Fidelización y participación de voluntarios: cuatro formas en las que el software de recursos humanos puede ayudar

El principio del año suele ser una época de buenos propósitos. Quizá, entre los tuyos esté el de participar en algún proyecto solidario o realizar más acciones de voluntariado. Esta idea me hace pensar en el esfuerzo -no solo económico- que realizan las empresas del tercer sector para mantener a flote sus recursos. Sin ir más lejos, durante estas Navidades he recibido la llamada de un par de organizaciones con las que colaboro y he pensado en lo complicado que debe ser gestionar, coordinar y dirigir una ONG.

Algunos de los últimos informes que he revisado al respecto de cómo optimizar los recursos de una Organización sin Ánimo de Lucro, apuntan a la existencia de una considerable brecha tecnológica entre diferentes entidades de voluntariado de acción social. Especialmente me llama la atención el desconocimiento que tienen sobre los múltiples beneficios que puede aportar, por ejemplo, un software de gestión de recursos humanos.

Entretanto, seguimos encontrándonos en la prensa noticias sobre cómo las grandes organizaciones benéficas redoblan sus esfuerzos por atraer a más voluntarios. España es un país solidario y generoso, de eso no me cabe duda. Pero, muchas veces, preferimos ayudar con dinero y no tanto con nuestro tiempo. Siendo así, es más importante que nunca que las ONG sean capaces de “seducir” a sus posibles voluntarios para que se incorporen a sus proyectos. Pero, también, que puedan fidelizarlos, una vez que ya forman parte del equipo y están capacitados -previa formación específica- para las funciones que deberán desempeñar.

 

Entonces, ¿qué pueden hacer las ONGs para seleccionar y, sobre todo, para conservar a los voluntarios que ya han incorporado y capacitado?

La motivación importa

Según el informe Time Well Spent Report de NCVO, que analiza la experiencia del voluntariado, el factor clave que influye en su motivación tiene que ver con la satisfacción que obtiene con lo que se hace. Y, esto, a su vez, está relacionado con:

• Apreciación o Reconocimiento: saber que sus esfuerzos son valorados
• Inclusión o Pertenencia: sentir que realmente se es parte de la organización
• Impacto: saber que sus habilidades se están utilizando de la mejor manera posible
• Profesionalidad: tener el apoyo necesario para hacer bien su trabajo.

Estos hallazgos no son innovadores. No son nuevos. Pero la falta de presupuestos y la disposición de un tiempo limitado hace que los equipos no reciban todo el apoyo que necesitan de manera continuada para garantizar una experiencia de voluntariado positiva, sostenible y motivadora.

¿Qué puede aportar la tecnología?

Una encuesta reciente de Charity Digital descubrió que el 95% de las organizaciones benéficas nunca han utilizado un software de recursos humanos, por lo que están perdiendo una parte poderosa y eficiente del arsenal tecnológico de cualquier organización benéfica.

Un software de recursos humanos actual es radicalmente diferente a las herramientas de gestión de recursos humanos del pasado. Los sistemas actuales están diseñados, teniendo en cuenta a toda la fuerza laboral, y no solo reducen drásticamente el papeleo del área de recursos humanos, sino que ofrecen formas nuevas y emocionantes de conectar, involucrar y apoyar a la fuerza laboral. Además, también son considerablemente más baratos que antes, lo que hace que sean asequibles casi para todas las organizaciones sea cual sea su tamaño.

Entonces, se me ocurren cuatro formas para que el software de gestión de recursos humanos pueda ayudar a retener e involucrar a los voluntarios de una ONG.

1. Hacer que los voluntarios se sientan apreciados

Ya hemos mencionado la importancia que tiene para el voluntariado el reconocimiento de su labor. Los voluntarios invierten gran parte de su tiempo personal para poder cumplir su misión, por lo tanto, si bien un simple reconocimiento puede ayudarles a mantener su compromiso, esto, por sí solo, no será suficiente. Desarrollar un sentimiento de aprecio sincero requiere de una conversación bidireccional: este encuentro será una oportunidad para que los voluntarios no solo escuchen de sus responsables lo mucho que importan para el proyecto, sino que también les permitirá compartir sus logros y sus lecciones de vida, lo que han aprendido por el camino y cómo pueden aprovecharlo para mejorar su trabajo y el de la organización en el futuro.

