I team risorse umane aziendali stanno affrontando tempi complessi: l’adattamento rapido ed efficace alle nuove modalità di lavoro in questa fase di pandemia aumenta enormemente incombenze e responsabilità dell’ufficio del personale: lavoro da remoto, gestione della sicurezza, cassa integrazione, oltre a doversi preparare per i cambiamenti repentini e per il ritorno alla “nuova normalità”.
Come fare ad assicurarsi che il management aziendale abbia tempestivamente a disposizione le informazioni per prendere decisioni efficienti e che possa lavorare senza difficoltà con il team sulle attività quotidiane, organizzandosi contestualmente per reagire ad un futuro incerto?
Abbiamo chiesto al nostro team di supporto di raccontarci le problematiche che più spesso emergono nel lavoro con i nostri clienti in questo periodo e come l’utilizzo del software Cezanne HR li stia aiutando ad affrontare questo periodo. Ecco cosa ci hanno raccontato.
1. Cassa integrazione e sostegni del governo
Mantenersi aggiornati sulle iniziative del governo a sostegno dell’impresa rientra tra le priorità top e da gestire con maggiore urgenza. I team risorse umane che utilizzano Cezanne HR hanno la possibilità di:
- Tracciare quanto deciso:
- Registra online quei dipendenti che si sono resi disponibili ad accettare la cassa integrazione, attraverso il sistema di gestione documentale e la firma digitale.
- Calcola automaticamente ferie e permessi maturati anche durante il periodo di cassa integrazione.
- Avere a disposizione report accurati:
- Traccia i dipendenti in cassa integrazione per supportare la pianificazione delle risorse presenti e di quelle future.
- Estrai report in merito ai residui ferie e permessi dei dipendenti
- Rimani in contatto anche con i dipendenti a casa:
- Crea mail e lettere personalizzate o utilizza il portale HR ed i gruppi di lavoro per condividere le news aziendali, raccogliere feedback e rispondere ai dubbi dei collaboratori.
- Consenti ai dipendenti di controllare ed aggiornare le loro informazioni personali, verificare i residui ferie e permessi ed inviare richieste di assenza.
2. Gestione delle assenze
In questo periodo molte aziende incentivano i loro collaboratori ad utilizzare ferie e permessi arretrati, a fronte di un calo delle esigenze produttive. Questo significa lavoro extra per i team risorse umane, di reporting ed analisi.
I clienti di Cezanne HR hanno rapidamente implementato sul sistema nuove opzioni per gli utenti self-service (i dipendenti) in modo che possano riportare facilmente le ragioni delle loro assenze, per esempio perchè positivi al Coronavirus o in auto-isolamento od impegnati a prendersi cura di qualcuno malato. Una volta che l’assenza è registrata online, da PC, tablet o smartphone, il sistema automaticamente aggiorna la registrazione ed invia una notifica al manager responsabile. In questo modo è più semplice per l’azienda organizzarsi per avere sempre a disposizione le risorse necessarie.
3. Produttività e performance
Trovare strade per aiutare i collaboratori a raggiungere i loro obiettivi è importante per l’azienda e per il team. Ma con il Covid-19 che concentra tutte le nostre attenzioni, è facile perdere di vista le priorità, come è probabile che queste siano cambiate rapidamente.
Una delle modalità in cui abbiamo visto i nostri clienti mantenersi in contatto con il loro staff è mettendo in piedi check-in regolari e revisioni puntuali degli obiettivi: conversazioni informali in cui dipendenti e manager possano rivedere le esigenze immediate, condividere gli obiettivi, discutere i progressi e lavorare insieme per superare gli inevitabili ostacoli.
Questi confronti possono essere registrati su Cezanne HR, rendendo più semplice per tutti il monitoraggio delle attività. Aggiornamenti e commenti possono essere aggiunti in qualsiasi momento e notificati in automatico a chi interessato, in modo che anche il management sia sempre informato e possa intervenire se necessario.
4. Compliance
Le normative in termini di gestione dei dati che le aziende dovevano rispettare non sono sparite con il Covid-19. Anche con le persone a casa e gli uffici chiusi, le organizzazioni continuano a dover rispettare tutte le prescrizioni di legge in vigore, dalla sicurezza dei dipendenti a quella delle informazioni sensibili, passando per le formazioni obbligatorie.
Cezanne HR riduce drasticamente il carico sulle HR della compliance, liberando tempo per dedicarsi alle priorità attuali. Per esempio puoi:
- Generare, distribuire e tracciare documenti – per esempio, per essere certi che tutti i collaboratori abbiano letto e ricevuto l’informativa in merito alle nuove policy di sicurezza per chi è costretto a recarsi in sede aziendale.
- Conservare dati e documenti al sicuro nel rispetto del GDPR, gestendoli all’interno del sistema, in uno spazio Cloud sicuro, protetto da password, criptazione e doppia autenticazione.
- Inviare reminder automatici all’avvicinarsi di date importanti, come il rinnovo di formazioni obbligatorie.
5. Comunicazione
Supportare i collaboratori aziendali a distanza e quando i cambiamenti sono così repentini, non è semplice. Chiamate online e chat di gruppo giocano un ruolo fondamentale nel mantenere la connessione con il team; lo stesso importante ruolo lo gioca un Portale HR in cui manager e dipendenti possano trovare le ultime notizie aziendali e gli aggiornamenti più importanti.
Ultimamente i team risorse umane hanno impostato spazi di lavoro online in cui condividere le informazioni con i diversi gruppi di dipendenti, sollecitare feedback e rispondere ai dubbi. Policy interne e FAQ possono essere condivise insieme a link utili, per assicurarsi che tutte le informazioni necessarie siano accessibili e facili da reperire in un unico spazio sicuro.
Scopri come lavora il portale di Cezanne HR:
Per scoprire come Cezanne HR può aiutarti a supportare la forza lavoro aziendale ed il business in questo difficile periodo, ed anche dopo, puoi prenotare una demo online, gratuita e senza impegno. Grazie al nostro servizio di implementazione rapida, e ad un supporto esperto sempre a disposizione per affiancarti, puoi avviare il sistema ed essere online, connesso con i tuoi collaboratori, in poche settimane.
