Che cosa ti ha distratto oggi? L’avviso implacabile di nuove mail in arrivo? Il telefono che squilla incessantemente? Un collega intento a raccontarti ogni dettaglio delle proprie ferie estive?
Una ricerca inglese suggerisce che se si riuscissero ad eliminare le ore di improduttività in azienda, l’economia guadagnerebbe 250 milioni di sterline in più ogni anno. Conversazioni a voce troppo alta, telefoni che squillano e riunioni inutili sono tra i primi fattori che provocano sprechi di tempo, seguiti a ruota da email non necessarie, pause caffè e gossip aziendali.
Si tratta di una problematica che chi si occupa di HR non può ignorare, per far sì di supportare i dipendenti al meglio al fine di aumentarne la produttività. Le Risorse Umane devono essere in grado di portare in luce le esigenze di business, inclusi obbiettivi e scadenze. Ma devono anche impegnarsi per dotare i dipendenti del supporto e dei sistemi utili per gestire al meglio il loro tempo.
Vediamo qualche semplice suggerimento per interrompere le brutte abitudini, lavorare in modo più efficiente così da aumentare la produttività personale. Non si tratta sempre di grandi cambiamenti, a volte bastano piccole cose per migliorare il modo in cui si impiega il proprio tempo. Ed appena inizierete a vedere i risultati di una modalità di lavoro più concentrata, sarete sempre più motivati a migliorarvi ulteriormente!
Identifica le falle
Fai un passo indietro e pensa esattamente a cosa ti sottrae tempo e ti impedisce di raggiungere i tuoi obbiettivi giornalieri. I colleghi fluttuano troppo spesso attorno a te interrompendoti per discussioni non previste? O l’ossessione di controllare mail, telefonate e messaggi ti impedisce di concentrarti? Se riuscirai ad identificare con esattezza cosa ti fa sprecare tempo, sarà più semplice attivare pratiche per combatterle passo a passo.
Interrompi il multitasking
Ci hanno convinto che gestire più attività contemporaneamente sia positivo. In realtà il multi-tasking si è rivelato un approccio poco produttivo poiché ti obbliga a spendere energie ed a focalizzarti su più cose contemporaneamente, piuttosto che concentrarti su una cosa sola per farla bene. Le persone più produttive sono quelle capaci di dedicare la loro attenzione ad una attività alla volta.
Prima il dovere
Quante volte guardando la vostra “to-do list” avete cominciato dai compiti più semplici e veloci? E prima che ve ne accorgiate la giornata volge al termine senza che voi vi siate concentrati su attività in scadenza? Fa parte della natura umana dedicarsi ad obbiettivi facilmente raggiungibili per sentire di aver completato molte attività ed essere stati efficienti, ma questo non è utile se i compiti portati a termine sono tra quelli che hanno meno importanza. In più ad inizio giornata abbiamo maggiori energie. Perché tenere le incombenze più difficili per le ultime ore di lavoro in cui siamo già stanchi?
Blocca del tempo per un’attività specifica
Se hai schedulato una riunione per domani non prenderai altri impegni nello stesso orario. Quante volte fai lo stesso per portare a termine un progetto specifico? Se blocchi del tempo per lavorare su di un’unica attività senza farti distrarre da altro riuscirai a portarla a termine più facilmente. Lavorare per blocchi di tempo può essere un grande aiuto. Fai un piccolo esperimento: chiudi la porta, spegli il telefono, elimina ogni distrazione e metti una sveglia dopo 50 minuti. In quel tempo dedicati solo a quel lavoro che devi assolutamente portare a termine. Quando suonerà la sveglia ti stupirai di quanto tu sia riuscito a fare!
Pianifica
Le to-do list sono molto utili per ricordarti ciò che devi fare, il problema è che vi aggiungi compiti su compiti e si allungano fino a non essere più gestibili. Tutto ciò che non riesci a portare a termine viene posticipato al giorno dopo facendoti sentire sempre più sovraccarico di lavoro e demotivato. Crea delle liste di cose da fare in cui ad ogni progetto assegni un punteggio di priorità per comprendere cosa puoi rimandare e cosa invece devi necessariamente portare a termine.
Cose da fare nei prossimi giorni: individua la persona più produttiva nel tuo ufficio e cerca di comprenderne le strategie, fatti consigliare buone pratiche di lavoro e cerca di metterle in pratica.
