Quest’anno il calendario è molto generoso e ci regala una Pasqua perfetta per andare in vacanza. Non solo è fine aprile e quindi il clima dovrebbe già essere ottimale, ma tra Pasqua, 25 Aprile e 1 Maggio che sono festivi, per chi volesse stare via a lungo, bastano 7 giorni di ferie per concedersi una vacanza di 16 giorni, per l’esattezza dal 20 Aprile al 5 Maggio. È vero che, come tutti i periodi festivi, vedi Natale o Agosto, sono giorni in cui voli ed hotel raddoppiano i prezzi ed ovunque si vada probabilmente si troveranno un bel po’ di altri turisti, ma l’occasione è ghiotta: le scuole sono chiuse quindi anche chi ha figli può approfittarne, molti lavoratori faranno il ponte quindi le attività rallentano e si può sperare di andare in vacanza senza ritrovarsi affogati da arretrati al rientro.
Come gestire i periodi super-festivi in azienda?
Visto quanto detto sopra, è molto probabile che, all’interno di un team, più della metà dei collaboratori desideri approfittare del periodo pasquale per staccare senza utilizzare troppe ferie. Tra chi è perfettamente organizzato e richiede le assenze con largo anticipo e chi compra un last-minute e decide di partire 3 giorni prima di Pasqua, HR e manager devono cercare di accontentare più dipendenti possibile, senza nuocere alle esigenze di business ed assicurandosi che le attività non subiscano un arresto.
Una volta il processo di gestione assenze era gestito tutto offline, tramite moduli di richiesta cartacei e calendari di team appesi al muro. Questo significa che ogni dipendente per conoscere il proprio residuo doveva chiedere all’ufficio risorse umane o consultare la busta paga, mentre i manager per sapere se approvare o meno le richieste potevano affidarsi solo al calendario, sperando fosse aggiornato. Il rischio era che i moduli andassero persi, che l’HR dimenticasse di segnare le assenze in calendario, in una situazione caotica che complicava le cose per tutti.
Poi ci si è modernizzati,dalla preistoria al medioevo, passando alle richieste via mail ed alla registrazione delle assenze su un foglio excel, ma i problemi sono rimasti i medesimi: una mail può essere dimenticata, un foglio excel non aggiornato…
Ma anche il medioevo è finito fortunatamente, e siamo arrivati all’epoca moderna, in cui le innovazioni nel campo HR si susseguono ogni giorno e la tecnologia è diventata ormai uno strumento di lavoro insostituibile per chi voglia gestire le risorse umane efficacemente, senza errori e sprechi di tempo.
Vediamo come funziona lato dipendente e lato manager ed HR, e soprattutto come possa ottimizzare l’organizzazione di quei periodi pieni di festività in cui tutti vorrebbero andare in ferie.
Dipendente
I software HR di ultima generazione prevedono funzionalità self-service che consentono a ciascun dipendente dell’azienda di accedere al sistema, controllare i dati che lo riguardano ed effettuare alcune azioni; tra queste la possibilità di richiedere giorni di ferie ed ore di permesso. Prima di farlo ha la possibilità di consultare il proprio residuo ferie, automaticamente calcolato dal sistema.
Se il collaboratore è a casa, che parla con la compagna o gli amici delle ferie e cerca di pianificarle, può accedere al software di gestione assenze anche da app installata sul suo smartphone ed inviare immediatamente una richiesta ferie. Le ore effettive di assenza vengono computate dal sistema che tiene già conto dei giorni festivi da non considerare. Qualora la policy aziendale lo preveda, il dipendente può utilizzare anche le ore accumulate in banca ore, anch’esse censite e conteggiate all’interno del software.
Approvatore
Ogni richiesta da parte di un dipendente attiva un workflow autorizzativo che notifica automaticamente la richiesta al responsabile via mail. Quest’ultimo, qualora già sapesse di poter approvare la richiesta ricevuta poiché questa non va in conflitto con altre richieste o con esigenze aziendali, potrà approvarla direttamente dalla mail di notifica, senza avere nemmeno l’esigenza di accedere al software.
Nel caso in cui, invece, l’approvazione richiedesse un approfondimento, può fare accesso al software HR in qualunque momento ed ovunque si trovi; da lì, consulterà il calendario aziendale per verificare la copertura dei giorni richiesti. Sul calendario infatti, non compaio solo le ferie dei membri del team, ma tutte le tipologie di assenza (maternità, congedo parentale, malattia…). oltre agli eventi aziendali come trasferte, formazioni, lavoro da remoto…
Per avere tutte le informazioni che gli servono ai fini dell’approvazione o meno della richiesta, potrà eventualmente accedere al profilo del dipendente specifico per verificare se vi siano problematiche di assenteismo.
In alcuni casi sarà necessario che più persone autorizzino la richiesta di assenza; questo accade quando per esempio un collaboratore lavora in più team o su progetti diversi. In questi casi il workflow prevede la multi-approvazione, in modo da ricevere l’ok di tutte le persone coinvolte.
E se è il manager ad andare in ferie?
Già, anche i manager vanno in vacanza! E sarebbe giusto che, per il periodo di assenza dall’ufficio, staccassero completamente, per tornare al lavoro ri-energizzati e senza stress. Per questo nel software di gestione ferie ed assenze, è possibile impostare dei sistemi di delega per i workflow: se un approvatore designato dovesse essere fuori ufficio, l’approvazione sarà delegata a dei sostituti.
Ma vi conosciamo, e sappiamo che difficilmente riuscirete ad andare in ferie ed ignorare del tutto mail e telefonate di lavoro. Per questo è utile utilizzare un software HR Cloud che, come anticipato prima, è accessibile H 24, ovunque voi siate e da qualunque device utilizziate.
