Cómo elegir la solución HR SaaS más indicada para ti

Illustration of people using devices connected to the internet

Hoy en día, el mercado del software HR está dominado por dos tipos de sistemas. Aquellos que han sido «habilitados para la Nube» o «migrados» a la Nube, y aquellos que fueron desarrollados para el Cloud. Descritos de varias maneras como basados en la web, basados en la Nube, entregados online, en la Nube o como software como servicio, comparten una característica común. En lugar de instalarse en tu propio equipo (y ser gestionado por tu equipo de TI), es el proveedor el que aloja el software en un entorno de computación en la nube. Se accede a él online, a través de Internet.

Al igual que Cezanne HR, la mayoría de los sistemas Cloud HR están diseñados para cubrir una amplia gama de procesos de gestión de Recursos Humanos, desde la administración central de personas, la contratación y la incorporación de empleados, hasta la gestión de las ausencias y el rendimiento o el talento.

Sin embargo, no todos los sistemas HR en Cloud son iguales. Muchos son aplicaciones de Recursos Humanos más antiguos que a los que se les ha ido incluyendo funcionalidades online. Como resultado, carecen de muchas de las ventajas de los nuevos sistemas HR. «nativos en Cloud» que se han diseñado teniendo en cuenta la mejora continua y la implementación rápida.

 

Los beneficios de las mejores soluciones HR en Cloud

Una forma más ágil, rentable y accesible de conectar a tus empleados

Ahorro inmediato de costes

Con SaaS, no hay necesidad de comprar hardware o software adicional, ni de tener personal de TI disponible para configurarlo y administrarlo. Todo lo que se requiere para mantener el sistema de recursos humanos seguro y funcionando sin problemas, desde la copia de seguridad de los datos hasta el mantenimiento del cortafuegos, es gestionado por el proveedor.

Rápida configuración

Sin nada que comprar o instalar, empezar es mucho más sencillo. Los proveedores de SaaS HR normalmente pueden darte un acceso a su propia 'instancia' en sólo un par de horas. Al igual que Cezanne HR, también pueden proporcionar herramientas o asistencia para ayudar con la importación de datos y otras actividades de configuración. Más información sobre asistencia técnica.

Rápida recuperación de la inversión

Sin requisitos de software o hardware y con un proceso de implementación más rápido, el retorno de la inversión es casi siempre más rápido que para los sistemas HR. internos o alojados. De hecho, dado que los proveedores de SaaS suelen añadir nuevas funciones, prácticamente, cada mes, es probable que el valor que obtengas de tu sistema aumente en lugar de disminuir con el tiempo. Ver precios de SaaS HR.

Fácilmente Accesible

Como las soluciones SaaS están diseñadas para ser utilizadas online, el autoservicio de los empleados se integra desde el principio. La mayoría debería tener un robusto workflow de seguridad y aprobación basado en roles, de modo que los procesos de Recursos Humanos se manejen de manera efectiva y los datos confidenciales se mantengan seguros. Algunos, como Cezanne HR, también tienen capacidades globales (internacionales) en su núcleo.

Siempre al día

Los proveedores de SaaS implementan automáticamente nuevas características para todos sus clientes tan pronto como se lanzan. Los lanzamientos son más frecuentes también, ya que las aplicaciones SaaS son más fáciles de extender. Nunca te encontrarás con un Sistema desactualizado.

Mejor uso del tiempo

Administrar y actualizar el software puede ser una gran distracción, tanto para ti como para tus colegas de TI. Con SaaS, el proveedor se encarga del sistema, incluyendo la aplicación de las últimas actualizaciones, para que puedas concentrarte en lo que más importa.

Agilidad integrada

Con SaaS, es más fácil flexibilizar el sistema para satisfacer tus requerimientos. Podrás añadir -o eliminar- empleados o usuarios cuando lo necesites, o desplegar el sistema en nuevos países. La infraestructura de tu proveedor se habrá configurado a escala contigo.

Sin tiempos de inactividad no programados

La mayoría de los sistemas SaaS están alojados en centros de datos de última generación, con procesos establecidos para proteger automáticamente tu sistema en caso de que algo salga mal, en cualquier momento del día o de la noche. En Cezanne HR, tenemos un impresionante récord del 100% de disponibilidad.

Cinco preguntas clave para hacerle a tu proveedor software HR

La popularidad de las soluciones online de Recursos Humanos y la facilidad con la que se pueden desarrollar interfaces web para sistemas más antiguos implica que casi todos los proveedores de software HR pueden decir que su solución puede entregarse en SaaS (Software como Servicio) o que está basado en la Nube. Sin embargo, simplemente desarrollar una interfaz web para una aplicación antigua y trasladarla de servidores internos a una plataforma de infraestructura en la Nube, no significa que estos sistemas ofrezcan los mismos beneficios que los mejores sistemas de recursos humanos que se han desarrollado desde cero para aprovechar. las últimas tecnologías SaaS y Cloud optimizadas en cuanto a costes y rendimiento.

