Tutti noi nel ruolo di dipendenti abbiamo avuto a che fare con manager le cui soft skill nella gestione del personale lasciano a desiderare; spesso si trovano nel loro ruolo per grandi capacità tecniche e specialistiche, ma non hanno mai gestito un team di persone. Nonostante ciò ci si aspetta che sappiamo farlo. Un minuto sono nella loro confort-zone, un attimo dopo si trovano ad avere a che fare con staff poco performanti, discussioni tra colleghi, assenze sintomatiche di problemi più significativi…
Le organizzazioni devono riconoscere le difficoltà che il management può incontrare se vogliono che lavorino con efficienza, che i team abbiano buone performance; devono equipaggiarli con le competenze corrette e fornire il giusto supporto.
Ci sono cinque ambiti chiave in cui i manager devono accrescere le loro capacità per stimolare le performance dei dipendenti.
Fornire feedback
Dare feedback efficaci, positivi o negativi che siano, è una competenza manageriale fondamentale con cui molti manager si trovano in difficoltà. Se non si congratulano con i dipendenti quando ottengono buoni risultati, daranno alle persone la percezione di non essere valorizzati ed apprezzati. O spesso evitano di affrontare il tema delle performance scadenti perché temono che i collaboratori possano irrigidirsi od offendersi. La chiave è fornire ai manager le competenze pratiche per dare feedback in modo corretto: incoraggiateli a considerarli parte integrante delle loro modalità di gestione delle persone, un compito quotidiano e non una noiosa incombenza di cui liberarsi in fretta una volta all’anno.
Gestire conversazioni difficili
I colloqui complicati sono parte integrante della vita professionale; ma mentre quasi tutti i manager sono a loro agio nell’affrontare un dibattito anche complesso con i clienti, vanno in difficoltà quando devono farlo con un membro della loro squadra. Dover negare un aumento o una promozione, colleghi che non vanno più d’accordo, un collaboratore che frena tutto il team perché non accetta le nuove modalità di lavoro… gli scenari possibili sono infiniti.
Le HR devono prima di tutto assicurarsi che i manager conoscano approfonditamente policy e procedure aziendali, così da non essere messi in difficoltà a riguardo durante i colloqui. Devono anche impegnarsi per fornire strumenti e competenze adeguati per portare le conversazioni ad una conclusione che sia vincente per entrambe le parti.
Si può anche prendere in considerazione di inserire per un periodo un coach esterno che metta in atto giochi di ruolo realistici per allenarsi ad affrontare la situazione con maggiore fiducia e capacità.
Fissa obiettivi chiari
La definizione di obiettivi chiari è un compito troppo spesso sottovalutato: il management lo considera uno spreco di tempo non necessario, danno per scontato che le persone sappiamo esattamente cosa ci si aspetta da loro. La realtà tuttavia è che in un contesto lavorativo che cambia rapidamente, le persone sono spesso confuse in merito alle priorità. Quando le richieste cambiano di continuo ed a volte risultano in conflitto tra loro, è facile che i collaboratori siano confusi e si impegnino molto sulle cose sbagliate.
Definire obiettivi chiari e rivederli a cadenza regolare, assicura che tutto lo staff abbia chiaro cosa è importante per remare insieme nella stessa direzione. Software di gestione risorse umane come Cezanne HR possono supportare questo tipo di approccio, fornendo uno spazio centralizzato in cui registrare gli obiettivi e modificarli quando necessario.
Delegare
Manager neo-promossi a volte faticano ad assegnare ad altri compiti che erano abituati a gestire in prima persona. Anche quando riescono a delegare, capita che lo facciano solo a metà, senza fornire il quadro completo ed aspettandosi che l’ultima parola venga sempre riportata a loro. La capacità di delegare realmente è una competenza importante: richiede a ciascun manager di saper giudicare quali attività ciascun membro del team è in grado di gestire in autonomia e che tipo di supporto e formazione è necessario fornire a riguardo. Corsi, materiali online, manuali sul tema sono ampliamente disponibili e possono essere un valido aiuto. Manager che non sono in grado di delegare impediscono lo sviluppo del team e frenano anche le loro performance personali perché sovraccaricati da incombenze che sottraggono tempo alle decisioni strategiche.
Gestire lo stress
In un ambiente di lavoro sempre più frenetico è facile che la pressione salga a livelli inaccettabili di stress. Non è un caso infatti che una delle più grandi cause di assenze dal lavoro sia proprio lo stress. Il management deve essere formato per riconoscere tempestivamente i primi segnali di problematiche simili ed intervenire in prima persona o proponendo un’altra tipologia di supporto.
