Sappiamo tutti quanto la gestione degli aspetti amministrativi relativi al personale aziendale sia onerosa per le risorse umane; vi sono attività che non possono essere trascurate, anche, e soprattutto, per non incorrere in sanzioni amministrative. Queste, oltre ad essere impegnative dal punto di vista del tempo richiesto per svolgerle, vanno gestite in modo strutturato ed attento.
Trattandosi di aspetti a basso valore aggiunto, è ideale automatizzarli il più possibile e sfruttare quindi tutti gli strumenti a disposizione per farlo.
Vediamone alcuni:
Scadenziario ed Alert Automatici
Non è possibile ricordarsi tutto e non è efficiente appuntare le scadenze su file Excel o calendari condivisi.
Un buon sistema di gestione del personale deve prevedere alert e notifiche in modo da assicurarti che attività e scadenze importanti non vengano dimenticate, come formazione dei dipendenti, distribuzione delle dotazioni, scadenze contrattuali…
Workflow costruiti in base alle tue regole aziendali ed ai riporti gerarchici possono essere costruiti per coinvolgere in automatico nei processi le persone interessate, consentendoti di risparmiare tempo.
I processi possono essere diversificati in base ai diversi gruppi di dipendenti, così come è possibile impostare reminder automatici e follow-up all’avvicinarsi delle scadenze.
Formazione Obbligatoria e Qualifiche
Per un’azienda è fondamentale assicurarsi che tutti i collaboratori svolgano la formazione necessaria al loro profilo professionale, così come quella prevista in materia di sicurezza e prevenzione. Si tratta di un ambito in cui è indispensabile rispettare le scadenze ed essere in grado di dimostrare di essere adempienti con tutte le prescrizioni di legge per non incorrere in sanzioni.
Un buon sistema HR ti consente di mantenere tracciate ed archiviate in uno spazio sicuro ed accessibile le certificazioni relative alla formazione obbligatoria. Reminder e notifiche di cui sopra vi permettono di tenere sotto controllo l’avvicinarsi delle scadenze relative.
Gestione DPI
Nell’ambito delle misure di sicurezza che le Aziende devono attuare per la prevenzione dei rischi connessi al lavoro, l’adozione dei Dispositivi di Protezione Individuale è un aspetto prioritario ed anche questo va gestito a norma di legge.
Il software HR permette di tenere traccia dei dispositivi che è necessario consegnare e della data entro la quale questa attività va portata a termine. Il sistema tiene quindi traccia dei DPI assegnati a ciascun collaboratore, consente di programmare e tracciare la consegna, oltre a gestirne le scadenze.
Gestione documentale e Firma elettronica
Come distribuire i documenti ai collaboratori a norma di privacy ed assicurandosi allo stesso tempo che questi li ricevano, leggano e firmino? Firma elettronica e Document tracking sono funzionalità del software gestionale HR che ti aiutano ad assicurarti che tutti ricevano le informazioni importanti, che queste vengano lette e che rimangano archiviate in uno spazio centralizzato e sicuro, sempre disponibili per la consultazione.
Puoi caricare i documenti o utilizzare il sistema di generazione documentale integrato, distribuirli e raccoglierne le conferme di lettura e le firme elettroniche.
Vuoi saperne di più? Contattaci
