Metodo Marie Kondo: funziona anche in ufficio?

Di Marie Kondo, la maga del riordino domestico, tanto si è sentito parlare negli ultimi anni; il suo metodo per tenere in ordine la casa ed evitare l’accumulo di oggetti inutili, sembra aver colpito un  numero incredibile di persone. Di recente è tornata nuovamente alla ribalta grazie ad una serie Netflix in cui con il suo metodo, aiuta alcune famiglie americane a sistemare la loro abitazione.

Che il metodo sia condiviso o meno, che pensiate di averne bisogno o no, i suoi concetti sono tutto sommato così semplici e di buon senso che ci siamo chiesti: non varrebbe la pena applicarli anche alla gestione della vita lavorativa? Quali spunti può suggerirci per organizzare al meglio la nostra giornata di lavoro?

Vediamo quali sono gli aspetti su cui concentrarsi.

Tempo

È uno dei problemi più lamentato da qualsiasi professionista: chi sta a lavoro fino a sera inoltrata, chi lavora anche nel weekend, chi legge le mail anche quando è al cinema… La maggior parte di noi sente che le attività da svolgere ed il tempo a disposizione non sono proporzionali. Ma è davvero così?

Un primo aspetto fondamentale da prendere in considerazione è quello degli sprechi di tempo: noi italiani siamo senza dubbio maestri nell’arte della pausa caffè e delle due chiacchiere alla scrivania, tutte cose che fanno sicuramente bene al clima di lavoro ed all’umore del team, ma che vanno ben dosate per non sfociare nell’improduttività.

Impariamo a gestire le pause con maggiore attenzione, definiamo un tempo adeguato per noi in cui distrarci da ciò che stiamo facendo e recuperare le energie. Al di là delle pause obbligatorie per chi lavora  ad un PC (un quarto d’ora ogni due ore), diversi studi dicono che mantenere il massimo della concentrazione per venti minuti e poi prendersi un momento di pausa, sia una modalità estremamente efficace e produttiva.

Una volta imparato a gestire meglio la distribuzione delle pause, avremo già recuperato un po’ di tempo utile, ma non basta.

Come gestire questo tempo per sfruttarlo al meglio?

Uno dei problemi che si incontrano più spesso sono le interruzioni al lavoro ordinario causate da questioni urgenti che subentrano all’ultimo minuto. Ci sono solo due soluzioni a questo problema: non potrete mai eliminare le urgenze, ma potrete ridurle con una pianificazione più attenta, evitando di ridurvi all’ultimo, a ridosso delle scadenze. Per farlo, cominciate riconoscendo i vostri limiti: le giornate sono sempre di 24 ore, il tempo dedicato al lavoro di 8/9 ore (dovrebbe!); riconoscete cosa potete riuscire a fare in quel tempo e cosa no ed imparate a svolgere un compito fondamentale: delegare. Non accumulate compiti tutti sotto la vostra responsabilità, coinvolgete il team, date incarico ad altri per determinate attività che non richiedano una vostra supervisione specifica. Sarà utile a voi per potervi concentrare su ciò che è davvero prioritario, ma anche ai vostri collaboratori che si sentiranno responsabilizzati e coinvolti.

Ma come distribuire le attività tra tutto il team senza correre il rischio che qualcosa sfugga al controllo o venga dimenticato?

Con il magico potere delle check-list! Software come Cezanne HR hanno al loro interno funzionalità specifiche per la gestione dei processi aziendali, in modo da darti la possibilità di creare liste di controllo su qualsiasi attività vi sia da svolgere, con i relativi referenti, le scadenze e la possibilità di inviare notifiche di sollecito qualora qualcuno non stesse svolgendo il compito assegnato.

Sfruttare tutti questi trucchetti per organizzare la giornata, vi aiuterà a ridurre il numero di attività urgenti che vi distraggono. Ma è chiaro che le urgenze sono impossibili da eliminare totalmente. Chiedetevi allora: “È anche importante? Più importante di ciò che sto facendo?” Se la risposta è no, avrete fatto sparire l’urgenza!

Superfluo

Una piccola appendice di quanto detto fino ad ora; è fondamentale imparare a dedicare le proprie attenzioni non a ciò che è in scadenza, ma a ciò che è davvero importante per l’andamento del business. Quante attività svolgiamo ogni giorno che potremmo eliminare o organizzare in modo più efficiente, acquisendo degli strumenti tecnologici che ci riducano il lavoro e gli errori?