Un software de gestión de recursos humanos como Cezanne HR se puede utilizar como un centro de retroalimentación que simplifica la organización y la anotación de ‘registros’ regulares (reuniones individuales semi-formales) entre los voluntarios y sus coordinadores. Las conversaciones, las acciones acordadas registradas y los seguimientos programados pueden anotarse, para tenelo todo bajo control en el próximo check-in. Y, si, por ejemplo, un supervisor se va, será más fácil para el nuevo coordinador retomar la conversación en el punto en el que se quedó.

2. Incluir voluntarios en su comunidad

¿Con qué frecuencia se incluyen voluntarios en los programas de Onboarding, ¿Tienen estos voluntarios, recién llegados, la oportunidad de conocer a sus colegas, aunque sea digitalmente?, ¿Se comparten con ellos las últimas noticias de interés sobe la organización? La mayoría de las organizaciones que dependen de voluntarios se esfuerzan por conseguir que estos se sientan parte de su comunidad, pero no siempre es fácil encontrar el tiempo necesario para gestionar todo lo que se precisa.

Un software de recursos humanos ayuda a simplificar la conexión online entre todos y a garantizar que se envíe la información correcta a las personas adecuadas en el momento preciso. Por ejemplo, con el módulo Onboarding y Vida Laboral de Cezanne HR, se pueden configurar portales personalizados de ‘bienvenida’ en los que mostrar todo lo que representa la organización, crear vínculos a información útil y proporcionar una imagen más cercana de las personas con las que se trabajará. Estos sistemas de Onboarding también facilitan la asignación de tareas para asegurarse, por ejemplo, de que se haya organizado correctamente la formación, que se gestione de manera correcta la presentación de los equipos o que se haya programado el primer check-in. Es una manera fácil de garantizar que los nuevos voluntarios se sientan parte de su comunidad desde el principio.

3. Saber dónde pueden tener un mayor impacto

Muchas veces nos encontramos con voluntarios que dicen tener habilidades y experiencia que les gustaría usar y que actualmente no están utilizando.

Por regla general, mantener actualizada a través de una hoja de cálculo, una base de datos con información personal sobre el voluntario ya es bastante difícil. Cuando lo que se quiere es hacer un seguimiento de los cambios en las habilidades y la experiencia de los voluntarios es aún más difícil.

Con un software online de recursos humanos, es fácil proporcionar acceso seguro de autoservicio a los voluntarios para que puedan mantener su propia información de manera autónoma. Eso sí, siempre con la opción de autorizar determinados cambios. Permitir que los voluntarios administren sus propios datos personales también marca otra casilla: el requisito del cumplimiento del GDPR para asegurarse de que la información personal que tiene esté actualizada y accesible.

Obviamente, el sistema de recursos humanos puede ir mucho más allá en términos de aprovechamiento del valioso tiempo de voluntariado, haciendo que pueda emplearse en funciones de valor añadido, por ejemplo, ayudando con la programación, publicitando la próxima formación o nuevas oportunidades de voluntariado, o simplemente proporcionando enlaces a los logros de las organizaciones. En definitiva, ayudar a que los voluntarios puedan ver fácilmente que su contribución está creando un cambio positivo.

4. Mantener la profesionalidad con procesos organizados.

Está claro que las cosas podrían estar mucho mejor organizadas.

Si trabajas en el entorno de los Recursos Humanos, sabrás lo importante que es no omitir las actividades administrativas esenciales; pero también reconocerás lo frustrante que puede ser si no se gestionan de una manera eficiente. Si se les pide a los voluntarios que brinden la misma información una y otra vez, que respondan a las preguntas rápidamente o que tengan que insistir para cobrar los pagos de gastos, es fácil que se desenganchen y se desilusionen.

Un software de recursos humanos puede ayudar a racionalizar todos los procesos y a ahorrar tiempo, de modo que todos puedan concentrarse por completo en actividades más productivas. Las funciones de autoservicio que permiten a los voluntarios acceder a documentos importantes como políticas o procedimientos, editar su información o completar documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo evita la molestia de tener que “perseguirles”. Los formularios online pueden facilitar el proceso de enviar solicitudes de gastos, comunicar problemas o solicitar asistencia, y los recordatorios y notificaciones automáticas harán que no se pierdan las actividades clave, como actualizar la formación obligatoria. Y, con todos los datos administrados en un solo lugar, es mucho más fácil hacer que todo funcione sin problemas.

Por lo tanto, la próxima vez que revises tu estrategia para mejorar la participación y retención de voluntarios, vale la pena agregar un software de recursos humanos a la ecuación. Podría ayudarte a mejorar, no solo la experiencia de los voluntarios, sino también a tu fuerza laboral más amplia.