non proprio efficiente.
La cura è dotarsi di un software HR dotato di funzionalità self-service.
Il self-service HR ha fatto molta strada da quando è nato: inizialmente era costoso e poco utilizzato, soprattutto a causa della tecnologia HR, con sistemi installati su server in sede che rendevano il software inaccessibile a meno di non essere presenti fisicamente in ufficio.
Oggi invece, il self-service è una delle funzionalità standard di un applicativo per la gestione HR e garantisce accesso ai propri dati a tutti i membri del team.
I dipendenti possono visualizzare le loro informazioni personali ed hanno la possibilità di modificare alcuni campi, come indirizzo, dettagli bancari o contatti di emergenza, così come inviare richieste di ferie, formazione o certificati di malattia…
I manager possono vedere i dati relativi al loro dipartimenti, così come report standard o personalizzati. Soprattutto, possono consultare il sistema in qualunque momento, anche sul treno che li riporta a casa!
Il self-service inoltre consente il completamento delle valutazioni online, associandole ad obiettivi specifici ed alle conseguenti esigenze o richieste formative; le approvazioni avvengono tramite workflow e notifiche a tutti i soggetti coinvolti.
Un aspetto da non sottovalutare per la buona riuscita dell’implementazione dle self-service in azienda è la preparazione del progetto: vi sono diversi livelli di sicurezza da impostare per i diversi utenti del sistema, ma non solo. Si tratta di pensare ad un cambiamento nella cultura organizzativa aziendale, per questo è bene investire tempo e risorse nel reale coinvolgimento di tutti. Non date per scontato che i dipendenti apprezzeranno subito la novità, dovete mostrarne i vantaggi e fornire la formazione necessaria.
L’HRmeansbusiness Ltd ha calcolato che in un’organizzazione tipica di 1000 dipendenti, il self-service HR consente di risparmiare 5 FTE (equivalente a tempo pieno) in 5 anni, e si tratta probabilmente di una stima conservativa. Tutto tempo risparmiato da dedicare ad attività HR più costruttive ed utili delle incombenze amministrative, senza dover rinunciare a dati aggiornati in tempo reale e sempre a disposizione.
Questo articolo è una libera traduzione di un intervento di Denis Barnard sul nostro blog inglese. Con i suoi interventi, ci sta raccontando quali siano secondo lui i 5 “Big five” di un software HR, quelle funzionalità che portano dei benefici irrinunciabili:
- Self – Service
- Workflow
- Reporting
- Notifiche
- Organigrammi
Denis Barnard è considerato uno dei maggiori esperti nella selezione di software HR e paghe. È stato fondamentale nell’implementazione di progetti HR in svariati settori, tra cui settore pubblico, educazione, manifatturiero… Il suo ultimo libro “Selezionare ed implementare software HR e paghe” è stato acclamato da tantissimi manager HR.
