Se trata, sin duda, de un tema importante al que debemos dedicar especial atención para ayudar a los responsables de recursos humanos de la organización a identificar las mejores prácticas y las estratégicas más eficientes para la “entrada en acción” de los nuevos empleados.
Diseñar un plan bien estructurado y que funcione requiere de la inversión de tiempo y los recursos necesarios, tanto en la fase inicial de elaboración, como en la de implementación; de hecho, es inútil dibujar fantásticos propósitos, super decálogos de incorporación y acogida, si después, eso no se manifiesta en una verificación continua de la implementación. Disponer de estrategias de incorporación y/o acogida pre-establecidas es verdaderamente útil porque marcará la hoja de ruta -explicará qué hacer, qué pasos dar, cómo actuar, …- cada vez que llegue un nuevo empleado a la compañía. No obstante, habrá que cambiar o, mejor dicho, personalizar nuestra actuación, dependiendo de la persona que llegue a la empresa. En cualquier caso, insisto que es fundamental prestar atención al recién llegado durante sus primeros meses en la organización para asegurarnos de que los planes establecidos se ponen en marcha y, por supuesto, para ajustarlos si, por lo que sea, entendemos que no están funcionando.
El objetivo de un plan de Onboarding deberá ser proporcionar al recién llegado toda la información y herramientas necesarias para realizar bien su trabajo, de una manera sencilla y con la tranquilidad de que su actuación se ajusta a los requisitos establecidos por la compañía. Por ello, son varios los aspectos que se deben poner sobre la mesa: desde las dotaciones necesarias para garantizar que el empleado dispone de las soluciones, herramientas y materiales adecuados para el desempeño de su actividad -desde el primer día-, hasta las claves de la política corporativa de la organización, pasando, naturalmente, por el conocimiento de todo su equipo, tanto, superiores a los que deberá reportar, como subordinados a los que deberá impulsar, motivar y, por evaluar.
Lo que hemos dicho hasta ahora, tiene que ver con la elaboración e implementación de un plan eficaz de acogida o, como llaman los anglosajones Onboarding, un término muy utilizado también en el mercado español. Parece algo sencillo, pero, en realidad no lo es. Hay muchos aspectos que se deben tener en cuenta y, mucho más, cuando se trata de involucrar a diferentes personas dentro de la organización.
No obstante, hay algunas cuestiones administrativas que, si se gestionan adecuadamente, pueden simplificar -y mucho- el proceso:
- Lo primero que hay que hacer es determinar qué información es necesario que tenga el nuevo empleado y asegurarnos de tenerla a mano para que no pierda tiempo en buscarla o se sienta desplazado por no tener acceso a la misma. Esto no significa que se sumerja en el estudio de cuestiones que acabará olvidando, sino de ponerlo en la disposición de poder moverse con facilidad en la compañía sin tener que pedir ayuda continuamente. Estamos hablando de información práctica: aparcamiento, hora del almuerzo, ubicación de los baños, personas que conforman el equipo, instalaciones, política de recursos humanos, … Además, existe también información relevante sobre la cultura y la visión corporativa que también deberá tenerse en cuenta: ¿cuáles son los valores y los objetivos de la empresa? ¿Qué contribución puede aportar cada uno?, …
- Aunque acabamos de decir que es importante facilitar al recién llegado toda la información que necesite -desde el principio- tampoco hay que ser impacientes y esperar que el nuevo empleado vaya a ser autónomo desde los primeros días. La sugerencia es partir de la información que sea realmente esencial para que la incorporación, en realidad, se haga de una forma gradual y que cada día el recién llegado pueda sentirse parte del equipo y vea reconocido el valor de su trabajo. Establecer un modelo que no sea apresurado, también permite ajustar el proceso si vemos que algo no funciona como se esperaba e intervenir antes de que sea demasiado tarde.
- Precisamente porque estamos hablando de que el camino es largo, -la integración efectiva dura de 3 a 6 meses- la planificación debe incluir fechas límites que permitan hacer un seguimiento sobre el desarrollo de las actividades a realizar, y poder comprobar si se completaron, o no, según lo planificado. Dar tiempo es esencial para no sobrecargar al recién llegado, pero también, es importante no prolongar demasiado el proceso porque podríamos desaprovechar el potencial por el que fue contratado. En realidad, son muchas cosas a tener en cuenta y bajo control: lo que hay que hacer, el tiempo, las personas involucradas en el proceso, … Si utilizas un software HR, es muy probable que este ya incorpore funcionalidades específicas dedicadas a gestionar el Omboarding y la vida laboral de los empleados, como las listas de tareas y notificaciones de plazos que te ayudarán a tenerlo todo controlado.
- A veces los managers o los empleados más seniors a quienes se les pide que ayuden a integrar a un nuevo colaborador, viven este proceso más, como una molestia, una pérdida de tiempo, que como una tarea importante a la que deben prestar atención, por lo que acaban por no prestar la atención adecuada. Cuando esto sucede, el recién llegado experimentará -casi seguro- una sensación de desorientación muy desagradable y tendrá la impresión de ser una carga molesta para las personas con las que tendrá que trabajar. Hay que evitar -por todos los medios posibles- que esto suceda y aclarar a todas las personas implicadas cuál es su rol y lo que se espera de ellas, así como trasladarles lo importante que es para la organización la puesta en marcha, el desarrollo, en definitiva, de un plan de acogida eficiente.
En fin, estas son solo algunas sugerencias cuya implementación creo que pueden ser verdaderamente útiles para la integración del nuevo empleado en el grupo y para impulsar su productividad e implicación en el negocio.
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Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.