¿Qué te ha distraído hoy? ¿El sonido continuo de los mails que llegan a tu bandeja de entrada? ¿El teléfono que no para de sonar? ¿O, simplemente es que trabajar desde casa no te deja separar lo profesional de lo personal? Para aumentar la productividad laboral hay que poner el foco en todo aquello que te hace perderlo
No todas las horas de trabajo son igualmente productivas. De hecho, hay algunos informes que cifran el “tiempo perdido” en torno a una hora y media diaria. Si conviertes ese tiempo en dinero, verás que la pérdida económica no es poca cosa. Pero, lo más preocupante de todo es que esa improductividad se haga crónica. E, incluso, que vaya en aumento.
Así que, es importante averiguar qué causa esa pérdida de productividad. Las pausas para el café, las conversaciones banales, el aburrimiento y la desmotivación, las reuniones continuas e interminables, el exceso de emails, … No sé, un cúmulo de cosas que hacen perder el foco. La cuestión no es tanto trabajar desde casa, o acudir a la oficina. El problema tiene una raíz más profunda que, simplemente, el entorno laboral.
Se me ocurren algunas cosas que, quizá puedan ayudarte a aumentar la productividad laboral en tu organización:
Abandona las distracciones
La pérdida de productividad es un problema que RRHH no puede ignorar. Ni desde una perspectiva personal. Ni en términos de apoyo a los empleados para que sean lo más productivos posible. Para ser honestos, las cifras, así en general, asustan: la productividad en España se sitúa por debajo del 60%.
Pero, trabajando en RRHH hay muchas cosas que puedes hacer para ayudar a resolver los problemas de productividad en el trabajo.
Tomar la iniciativa tiene muchos beneficios. Podrás demostrar el valor empresarial de tu departamento, incluida su capacidad para cumplir objetivos difíciles y plazos rígidos. Además, podrás ayudar a los empleados a gestionar su propio rendimiento. Eso sí, recuerda que deberás poner a su disposición las herramientas y técnicas adecuadas. Esto puede ayudarles a optimizar su jornada. Es decir, a aprovechar más y mejor su tiempo. Y a alcanzar esos objetivos empresariales tan importantes, independientemente de dónde y cuándo realicen sus tareas. Y, sí, todo ello ayudará a aumentar la productividad laboral en la organización.
En RRHH es casi imposible no distraerse de vez en cuando. Hay tantas peticiones, solicitudes, demandas, … que encontrar la mejor manera de compaginar todas las responsabilidades y seguir siendo productivo puede ser un gran reto. Para no perder el foco incluso en los picos de trabajo más altos, hemos reunido algunos consejos rápidos sobre cómo trabajar de forma más inteligente, romper con los malos hábitos y aumentar tu propia productividad personal. No siempre se trata de hacer grandes cambios. Incluso los pequeños pasos pueden mejorar la forma en que empleas tu tiempo. Y una vez que empieces a ver los resultados de una actividad más centrada, te animarás a seguir dando esos pasos para obtener resultados aún mejores.
Identifica las fugas
Da un paso atrás y piensa qué es exactamente lo que te roba el tiempo. Eso que te impide alcanzar tus objetivos diarios. Si estás en una oficina, ¿es la gente la que irrumpe en tu espacio para mantener conversaciones no programadas? ¿O tal vez sea el flujo constante de emails o whatsapp lo que te dificulta la concentración?
Si puedes identificar dónde están las fugas en tu gestión del tiempo, podrás empezar a tomar medidas para combatirlas. Utilizar un software de gestión del tiempo te ayudará a identificar y administrar mejor tus prioridades.
Deja de hacer varias cosas a la vez
Nos han hecho creer que la capacidad de hacer malabarismos con muchas bolas a la vez es algo positivo. Pero la verdad es que la multitarea no es un enfoque productivo. Significa que se gasta energía y capacidad cerebral en bucle en diferentes direcciones en lugar de centrarse en hacer una sola cosa bien. Las investigaciones más recientes sugieren que las personas altamente productivas sólo trabajan en una tarea a la vez.
