Gestión de ausencias: las claves para equilibrar absentismo y presentismo

La recesión económica, el conflicto bélico en Europa, la inflación desbocada o el incremento de los precios han hecho que la mayoría de los negocios ralenticen su crecimiento. La gestión de ausencias, es ahora, más importante que nunca para las empresas.

Con restricciones financieras y mercados laborales cada vez más tensos, las organizaciones buscan la manera de ser, cada vez, más eficientes. Pero, la tarea resulta compleja, más si tenemos en cuenta las cifras del INE sobre bajas por enfermedad.

Según la encuesta de población activa, 812.000 personas faltaron al trabajo por enfermedad el último trimestre de 2021. Esto supone 109.600 personas más que en el trimestre anterior. Y 246.900 más que en el mismo período de 2019, antes de la pandemia. Hablamos, sin duda, de cifras récord. Ausencias que, también, acarrean importantes pérdidas económicas. Los datos parecen lógicos teniendo en cuenta que arrastramos bajas por Covid. Sin embargo, ¿la mayoría de esas bajas por enfermedad están asociadas a la Covid? Es una pregunta que no sabremos responder sin una óptima gestión de ausencias.

Recursos Humanos, no solo tiene que lidiar con las bajas por enfermedad. Según una encuesta realizada por Patient Claim Line, en mayo de 2022, el 76% de los trabajadores británicos reconoció haber ido a trabajar estando enfermos. Es más, uno de cada tres, dijeron que lo habían hecho varias veces. En España, me da la sensación de que debe pasar más o menos lo mismo.

Entonces, por un lado, RRHH tiene que encontrar estrategias efectivas para ayudar a la empresa a hacer frente a los altos niveles de ausencias por enfermedad. Pero, por otro lado, parece que cada vez hay más gente que se esfuerza por trabajar, incluso cuando no están en condiciones de hacerlo.

El papel de RR.HH para equilibrar bajas por enfermedad y  presentismo

Estos dos temas son motivo de preocupación para los profesionales de recursos humanos. Está claro que el aumento de las bajas por enfermedad tendrá un impacto negativo sobre la productividad de las empresas. Ten en cuenta que, si muchas personas se cogen bajas no planificadas, obviamente, habrá menos personas disponibles para realizar el trabajo necesario para hacer que el negocio prospere. Y, esto, teniendo en cuenta el escenario financiero actual, es un problema.

Por otro lado, también me preocupa que el presentismo esté impulsado por el miedo de los empleados a perder su trabajo. Por ejemplo, una encuesta publicada por Patient Claim dejó claro que una cuarta parte de las personas entrevistadas mostraron preocupación por ser despedidos si se cogían demasiadas bajas por enfermedad.

Con una recesión como la que se avecina en el horizonte, es razonable suponer que las personas estarán preocupadas por sus trabajos. Querrán evitar cualquier cosa que crean que podría limitar su estabilidad laboral. Incluso ir a trabajar, aunque no se encuentren bien. Esta actitud de “continuar a pesar de todo” es comprensible. Pero, está claro que, este tipo de presentismo puede ser tan perjudicial para las empresas como el incremento de las bajas por enfermedad no planificadas.

Es obvio que no se puede evitar que la gente enferme. Pero, ¿qué crees que podrían hacer empleados y RRHH para equilibrar los niveles de absentismo laboral no planificado y garantizar que las personas no estén trabajando cuando realmente deberían estar en la cama?

Aquí te dejo cinco formas de practicar una gestión de ausencias inteligente para encontrar el equilibrio adecuado…

1. Tener una política de ausencias clara

Tener una política de ausencias perfectamente definida implica que todos entienden la postura de la organización sobre las bajas laborales. Y que quedan claros los procedimientos que se deben seguir. Trata de mantener una política de ausencias lo más sencilla posible para evitar confusiones o interpretaciones erróneas.

Asegúrate de explicar la política de ausencias a las nuevas incorporaciones como parte de su programa de Onboarding. Y facilita el acceso a los documentos corporativos para que se puedan consultar siempre que sea necesario. Puedes hacerlo incluyéndolo en el portal de recursos humanos de tu software de RRHH, en el manual del empleado o facilitar el acceso a través de la intranet (si la tienes).

Todos deben saber que la ausencia persistente a corto plazo, sin causa justificada es inaceptable. Pero, también deben tener claro que, si están verdaderamente enfermos, no se espera que trabajen. Y, por supuesto, que no serán sancionados por ello. Con eso en mente, es absolutamente clave que registres las ausencias de la manera correcta.

