Ormai è inevitabile: se in azienda ancora non utilizzate un software per la gestione delle risorse umane, o se quello che avete è vecchio, pesante e non aggiornato, dovete dotarvi di un sistema moderno e flessibile. Non è davvero più possibile rinunciare ai vantaggi di una tecnologia innovativa e continuare a gestire tutto su Excel, moltiplicando gli errori ed a far circolare via mail i dati dei dipendenti, con rischi significativi in termini di sicurezza e compliance al GDPR.
Ma i fornitori di gestionali HR sono moltissimi e le differenze tra i sistemi significative; non potete pensare di selezionare il prodotto più adatto a voi se non avete ben chiaro cosa vi serve e quali obiettivi vogliate raggiungere.
Prima di pianificare una demo di prodotto quindi, chiaritevi a fondo le idee, in modo da non buttare tempo prezioso e così da essere certi di avere un buon ritorno sull’investimento. Organizzatevi per far sì che l’approccio alla scelta sia sistematico ed organizzato.
Come?
Prima di parlare con i fornitori…
Per risparmiare tempo dopo e fare in modo che i fornitori ti mostrino solo ciò di cui hai bisogno, chiarisciti prima le idee su obiettivi e compiti che il nuovo sistema HR deve svolgere. Pensare alle sfide che l’ufficio risorse umane affronta nel quotidiano sarà utile per comprendere dove può inserirsi la tecnologia per semplificare le cose.
- Quali compiti dovrà svolgere il sistema HR?
- Quali capacità deve avere?
- Quali processi sono prioritari per noi?
- I processi devono essere configurabili?
- Il team aziendale si trova tutto nella stessa sede e nello stesso stato, o siamo una realtà con più sedi e multinazionale?
Pensa anche al futuro. Scegli un sistema flessibile in grado di scalare quando l’organizzazione crescerà o cambierà struttura; ti risparmierai innumerevoli grattacapi. Le aziende infatti raramente rimangono statiche nel tempo, per questo devi assicurarti che il sistema non abbia delle rigidità che gli impediscono di crescere di pari passo.
- Prevediamo di espanderci in altre nazioni?
- Il sistema è in grado si sostenere nuove localizzazioni, modelli ed orari di lavoro differenti…?
Questo sono alcune delle domande che devi porti prima di cominciare la ricerca, in modo da non sprecare tempo prezioso partendo da presupposti sbagliati e da non fare scelte errate.
Fatti mostrare il software
Sulla base delle domande precedenti, farai probabilmente una ricerca online che ti consenta di individuare i fornitori più adatti alle tue esigenze. A questo punto è il momento di contattarli per richiedere che ti mostrino una demo di prodotto. Organizzare una demo online è il modo migliore per non perdere tempo: avrai più elasticità nella scelta delle date, in un paio di ore massimo potrai vedere il sistema e porre tutte le domande necessarie e sarà più facile organizzare ulteriori appuntamenti online di approfondimento.
Al primo contatto un fornitore serio cercherà di approfondire le vostre esigenze, così da comprendere se il sistema proposto faccia davvero al caso vostro ancor prima di procedere a mostrarvelo; sarebbe infatti inutile programmare una demo di prodotto se dovesse mancare di alcune caratteristiche per voi fondamentali o se avesse dei costi che non rientrano nel vostro budget. Se sei consapevole di avere in azienda alcune procedure complesse o particolari, come per esempio un processo di gestione assenze che prevede multi-approvatori, fallo presente, in modo da capire nell’immediato se sia coperto dal software e come.
- Come posso impostare diversi piani di ferie ed assenze per diversi gruppi di dipendenti?
- Come faccio partire i messaggi di notifica?
- Posso definire in autonomia i miei processi di onboarding e di valutazione performance?
- Posso aggiungere report e form personalizzati?
