A síndrome de Burnout está a se tornar cada vez mais comum entre os profissionais de RH . Considerando que as funções desta área se expandiram exponencialmente nos últimos anos, é fácil compreender o motivo desse esgotamento. A solução pode muito bem ser delegar tarefas.
Desde que o RH se tornou um parceiro estratégico das empresas, as demandas diárias de sua função multiplicaram-se por dez. Consequentemente, a pressão sobre as equipas de Recursos Humanos é enorme. Delegar tarefas é uma das chaves para “descongestionar” a área de recursos humanos. No entanto, nem sempre é fácil passar o bastão.
Por que os profissionais de RH precisam delegar tarefas?
Quando os Recursos Humanos enfrentam problemas, toda a organização também os enfrenta. E, sendo um dos departamentos tradicionalmente menores da empresa, não é de se admirar que a carga de trabalho se torne esmagadora. Tanto que, várias pesquisas revelaram que 98% dos profissionais de RH relataram ter sofrido burnout em 2022.
A natureza muitas vezes reativa dos Recursos Humaos também pode ser complexa. Tarefas como responder a consultas recorrentes, resolver incidentes e problemas do dia-a-dia em tempo real, dificultam a concentração em atividades mais estratégicas. Se a isto acrescentarmos a implementação de várias iniciativas de Recursos Humanos, tarefas administrativas, gestão de proteção de dados ou medidas de segurança inerentes a qualquer organização, encontrar tempo para respirar torna-se cada vez mais difícil.
Quando pensamos em delegar tarefas, geralmente achamos mais fácil falar do que fazer. No entanto, aqui estão algumas ideias para ajudar os gestores de RH a saber onde podem começar a delegar eficazmente.
Selecione as tarefas que podem/devem ser assumidas
Quer seja o planeamento de um evento ou tarefas administrativas, os Recursos Humanos são muitas vezes a primeira área em que se pensa. No entanto, nem sempre essas tarefas são da sua competência .
Infelizmente, tornar-se o “sim” para tudo na organização, resulta em perder tempo para lidar com responsabilidades estratégicas essenciais que apenas os Recursos Humanos podem realizar. Por isso, é importante ter consciência do “espaço disponível” da sua equipa de Recursos Humanos, tanto em termos de tempo quanto de capacidade mental.
Se perceber que a sua equipa de Recursos Humanos está sobrecarregada de responsabilidades, é hora de considerar quais tarefas devem ser prioritárias. Quanto as restantes, será que não há a possibilidade de passar algumas para outras equipas, cargos superiores ou pessoas fora do departamento?
Explore as possibilidades da automação
Se uma tarefa não puder ser terceirizada ou transferida, é muito provável que ela possa ser automatizada. Os sistemas modernos de Recursos Humanos oferecem várias formas de automatizar tarefas administrativas rotineiras ou repetitivas . Isso permite que libere tempo e que a equipa de Recursos Humanos se concentre em responsabilidades e projetos de maior valor agregado.
Por exemplo, as ferramentas de criação de formulários e recursos de onboarding, como as oferecidas pelo sistema Cezanne HR, permitem que os utilizadores criem modelos para formulários, listas de verificação e notificações frequentemente usados. Uma vez configurados, estes modelos já pré-definidos podem ser automaticamente enviados aos funcionários pela equipa de Recursos Humanos, com muito pouco tempo e praticamente zero esforço envolvido.
Os portais de Recursos Humanos e os espaços de trabalho partilhados também ajudam a reduzir a carga de trabalho. De maneira muito simples, os funcionários têm fácil acesso a recursos, ferramentas e políticas relevantes quando necessitam. Evita dessa forma a necessidade de recorrer aos Recursos Humanos para obter informação.
Em suma, não é mais necessário perguntar aos Recursos Humanos como fazer ou onde encontrar determinadas coisas. Tudo está no espaço de trabalho, centralizado. Esta ferramenta demonstrou ser um excelente sistema para partilhar informações.
Se, além disso, utilizar um software de Recursos Humanos com certificação ISO-27001, a área de gestão de pessoas pode transferir a “carga” associada à privacidade e proteção de dados para as áreas ou pessoas adequadas. Se, por outro lado, integrar o seu software com uma solução de processamento de salários, a externalização de tarefas administrativas será bem-sucedida. A sua equipa de recursos humanos poderá então retomar o controlo sobre a sua função estratégica.
Aprimore a comunicação
Muitos líderes empresariais têm receio de delegar tarefas. Eles agarram-se a certas funções sob o pretexto do tempo, eficiência ou qualidade com que devem ser concluídas. Afinal, se é algo que fazem regularmente, é natural pensar que farão mais rápido do que teriam de explicar ou formar alguém para fazê-lo.
No entanto, esta forma de pensar pode levar a muitas tarefas inacabadas. Atividades que permanecem pendentes por tempo indeterminado. É por isso que é tão importante estar ciente de como as tarefas são comunicadas aos membros da equipa. E garantir que o apoio necessário para o sucesso seja fornecido desde o início. Aqui estão algumas questões a ter em mente:
- Qual é o “objetivo final” da tarefa?
- Existem prazos ou metas a cumprir?
- São necessários recursos ou ferramentas adicionais para concluir a tarefa?
- Seria útil ou apropriado ter uma conversa de “controle” no meio da tarefa?
Trate a delegação como uma oportunidade de desenvolvimento profissional
Nos últimos anos, tem sido frequentemente repetido que as oportunidades de formação e desenvolvimento podem influenciar decisivamente a visão de um colaborador sobre a sua empresa.
Tratar a delegação de tarefas como uma oportunidade de desenvolvimento profissional pode fazer com que a redistribuição de responsabilidades beneficie todos os envolvidos. Identifique, por meio de prévias avaliações de desempenho, feedback verbal ou simples observação quotidiana, as competências e objetivos que os membros da equipa já possuem ou pretendem desenvolver e utilize-os para informar como as tarefas são delegadas.
Distribuir responsabilidades tendo em conta os objetivos de aprendizagem e desenvolvimento garante duas coisas. Primeiramente, que a equipa de Recursos Humanos utiliza o seu tempo em benefício da empresa. Em segundo lugar, que pode acelerar o desenvolvimento profissional do talento interno da organização. No entanto, é importante ter em mente que isto pode exigir algum tempo de adaptação.