¿Por qué? Bueno, no es un secreto que muchas personas “enferman” antes o después de un puente. O que los catarros “atacan” más los lunes que los miércoles. Si identificas un patrón de conducta inadecuado, y tienes que tomar medidas disciplinarias, es importante que tengas las métricas clave disponibles para respaldar y justificar cualquier decisión. Las métricas y los análisis son parte clave de la gestión de ausencias.

2. Aplicar la política de manera consistente

Tu política de ausencias no valdrá de nada si los managers no la aplican de manera consistente. Asegúrate de que no se arraigue la cultura de la «aceptación» en algunos equipos y áreas.

Si las personas ven a compañeros que se ausentan con frecuencia sin que pase nada, o sin tener una buena razón -almuerzos o comidas extralargos, jornadas laborales extracortas, etc.- es más que probable que tiendan a mimetizarse. Es decir, que hagan lo mismo. Los empleados también recibirán mensajes confusos si ven que una enfermedad de verdad se trata con empatía y solidaridad en un área, pero en otra no.

No dejes que el resentimiento se cuele entre el personal porque la gestión de ausencias y bajas por enfermedad es diferente dentro de la misma empresa. Asegúrate de tratar el tema de manera informal con todos los managers. O propón pequeñas sesiones de formación interna para tener claro que todos están al tanto de los procedimientos y su aplicación correcta.

3. Tener conversaciones inteligentes

Muchas veces nos encontramos con managers que esconden bajo la alfombra las ausencias persistentes porque realmente no saben cómo lidiar con ellas. Les preocupa enfrentarse a los empleados. O exponerse a denuncias por acoso si adoptan una postura más dura.

Otros muchos se sienten incómodos al tratar con enfermedades, particularmente si son dolencias graves. No saben qué preguntas son aceptables. Ni cómo pueden apoyar a los empleados de manera adecuada. Las empresas tienden a suponer que los managers pueden comunicarse clara y abiertamente con sus equipos. Pero esta, no es una habilidad que sea natural para todos.

Piensa en un programa de formación. O, quizá sesiones informales de capacitación para los managers. Esto podría darles la confianza necesaria para manejar las conversaciones difíciles que muchas veces surgen en torno a las ausencias.

4. Introducir entrevistas de «vuelta al trabajo»

Las entrevistas de regreso al trabajo son una manera excelente de apoyar y subrayar tu política de ausencias. El objetivo de la entrevista debe ser comprender por qué la persona ha estado enferma. Y asegurarte de que está en condiciones óptimas para volver al trabajo. En esta entrevista también puedes plantear la necesidad de realizar ajustes o cambios a corto plazo en las condiciones laborales para facilitar el regreso.

Es una buena manera de apoyar a las personas que realmente han estado enfermas. Y averiguar si algún problema relacionado con el trabajo está afectando a su salud. También es una excelente forma de identificar qué es lo que realmente genera las ausencias en tu empresa y cortar de raíz las ausencias injustificadas. Creo que todos se lo pensarán dos veces antes de “fingir” un problema si saben que, a la vuelta, deberán hablar con sus managers para explicarles las razones de su ausencia.

Pero ¡ojo! asegúrate de que los managers se acercan a la entrevista desde una posición de empatía. Y, no tanto, con un enfoque de control o vigilancia. Esta última posición podría provocar confrontaciones innecesarias. La gestión de ausencias debe ser empática.

5. Ser transparente

Por último, los empleados no siempre son conscientes del impacto que tienen las ausencias sobre el negocio. Ni el efecto dominó que producen sobre la productividad. Ya sabes, reducir las ausencias podría mejorar el resultado final del negocio..

Si utilizas un software de gestión de ausencias, podrás recopilar fácilmente todos los datos sobre ausencias. Y no solo eso, con la información que te aportarán los datos, podrás identificar patrones y evaluar el coste real del absentismo en tu organización. Mi consejo es que no te guardes la información solo para ti. Compártela abiertamente con los empleados. Verás cómo empiezan a entender por qué es importante mantener el absentismo bajo control. Será más probable que apoyen cualquier política sobre ausencias que quieras implementar, si ven los beneficios reales que aportará a todos. Y, a ti, como profesional de recursos humanos, te será más fácil aplicar una gestión de ausencias eficaz.