Non avere timore di porre domande se qualcosa non risulta chiaro in fase di demo, o se hai l’impressione che il consulente cerchi di evitare di soffermarsi su alcune funzionalità specifiche. Allo stesso tempo pretendi trasparenza massima sui costi, su cosa sia incluso e cosa no: poni domande sugli aggiornamenti di prodotto, i limiti di archiviazione dei dati, i servizi professionali offerti…
Non si tratta solo di tecnologia
Chiariti tutti gli aspetti di sistema, avrai individuato un numero ristretto di fornitori che offrono un prodotto adatto alle tue esigenze. A questo punto è necessario valutare se il servizio offerto sia all’altezza del prodotto.
- Quanto tempo richiede l’avviamento?
- Come funziona il supporto clienti?
- Esiste della documentazione online che posso consultare in autonomia?
Ora hai a tua disposizione tutte le informazioni necessarie per scegliere un software di gestione del personale che non ti deluda e che affianchi l’ufficio risorse umane semplificandone ed ottimizzandone il lavoro quotidiano.
Qual è l’oggettivo ritorno sull’investimento di un software HR?
È sicuramente vero quanto detto finora: per scegliere un sistema bisogna sapere cosa si vuole ottenere e quanto ci costa, ma è anche fondamentale conoscere il valore reale dell’investimento fatto. Per comprenderlo è necessario analizzarne i costi commisurati all’effettivo risparmio che genera, in termini non solo economici, ma anche di tempo e risorse liberate per attività a maggior valore aggiunto.
Per poter calcolare con sicurezza i vantaggi dell’acquisizione abbiamo sottolineato quanto sia importante in fase di selezione, conoscere tutti i costi anche quelli eventualmente nascosti:
- Ci sono costi di licenza o è un sistema basato su di un canone mensile?
- Per quanto tempo sono contrattualmente vincolato?
- Quanto costa il progetto di implementazione ed il caricamento dei dati, eventualmente migrati da altri sistemi?
- Ha dei costi di manutenzione?
Una volta chiariti i costi, potrete confrontarli con gli effettivi guadagni, o risparmi e benefici dell’utilizzo di un software HR. È evidente che non siamo in un ambito in cui il sistema genera profitti, i guadagni vanno perciò calcolati sulla base del risparmio generato e degli effetti positivi su alcune dinamiche di lavoro interne all’organizzazione.
I riscontri migliori si hanno in due ambiti della gestione HR.
- Ambito amministrativo: molte realtà rimangono legate a processi obsoleti ed inutilmente time-consuming; implementare un nuovo gestionale è l’occasione per rivedere quei processi ed ottimizzarli. Il semplice passaggio da una gestione fatta esclusivamente via mail e con fogli excel, a modalità standardizzate grazie al software consente un significativo risparmio di tempo ed una riduzione degli errori; i dati in questo modo sono sempre aggiornati e conservati in uno spazio sicuro (eliminando anche il rischio di costi dovuti a falle nella sicurezza), e le procedure migliorate grazie ad un sistema di scadenziario e notifiche che consentono il rispetto delle tempistiche.
- Ambito retention e motivazione del personale: migliorare la gestione degli aspetti amministrativi ha un primo ed immediato beneficio anche a livello di gestione del personale perchè libera tempo a chi si occupa di risorse umane, consentendogli di dedicarsi al team. Lavorare con persone che si sentono importanti per l’azienda, che vedono riconosciuto il loro valore attraverso piani di carriera efficaci, aumenta la produttività aziendale e riduce il turnover e la conseguente perdita di competenze e talento. Lo stesso effetto benefico è dato da un efficientamento dei processi di onboarding, che riduce le tempistiche di inserimento di un nuovo collaboratore, e da un sistema di valutazione delle performance trasparente e premiante. Utilizzare un software HR che vi consente di gestire tutti questi aspetti di sviluppo del personale migliora la motivazione dei dipendenti, con un significativo ritorno sul’investimento.
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