In una giornata di lavoro quante sono le perdite di tempo inutili? E non parlo delle distrazioni per il telefono che suona continuamente, o della mail che interrompe un’attività importante; parlo di tutte quelle piccole cose che si trasformano in uno spreco di tempo semplicemente perché mal gestite.
Facciamo qualche esempio:
- Lorenzo, un dipendente della vostra azienda manda una richiesta di ferie al responsabile e rimane in attesa di una risposta, che non arriva. Ma Lorenzo deve sapere se potrà assentarsi o meno, quindi una mattina interrompe il suo lavoro per andare dal suo responsabile, interrotto a sua volta da Lorenzo, e chiedergli se può approvare o meno le ferie. Il responsabile smette quindi di fare ciò che stava facendo, recupera la richiesta di Lorenzo, controlla a quali giornate si riferisca, verifica se vi siano altre richieste per le stesse date ed infine, approva la richiesta.
- Susanna dovrebbe partecipare ad una riunione importante la prossima settimana, ma dalle risorse umane si sono accorti che è scaduta la sua certificazione del corso antincendio; il primo giorno utile per il corso è lo stesso della riunione, ma Susanna deve necessariamente rinnovare la certificazione perché ormai è scaduta da troppo tempo e nessuno se ne era accorto prima. Tutto il team coinvolto nella riunione è costretto a riprogrammare i propri impegni per una banale dimenticanza.
- Francesca è in prova nel dipartimento vendite aziendale ormai da qualche mese; il periodo di prova finirà tra meno di una settimana e Francesca ancora non ha avuto un feedback e non sa cosa aspettarsi: nessuno le ha detto come se l’è cavata in questo periodo e quali siano i progetti per la sua posizione futura: rimarrà in azienda? Con che ruolo? E con che contratto? A pochi giorni dalla fine del periodo di prova Francesca va a parlare con le risorse umane, trovandole impreparate: né le HR, né il responsabile di Francesca ricordavano la scadenza e quindi non si sono confrontati e non hanno deciso cosa proporle. Decidono quindi di organizzare un appuntamento dopo qualche giorno per un confronto e delle proposte di contratto. HR, manager e dipendente hanno perso tempo, senza arrivare ad una conclusione.
Quanto tempo hanno perso Lorenzo, Susanna e Francesca? Dai, non tanto direte voi, in una decina di minuti se la sono cavata. Vero, ma lo stesso vale per le persone con cui si sono rapportate? Manager, HR e responsabili quanto tempo perdono ogni giorno per dirimere situazioni del genere, sottraendolo ad attività che avrebbero invece un valore maggiore per la crescita del business?
Ottimizzare i processi di gestione e di comunicazione, è fondamentale per snellire e migliorare l’efficienza delle attività dell’ufficio del personale, dei dipendenti e del management. Ad oggi non è un’impresa impossibile ed anzi, una gestione più efficiente è a portata di mano di qualsiasi realtà aziendale, anche a quelle più attente ai costi. Basta utilizzare un software per la gestione HR moderno, dotato di un sistema di notifiche e promemoria.
Vediamo come si sarebbero risolte le 3 situazioni precedenti se fosse stata in uso la tecnologia corretta:
- Lorenzo avrebbe inoltrato la richiesta tramite il gestionale ferie ed assenze che avrebbe avviato un processo automatico di approvazione, inviando notifiche al responsabile; quest’ultimo, ricevuto l’alert, avrebbe verificato tramite il calendario condiviso le assenze del team per poi approvare la richiesta di Lorenzo che, a sua volta, avrebbe ricevuto una notifica dell’avvenuta approvazione. Grazie alle notifiche il responsabile non dimentica di dare risposta alla richiesta, evitando inutili sprechi di tempo per sé stesso e per il dipendente.
- Grazie agli alert attivabili sulla formazione obbligatoria, a Susanna ed ai responsabili sicurezza, la scadenza del corso antincendio sarebbe stata notificata in anticipo, in modo da poterne pianificare per tempo il rinnovo.
- Risorse umane e responsabili di team possono definire quanto tempo prima essere avvisati della scadenza di un periodo di prova, così da impostare degli alert a sistema che notifichino loro la scadenza imminente. In questo modo Francesca non dovrà attendere fino all’ultimo per poi sollecitare un riscontro ed HR e manager avranno tempo di confrontarsi tra loro prima di essere messi alle strette.
Quanto risulta più efficiente la gestione di questi 3 processi nel secondo caso? E parliamo di 3 situazioni che ogni dipartimento risorse umane aziendale deve affrontare nelle proprie attività quotidiane, che quindi inevitabilmente, se mal gestite, portano sprechi di tempo. Non sono sempre necessarie grandi strategie per ottimizzare i processi HR, in questi casi come abbiamo visto è sufficiente utilizzare un software HR moderno, dotato di alert e notifiche configurabili secondo le vostre esigenze.
Il gestionale Cezanne HR consente di impostare più di 60 tipologie di notifiche e promemoria, in modo che nulla sfugga più al controllo o venga dimenticato. Si va dalle notifiche legate alla formazione dei dipendenti, quindi scadenze di formazioni obbligatorie o modifica dei fabbisogni formativi, fino alle notifiche sulle assenze, che come abbiamo visto prevedono un alert quando c’è un’assenza in attesa da approvare, o un reminder al dipendente che lo sollecita ad utilizzare il proprio residuo ferie.
Ancora, all’interno di Cezanne HR, è possibile impostare notifiche legate a:
- assunzioni e cessazioni: reminder alcuni giorni prima dell’assunzione di un nuovo dipendente o viceversa della sua cessazione, scadenza o estensione del periodo di prova…
- retribuzione: modifiche alla retribuzione, scatti di anzianità…
- aggiornamenti delle attività nei gruppi di lavoro quando qualcuno condivide nuovi contenuti
- dati dei dipendenti: visite mediche o documenti identificativi in scadenza…
Vi sono altre situazioni in cui utilizzare un sistema di alert e notifiche vi semplificherebbe la vita? Sicuramente abbiamo la notifica che fa per voi!
