Lo Smart Working è la priorità di chiunque si occupi di personale in questo momento: è l’unico modo per tutelare la salute di tutti, compromettendo il meno possibile la produttività.
Molte organizzazioni, soprattutto quelle grandi e ben strutturate, hanno adottato da tempo procedure e policy per il lavoro da casa; molti altri si stanno organizzando in corsa al meglio possibile.
Non è facile partire da zero in una situazione eccezionale: chi non ha familiarità con queste modalità di lavoro potrebbe sentirsi isolato dai colleghi, mentre i manager potrebbero incontrare difficoltà nel gestire le attività a distanza.
Quindi cosa possono fare le risorse umane per supportare il team aziendale e semplificare la transizione al lavoro da remoto?
1. Imposta regole di base
Le HR hanno un ruolo fondamentale nell’impostare le policy relative allo smart working. Per alcune organizzazioni, non è possibile gestire tutte le attività da casa naturalmente, ma è comunque possibile ridurre il personale presente in sede adottando lo smart working per tutti coloro il cui lavoro si può svolgere agilmente davanti ad un pc.
La prima cosa da fare è chiarire le aspettative: ci si aspetta che chi lavora da casa mantenga lo stesso medesimo orario di quando era in ufficio, o si prevede una maggiore flessibilità che consenta a tutti di organizzare la giornata come gli viene più utile? Quali strumenti e supporto IT verranno forniti? Se sarete chiari in merito a regole e confini fin dal principio, ridurrete le possibilità che si sviluppino percezioni di iniquità o inadeguatezza delle misure scelte.
2. Migliora la comunicazione
Se molti collaboratori lavorano da remoto, le modalità comunicative devono essere adeguate all’ambiente virtuale. Le risorse umane possono aiutare il management nel fornire alcuni consigli utili. Per esempio si potrebbe organizzare un appuntamento quotidiano, un “caffè online” all’interno di ogni team, in cui discutere attività e priorità, aggiornarsi sui progressi e scambiarsi consigli, o semplicemente raccontarsi qualcosa sulle proprie giornate. I manager devono assicurarsi che questo non venga percepito come un appuntamento per controllare che le persone stiano lavorando e siano attaccate al loro pc, ma come un’opportunità per mantenere lo spirito di squadra e far sì che ciascuno rimanga focalizzato sui propri obiettivi.
Una comunicazione regolare consente anche di mantenere tutti aggiornati in una situazione che cambia rapidamente; per esempio, può essere necessario modificare in fretta le priorità aziendali, decidere quali attività siano mission-critical e richiedano maggiore attenzione.
Se la comunicazione scorre fluida, le incomprensioni verranno evitate e l’umore di tutti ne gioverà.
3. Fornisci formazione
Se lo smart-working non è mai stato introdotto in precedenza, le persone potrebbero non avere familiarità con le piattaforme di comunicazione che l’azienda mette a disposizione. Le risorse umane devono lavorare con il team IT per fornire a tutti la formazione necessaria per sentirsi sicuri ed autonomi nella gestione delle attività quotidiane. Qualche breve webinar, per esempio, potrebbe aiutare a velocizzare il processo.
Un webinar è anche una buona occasione per ricordare a tutti le buone pratiche da seguire durante lo smart working, come fare pause regolari e prestare attenzione alla postura ed alla comodità della postazione scelta.
4. Affianca i manager
I manager potrebbero essere preoccupati sulle modalità in cui gestire le persone quando non sono fisicamente vicine, soprattutto se dovesse emergere la presenza di alcuni membri del team che dimostrano un calo di produttività, performance scadenti o difficoltà ad adeguarsi alla nuova situazione. In ambienti in cui è abitudine confrontarsi con regolarità, può risultare difficile non avere la possibilità di raggiungere un collega alla scrivania per due chiacchiere.
Le risorse umane possono offrire il loro supporto organizzando un rapido ripasso sulle procedure di gestione delle performance e sul loro adeguamento al nuovo ambiente virtuale. Se l’azienda utilizza abitualmente un sistema gestionale HR, sarà più semplice fornire documentazione ed informazioni utili ai manager, caricando tutto il materiale in uno spazio centralizzato sicuro da cui monitorare il processo di gestione delle performance.
In periodi incerti ed ambigui, in cui tutti ci troviamo al di fuori della nostra comfort zone, sommersi da nuove preoccupazioni, è importante che sul lavoro la situazione si mantenga più stabile possibile, e che i manager abbiano quindi un approccio attento alle problematiche individuali e su misura per ciascun collaboratore. Piccoli, ma frequenti momenti di confronto possono aiutare a non far sentire nessuno solo, ad individuare ed intervenire sulle difficoltà ed a comprendere quale supporto offrire.
5. Agisci per combattere l’isolamento
Per chi non è abituato, lavorare da casa può creare un forte senso di solitudine. Senza l’opportunità di fare due chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè, o di pranzare con i colleghi, le persone rischiano di sentirsi rapidamente isolate. La maggior parte dei software HR più moderni prevedono al loro interno un portale social in cui i dipendenti possono chattare e scambiarsi informazioni; se non sono abituati a farlo, questo è il momento giusto per incentivarli. Si tratta di uno strumento molto utile per unire il team e creare un momento di condivisione in giornate di grande isolamento.