Aborda primero lo más importante
¿Cuántas veces has mirado tu lista de tareas pendientes y has elegido, hacer primero, lo más fácil? Luego, antes de que te des cuenta, ya es tarde y ni siquiera has empezado la tarea más importante con el plazo más urgente.
Es humano querer ir a por lo fácil. Y obtener la satisfacción de tachar muchas tareas de la lista. Pero esto no es productivo si las tareas que haces no son las más importantes. Por lo tanto, intenta abordar primero las tareas más críticas. Aprovecha los momentos en los que tienes más energía y mejor concentración.
Bloquea el tiempo
Reservar tiempo para una reunión en tu agenda, lo ves claro. Pero ¿con qué frecuencia reservas tiempo para trabajar en un proyecto o tarea concreta? Lo cierto es que, si asignas un tiempo en tu calendario para trabajar en algo concreto, es mucho más probable que lo hagas que si simplemente lo añades a tu lista de tareas. Trabajar en bloques de tiempo también puede ser útil.
Prueba a programar una alarma en tu teléfono para 50 minutos. A continuación, apaga el correo electrónico o cualquier otra cosa que pueda distraerte. Y céntrate en ese trabajo que realmente necesitas hacer.
Si trabajas en una oficina abierta, ¿por qué no buscas un lugar más privado o tranquilo donde puedas trabajar unas horas sin distracciones? ¿Una sala de reuniones, quizá? Lo mismo ocurre si trabajas desde casa y tienes que compartir espacio con otras personas. O si tienes compañeros de piso, parejas o hijos que entran y salen durante la jornada laboral. Deja claras las reglas. Y negocia los momentos en los que puedes estar a solas para evitar las distracciones.
Cuando suene la alerta del teléfono, te sorprenderá lo mucho que has avanzado. Vuelve a programar 10 minutos más, para llegar (o al menos acercarte) a la línea de meta de ese proyecto concreto.
Mantén la vida laboral y la vida familiar separadas
Puede ser tentador echar un vistazo al móvil para ver lo que ocurre en cualquiera de las innumerables plataformas sociales o chats en los que estás presente. Pero las redes sociales y los dispositivos móviles pueden ser la “criptonita” de la productividad, sobre todo si tenemos en cuenta que pasamos una media de 4,8 horas diarias, usando los móviles.
Deja todo eso para la noche o para cuando hayas salido del trabajo.
Ten un plan de productividad
Las listas de tareas son una guía útil para recordar lo que hay que hacer. Pero el problema es que se alargan cada vez más, a medida que avanza el día. Todo lo que queda sin hacer se traslada al día siguiente, lo que te hace sentir abrumado y desmotivado.
Intenta reducir las cosas más importantes que debes hacer al día siguiente para que el proyecto avance. Identifica también a las personas con las que realmente tienes que contactar. Haz que sea lo primero que hagas al llegar a tu mesa a la mañana siguiente.
Asegúrate de centrarte en esas prioridades antes de abrir la bandeja de entrada para no dejarte arrastrar por una marea de actividades menos importantes.
No te olvides de hacer una pausa
Por último, no te olvides de hacer una pausa de vez en cuando, sobre todo si estás abordando un trabajo complejo o un informe con muchos datos. Tomarse un respiro puede ser muy beneficioso para ti y para tu trabajo, ya que te da la oportunidad de despejar la cabeza y volver a centrarte.
Se ha demostrado que los micro-descansos, las pausas para comer y las pausas más largas tienen una relación positiva con el bienestar y la productividad. Algunos de los beneficios son la mejora de la memoria, la reducción de los niveles de estrés y el aumento de la creatividad. Así que, aunque dejar de trabajar pueda parecer contradictorio, puede ser vital para mejorar tu propia productividad.
Prueba alguno de estos consejos y pronto verás cómo empieza a aumentar la productividad laboral en tu organización. Para mejorar aún más la motivación, prémiate con algo que realmente te guste cuando completes con éxito un proyecto o una tarea. A mí me suele funcionar una taza de café y una galleta de chocolate.