Ma il superfluo non è fatto solo di attività, ma anche di oggetti, di momenti che ci fanno solo perdere tempo. In considerazione dell’importanza di mantenersi concentrati per il tempo stabilito, è importante eliminare le distrazioni; si sa, la nostra mente vaga continuamente da un pensiero all’altro, e lavorare al pc ci stimola a risolvere ogni dubbio che ci passi per la testa nell’immediato, aprendo una nuova pagina di Google, per poi tornare a ciò che si faceva prima. Ma la concentrazione non è così semplice da mantenere; una volta distratti da altro, ci vorrà un po’ di tempo per riportare il nostro cervello al rendimento massimo, ed avremo sprecato del tempo prezioso. Per questo, come già suggerito prima, conviene prendersi dei momenti, anche non troppo lunghi, in cui dedicarsi ad una sola attività esclusiva, cancellando tutto ciò che ci accade attorno: non controllate le mail, non buttate un’occhiata veloce ai social, allontanate da voi il cellulare e le sue notifiche e non rispondete al telefono.

Vi sono degli studi molto interessanti sulle modificazioni che sta subendo il nostro cervello in relazione alla dipendenza da smartphone: diversi test hanno dimostrato quanto sia un elemento di distrazione, anche quando silenzioso. Siamo ormai talmente abituati a controllarlo, che ci sembra di sentirlo suonare anche quando non accade, e controlliamo continuamente se vi siano notifiche di messaggi sullo schermo. In quei 20 minuti in cui nulla deve distrarvi da ciò che state facendo, allontanatelo da voi, chiudetelo in un cassetto. Difficilmente accadrà qualcosa di così importante da non potervi aspettare un quarto d’ora.

Categorie

Marie Kondo suggerisce, nel processo di messa in ordine dell’abitazione, di non procedere da una stanza all’altra, ma per categorie di oggetti.

Lo stesso suggerimento potrebbe essere applicato ai task da svolgere a lavoro: organizzare la propria giornata in base alle categorie di attività da svolgere.

Ma come individuare queste categorie? Non stiamo parlando di una distinzione oggettiva; una volta determinato se un compito sia importante o meno, se faccia necessariamente capo a voi e se sia urgente, la classificazione procede secondo criteri esclusivamente personali. Cercate di dividere i vostri impegni di lavoro in settori facilmente distinguibili, a cui assegnare momenti e spazi ben precisi che vi consentano di dedicarvici con il massimo della concentrazione.

Vi faccio un esempio personale: durante la mia giornata lavorativa passo molto tempo a scrivere e tradurre testi. Negli anni mi sono accorta che i momenti in cui scrivo meglio sono al mattino poco dopo essere arrivata a lavoro, e subito dopo pranzo; ragione per cui cerco di tenermi liberi quei due momenti precisi per farlo. Arrivo in ufficio, controllo le mail, rispondo a quelle importanti e mi metto a scrivere. Per tradurre invece so che mi fa comodo avere a disposizione due schermi, uno in cui scrivere, l’altro in cui tenere il testo originale; ho a disposizione due monitor in ufficio, ma non a casa, per questo lavoro sulle traduzioni quando sono in sede e non nelle giornate in cui lavoro dal mio salotto. E ancora, quando devo rivedere e correggere un testo, so che mi serve il silenzio assoluto, sentire altre persone che parlano mi distrae moltissimo; per farlo quindi chiudo la porta del mio ufficio in modo da non sentire i miei colleghi (a volte chiudo anche la loro porta se il tono di voce è troppo alto!).

Sono solo esempi, misurati sulle mie esigenze, ma utili a far comprendere come ognuno di noi sia il miglior conoscitore di sè stesso e dovrebbe ascoltarsi per comprendere come organizzare al meglio spazi e tempi della propria giornata lavorativa.

Felicità

Per quanto si possa amare profondamente il proprio lavoro, vi saranno sempre dei compiti che amiamo meno di altri, ma che siamo comunque costretti a svolgere. Insomma, non possiamo fare solo ciò che ci piace (a meno di non essere davvero molto fortunati); ma possiamo impegnarci per riuscire a ritagliare in ogni giornata un momento da dedicare a qualcosa che ci dia piacere e soddisfazione, che si tratti di un’attività lavorativa o meno.

Quante volte ci prendiamo una pausa e la passiamo attaccati al cellulare, sui social? Questo, oltre a non rispettare l’esigenza di salute di staccarsi da un monitor, non ci consente davvero di ricarica le energie con qualcosa di stimolante. Potreste uscire a prendere una boccata d’aria, fare due passi, approfittare della pausa pranzo per andare in palestra o per concedervi un po’ di shopping.

Vi viene in mente qualcos’altro che potremmo suggerire noi a Marie Kondo per organizzare al meglio la vita in ufficio?