Ter informações precisas e acessíveis da força de trabalho é mais importante do que nunca. Afinal, estratégias de negócio bem sucedidas não podem basear-se em intuições ou meros palpites. No mundo atual, ter informações certas sobre a mão-de-obra é fundamental quando se trata de tomar melhores decisões para o negócio.
As empresas de pensamento futuro já estão a utilizar enormes quantidades de informação sobre a mão-de-obra. Dados que são gerados todos os anos e que permitem definir políticas estratégicas de recursos humanos: sejam processos de recrutamento e seleção, como práticas de onboarding ou planeamento de carreira e sucessão ou avaliações em curso para otimizar a gestão de desempenho.
No entanto, saber que os dados existem, mas não saber como aceder facilmente à informação que contém é de pouca utilidade. Por conseguinte, para facilitar o acesso aos dados – insisto, em tempo real – é importante dispor de um software de Recursos Humanos. Bem, por isso e por muitos outros motivos que agora te digo:
O software RH é a chave para uma melhor tomada de decisão
Para demonstrar por que razão o software HR é fundamental quando se trata de aceder e avaliar dados da força de trabalho, vamos dar uma olhada numa das tarefas mais críticas do RH: a gestão do ciclo de vida dos colaboradores.
Recrutamento: vagas, tempo de contratação, diversidade de candidatos.
Digamos que é responsável por recrutar para uma organização multi-localização em crescimento. Acabou de ser convocado pelo Conselho de Administração para fornecer uma atualização sobre as recentes vagas da sua organização. Posições, funções, competências, remunerações, etc. Tem uma hora para preparar-se para a reunião. Quais são os teus planos?
Antes, teria de vasculhar as centenas de e-mails e formulários de candidatura de emprego. E, em seguida, tentar reunir um monte de informações desarticuladas em brevíssimo tempo. No entanto, se tiver um software RH com funcionalidades de seleção e recrutamento, pode obter relatórios detalhados com informações sobre:
- Que funções vagas tem disponíveis atualmente
- Quanto tempo sua organização leva para preencher vagas
- Como são os candidatos: posição, diversidade, educação, etc.
O seu sistema de RH também pode facilitar a verificação do processo que a sua equipa de recrutamento e gestores de contratação estão a seguir. Para impressionar o conselho de administração, também pode usar ferramentas como a Pulse Surveys . Estas pesquisas são muito úteis para conhecer a opinião dos colaboradores recém-incorporados, sobre como viveram o processo de seleção e contratação. Saber como viveram o processo, desde quando viram a oferta publicada, até quando se juntaram à organização, ajuda a fornecer informações realmente valiosas.
Onboarding: processos, documentação, portais de boas-vindas
Suponhamos que tenha sido responsável por um novo processo de onboarding para a sua empresa no último ano, e notou que um determinado departamento tem dificuldade em reter novas contratações. É preciso correr para resolver o problema antes que afete negativamente a equipa, a área e a reputação da empresa. Você sabe que estabeleceu os processos certos e deu à sua equipa acesso ao melhor software para ajudar a inserir novas pessoas. O que mais podes fazer?
Utilizando um módulo de onboarding num sistema de RH como o Cezanne HR, verifica-se que:
- O processo de onboarding que implementou no sistema ainda é claro e, acima de tudo, adequado para o seu propósito, especialmente quando se trata de incorporar profissionais que trabalharão remotamente ou híbridos.
- O portal de onboarding é de grande ajuda, desde que seja atualizado e atraente. Pode incluir um vídeo personalizado de bem-vindo se ainda não o fez, ou publicar a documentação legal de que os novos colaboradores precisam para a sua incorporação.
- Todos os documentos estão prontos para serem emitidos pelo sistema e a funcionalidade de assinatura electrónica está “pronta para ser usada” se necessário.
Se tudo estiver em ordem, pode verificar os registos de algumas das suas novas contratações na área dos problemas para se certificar de que os procedimentos corretos estão sendo seguidos. Se tudo parece correto, também do lado de vista do RH, terá todas as informações necessárias para ter uma conversa aprofundada com o chefe do departamento, de forma que possa abordar a questão a fundo.
Planeamento de carreira e sucessão: competências, potencial, aspirações
Agora pode responder a todas as perguntas dos membros do conselho sobre recrutamento e onboarding, confiante de que o seu sistema de RH pode dar-lhe as respostas que precisa quando necessitar delas. Mas e o desenvolvimento de carreira? E o planeamento de sucessão?
Se tiver um sistema de RH com capacidades de planeamento de carreira, terá as respostas de que precisa. E poderá informar ao Comité sobre:
- as competências-chave que a sua força de trabalho detém e onde pode haver lacunas que devem ser preenchidas
- Posições ou funções que requerem mais atenção
- Quem poderia avançar se necessário
- Que expectativas os colaboradores têm em termos de oportunidade e crescimento profissional, etc.
O módulo de Planeamento carreira & sucessão da Cezanne HR dá vida aos seus dados, mapeando talento e mostrando oportunidades de desenvolvimento profissional. As métricas facilitam a criação e forma de planos altamente visuais, conforme necessário, mostrando uma imagem clara do talento e potencial de sucessão dentro da organização.
Envolvimento dos colaboradores: sentimento, confiança e promoção da sua organização
Agora todas as áreas-chave do ciclo de vida dos funcionários estão cobertas. No entanto, também pode medir e mostrar aos líderes da sua empresa os níveis de envolvimento do pessoal dentro da sua organização? Afinal, pode ter tudo o que precisa para gerir brilhantemente o ciclo de vida do seu empregado, mas no final é inútil se não medir o quanto a sua força de trabalho está envolvida consigo como empresa.
As soluções de software RH com funcionalidade de Pulse Survey incorporadas podem ajudá-lo a entender o quão compromissada é a sua força de trabalho. As pesquisas de clima permitem que as equipas de RH rastreiem os níveis de sentimento da equipa ao longo do ano e podem ajudar a identificar e resolver rapidamente potenciais problemas que podem contribuir para níveis deficientes de retenção de pessoal.
Com as pesquisas de clima, pode recolher informações-chave relacionadas com o envolvimento, tais como:
- se os seus funcionários recomendariam o seu negócio a outros
- se eles estão felizes em trabalhar para a sua organização
- se receberem felicitações ou reconhecimento por ir além do seu dever
- se a missão e os valores da empresa estão em consonância com os seus valores pessoais
Controlar os níveis de envolvimento do pessoal é algo com que todas as equipas de RH devem preocupar-se muito, especialmente quando se trata de gerir os ciclos de vida dos funcionários. Isto porque é provável que os colaboradores contratados trabalhem mais e permaneçam mais tempo na empresa, o que significa taxas de turnover mais baixas e maior produtividade do negócio.
Em suma…
Formulários de papel, ficheiros Excel e processos de RH ad hoc devem ser uma coisa do passado se deseja obter informações rápidas e precisas da força de trabalho. O software de RH garante a disponibilidade imediata da informação de que necessita, desde o recrutamento até ao planeamento de quem será o seu próximo CEO.
Quando os gestores de RH e líderes empresariais precisam de dados sobre qualquer aspeto do ciclo de vida dos colaboradores, podem aceder facilmente a informações centralizadas no seu software de RH. Se falarmos de um software multi-tenant como o Cezanne HR, melhor ainda.
Isto porque os módulos integrados da Cezanne HR reúnem todos os dados da força de trabalho que um profissional de RH pode precisar. São centralizados, alojados num local seguro e facilmente acessíveis. Permite eliminar papelada, formulários e cálculos manuais. Bem, sabes, todas aquelas coisas que demoram tempo.
