Per chi lavora chiuso tra quattro mura l’estate è sicuramente un periodo molto atteso ma allo stesso tempo può generare un carico di lavoro aggiuntivo. Chiudere i progetti prima della valigia e passare le consegne al collega senza dimenticare un contatto o un dato importante sono l’obiettivo frenetico degli ultimi giorni in ufficio.
E chi lavora nelle risorse umane sa bene che, oltre a questo, l’amministrazione delle richieste dei colleghi in questo periodo aumenta di volume e la pazienza di tutti si riduce di pari passo.
Sono ormai lontani i tempi in cui fabbriche e uffici chiudevano in blocco, dando a macchine e dipendenti il riposo meritato dopo un anno di lavoro. Oggi nella stragrande maggioranza (se non nella quasi totalità) le attività sono ripartite su tutto l’arco dell’anno. Per non arrivare con l’acqua alla gola a dover gestire richieste e sostituzioni, è essenziale pianificare: quante più sono le risorse umane, tanto più sarà necessario giocare d’anticipo.
Per coordinare più reparti, consegne ripartite sui dodici mesi e le diverse esigenze di azienda e lavoratori è necessario pianificare e aiutarsi con la tecnologia. Il software gestione ferie è infatti lo strumento necessario per conciliare compiti, documentazione e calcoli connessi a questa gestione.
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Calendarizzare
A inizio anno è bene generare il calendario ferie ed agevolare la gestione da parte del personale. Evidenziando le date in cui l’azienda non accetta le richieste e quelle in cui le consiglia e le agevola, i dipendenti avranno modo di coordinarsi con i colleghi e la famiglia, per generare nel minor tempo possibile richieste, preferenze ed esigenze.
Parallelamente ad un controllo del singolo collaboratore, anche il dipartimento HR dovrà verificare i giorni maturati, gli straordinari convertiti in riposo, le ferie godute in anticipo, le coperture per le sostituzioni…
La pianificazione risulta importante non solo per la gestione personale del dipendente, ma anche per la pianificazione annuale dell’impresa.
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Gestire
La richiesta di un permesso o periodo di ferie dev’essere valutata nei tempi stabiliti per poterla approvare o rigettare. Se il periodo di gestione viene superato, la richiesta dovrebbe essere approvata per silenzio-assenso, con conseguente problematica per la dirigenza in caso di incompatibilità di esigenze interne o di concomitanza di più assenze.
Se al contrario questo non avviene, a rimetterci è il lavoratore che ne ha fatto richiesta: si crea così del malcontento, sfiducia nella gestione e la sensazione di non essere un tassello importante.
In entrambi i casi il ritardo di gestione non genera solo un arretrato, ma anche un problema.
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Condividere
Una volta verificata ed approvata la richiesta da parte del team leader, capo area o direttamente dal titolare, è importante comunicare tale decisione sia a chi ne ha fatto domanda che al dipartimento HR.
Fornire a tutti un accesso real-time e sicuro ad informazioni aggiornate tramite un software HR consente al dipendente di avere sempre sotto controllo i propri dati, al management di verificare la copertura delle attività ed all’amministrazione di avere tutte le informazioni necessarie per l’elaborazione delle paghe.
Quando poi alcuni reparti lavorano in diverse sedi o in mobilità la gestione potrebbe complicarsi ulteriormente se gestita manualmente. Ma i software gestione ferie, oggi, prevedono anche questa esigenza: attraverso il web e le app ogni richiesta può essere inoltrata e gestita anche in separata sede.
Avere a disposizione gli strumenti necessari per non commettere sviste ed errori è il modo migliore per combattere lo stress da lavoro. Ogni dipartimento è sottoposto a un carico extra nei periodi caldi, ma la pianificazione e la tecnologia possono migliorare il clima interno.
Quest’articolo è stato scritto dai nostri partner di Softdoit.