Afortunadamente, las verdaderas soluciones HR SaaS nativas de la Nube tienen una serie de características comunes, que deberían ayudarte a diferenciar a los pretendientes de la nube de aquellos proveedores que han invertido tiempo y dinero en hacer que sus soluciones sean realmente nativas en Cloud.

1. ¿Es su sistema multi-tenant?

Con este enfoque, todos los clientes comparten la misma base de código central, pero tienen su propia instancia. Piensa en ello como en el alquiler de un apartamento. Tienes tu propio espacio seguro, pero compartes las zonas comunes. Si el propietario actualiza el ascensor, vuelve a remodelar la escalera o agrega una terraza en la azotea, todos los inquilinos se benefician. Sin embargo, a diferencia de un propietario, los proveedores de SaaS no deben aumentar el coste de su servicio solo por mejorar una característica que ya tiene.

El enfoque multi tenant permite a los desarrolladores de software mantener bajos los costes e incrementar las mejoras. Con un solo código basado en el mantenimiento, todos sus esfuerzos pueden continuar mejorando un único sistema y optimizarlo para el entorno seguro específico en el que se despliega.

Hemos notado que algunas personas no están demasiado convencidas (más bien un poco nubladas) cuando se trata de explicar la arquitectura de sus productos. Si no han invertido en dar el salto a una arquitectura multi tenant, tratan de justificar su enfoque argumentando que estas soluciones no son tan seguras y que no funcionan tan bien como las alternativas con un solo arrendatario. Desde luego, si eliges al proveedor correcto, eso no es verdad. Pídeles que justifiquen su respuesta.

2. ¿El Sistema se personalizará solo para mí?

La respuesta debería ser «no, pero podemos considerar incluir la nueva característica que quieras en una versión futura, para que todo el mundo pueda beneficiarse de ella». La clave del éxito de SaaS es que todos los clientes comparten el mismo código, lo que significa que los proveedores pueden gestionar todos sus recursos de forma eficiente y que tú te beneficia de costes más bajos y mejoras de producto más frecuentes. Los mejores sistemas SaaS incorporan una gran flexibilidad de configuración, por lo que puedes configurar el sistema para que funcione de la forma que necesitas. Esto no significa que la funcionalidad del sistema sea fija, al contrario, con las verdaderas soluciones SaaS, las nuevas mejoras se lanzan de forma regular, a veces incluso mensualmente. Si tienes una gran idea, díselo a tu proveedor. Si otros clientes también lo quieren, es probable que se añada.

3. ¿Puedo optar por no recibir las actualizaciones?

Si puede. Eso significa que tu proveedor gestionará varias copias de tu software, en lugar de una sola, más fácil de gestionar y con una base de código optimizada en cuanto a costes. Puede parecer que tienes más control si accedes a las actualizaciones cuando te conviene, pero en realidad los proveedores de SaaS se esfuerzan por minimizar las interrupciones y te permiten «activar» nuevas funciones a medida que están disponibles. Por lo tanto, la elección se convierte en algo tan sencillo como: si quieres mantener el sistema al día y encontrar formas de aprovechar las nuevas funciones que están disponibles, o si prefieres arriesgarte a quedarte atrás.

4. ¿Cómo de rápido puedo obtener el permiso para acceder a mi Sistema HR?

Los sistemas desarrollados para un enfoque multi tenant ya están funcionando en la Nube. El proveedor solo tardará unos minutos en configurar la ‘instancia’ de tu sistema y proporcionarte un nombre de usuario. Naturalmente, mientras tanto, puedes iniciar sesión y comenzar a explorar las características y funcionalidades de tu nuevo aplicativo, aunque luego dediques el tiempo que necesites para cargar los datos y configurar el sistema para que funcione de la manera que quieres. Algunas compañías, como Cezanne HR, brindan un apoyo extra para que también estas tareas se puedan realizer con suma rapidez.

5. ¿Puedo instalar el software HR internamente, en mis propios servidores?

Si la respuesta es afirmativa, es poco probable que esté comprando un sistema optimizado para la Nube. Es demasiado difícil desarrollar y mantener sistemas que funcionen tanto en servidores internos como en entornos de computación en la Nube.

Muchos proveedores actualles, están simplmente cambiando el nombre de modelos de implementación antiguos o convencionales, pasándolos a denominar SaaS, On Demand o Cloud. Estas soluciones, inevitablemente no cumplen con las expectativas del cliente en cuanto a agilidad, estandarización y eficiencia. Los compradores de tecnología deben saber qué diferencia a SaaS de otros modelos bajo demanda que se suben a la Nube y se autodefinen como SaaS.

Forrester

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