Aunque el coste de las soluciones de gestión HR ha disminuido drásticamente en los últimos años, muchas organizaciones siguen resistiéndose aún a implementar el cambio tecnológico y continúan gestionando sus datos HR con documentos en papel, hojas de cálculo o sistemas de gestión arcaicos. Puede ser muy frustrante para las personas que trabajan en el entorno HR adaptarse a sistemas obsoletos que provocan una pérdida de tiempo increíble e impacta negativamente sobre la productividad.
Quería reflexionar sobre los tres principales imperativos que dejan clara la necesidad de implementar con cierta urgencia, un sistema de gestión HR en la empresa moderna.
Cumplimiento GDPR
Con la nueva legislación sobre protección de datos personales a la vuelta de la esquina, es más importante que nunca, controlar la información de los empleados que se maneja y, por supuesto, mantenerla a salvo de cualquier injerencia -interna y/o externa-.
El nuevo GDPR entrará en vigor el próximo 25 de mayo, imponiendo la necesidad de cumplir numerosos requisitos, incluida una mayor información a los empleados sobre los derechos que tienen sobre los datos que les conciernen y un mayor énfasis en la seguridad y la transparencia.
El incumplimiento de las nuevas reglamentaciones puede tener importantes repercusiones económicas para la empresa, con sanciones que pueden llegar a alcanzar hasta el 4% de su facturación anual.
Pero ¿cómo puede un software HR en cloud como Cezanne HR ayudar a las empresas a cumplir con el nuevo GDPR?
- Más seguro que un Excel o que los documentos en papel: ¿dónde se almacenan los datos relacionados con la gestión de personas de tu empresa? ¿Quién puede acceder a esa información? Tanto el Excel como los documentos en papel son poco accesibles, difíciles de rastrear y nada seguros. El mejor software HR en SaaS está diseñado poniendo especial atención en la seguridad, asegurando la protección de los datos que maneja. Esto significa que se minimiza el riesgo de incurrir en el incumplimiento del GDPR y con ello, la posibilidad de recibir una sanción económica.
- Más preciso: con el nuevo GDPR aumenta la responsabilidad sobre los datos de los empleados y se debe garantizar que toda la información está siempre actualizada. No es sencillo si los empleados no tienen acceso a los datos. Sin embargo, con un software HR moderno, cada empleado puede verificar su información y actualizar sus datos sin que el responsable de Recursos Humanos pierda el control sobre los mismos.
- Respuesta más rápida a cada solicitud: de acuerdo con el GDPR cada uno tiene derecho de solicitar el acceso a sus datos personales y esa solicitud debe ser satisfecha dentro de un plazo de tiempo razonable. Un sistema HR permite responder a este requerimiento de manera eficiente, rápida y sin complicaciones.
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Negocios más eficientes
Al justificar el presupuesto para el nuevo software de recursos humanos, debes dejar claro que se trata de una inversión y no de un gasto, que es un fin en sí mismo y que traerá beneficios a todos, no solo a recursos humanos. Al automatizar muchas de las tareas diarias, el software liberará tiempo para que los managers y empleados se centren en aspectos más significativos de su trabajo.
- Mejorar de la eficiencia: administrar hojas de cálculo e introducir datos manualmente puede llevar mucho tiempo y es casi seguro que no es la parte favorita del trabajo de nadie. Los procesos manuales que no están automatizados son los que roban más tiempo a Recursos Humanos; en lugar de perder el tiempo y, en consecuencia, dinero, automatizar la aprobación de solicitudes de vacaciones, la inserción de ausencias, garantizando la precisión de los datos, te permite centrarte en aspectos más estratégicos de tu trabajo.
- Reducir errores: los errores humanos causan datos inexactos; Puede ser frustrante trabajar con archivos de Excel que van de un lado para otro y nunca sabes qué versión es la más actualizada. Usar un software HR significa tener todos los datos centralizados en un solo espacio, asegurando que todos estén trabajando con la información más actualizada y reduciendo el riesgo de errores.
Mejor gestión de la información
La recopilación de todos los datos de los empleados en un solo sistema no solo ahorra tiempo y dinero, sino que simplifica la gestión de datos personales y facilita la identificación de tendencias. Esto puede tener un impacto muy positivo en la eficiencia de la empresa, lo que permite tomar decisiones mejor informadas.
Por ejemplo:
- ¿Hay una tendencia en las ausencias durante la semana? ¿Cuál es el motivo?
- ¿Vas a trabajar horas extras en tu tiempo libre?
- ¿Hay demasiados empleados que abandonan la empresa? ¿Se concentran en un departamento específico?
- ¿Los empleados que participan en cierto curso de capacitación tienen un mejor desempeño?
- ¿Cuántos empleados no alcanzaron el objetivo de rendimiento el año pasado? ¿Por qué?
Utilizar un software HR para identificar tendencias permite a la empresa llegar a la raíz de los problemas, intervenir rápidamente y mejorar la productividad.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.