Cómo gestionar las prioridades de recursos humanos

Los profesionales del entorno de recursos humanos se encuentran a menudo en la difícil situación de tener que atender diferentes solicitudes de varias áreas del negocio. Equilibrar las obligaciones legales y el cumplimiento normativo -también el corporativo- las demandas de los empleados o las indicaciones de los directivos, managers o gerentes, no es nada fácil. Especialmente cuando las demandas y exigencias no están alineadas.

 

Entonces, ¿qué hacer cuando te sientes abrumado y no sabes por dónde empezar? Para quienes participan en la gestión de los recursos humanos, lo más sensato es crear una jerarquía que determine cómo priorizar las tareas y las solicitudes.

¿Cuáles son los imprescindibles?

Las tareas que siempre deben seguir siendo una prioridad para los recursos humanos son aquellas que caen en la categoría “legal y de cumplimiento”. Si bien cada empresa tiene un apetito de riesgo diferente, es muy importante establecer y ceñirse a una línea de base para mantenerse al día con las actividades legales y relacionadas con el cumplimiento.

En ‘6 formas de mejorar los resultados con Cezanne HR’, discutimos sobre cómo un software de recursos humanos puede ayudarte a mantenerse al día con el cumplimiento. El software de recursos humanos en la nube te permite almacenar documentación importante en un lugar de fácil acceso, te ayuda a registrar y gestionar procesos y te proporciona un registro inmutable, es decir, que proporciona un seguimiento de todas las acciones que se han realizado en el software y que se puede utilizar si el departamento de recursos humanos se enfrenta a problemas legales o de cumplimiento.

Además de utilizar tecnología, tu equipo de recursos humanos debe tener muy claro quién es responsable de qué en términos de necesidades legales y de cumplimiento. Asegúrate de que las personas a las que se les asignen estas tareas tengan las calificaciones adecuadas para completarlas. No delegues en personas sin experiencia porque puede provocar un estrés innecesario, errores evitables y pérdida de tiempo adicional para el área de recursos humanos.

Prioriza el resto …

Una vez que tengas claro que estás operando legalmente y de manera compatible con las normativas legales y las políticas internas, algo que, dicho sea de paso, suele darse por hecho, hay que jerarquizar el resto de tus prioridades.

Entonces puede ser útil pensar en las tareas en términos de necesidades y valores. Por ejemplo, ¿Qué debe hacer RR.HH. para seguir operando?

Gestión de nómina

Si la responsabilidad de procesar la nómina es una tarea asignada al departamento de recursos humanos, esta tarea debe estar en la parte superior de la lista. Si no pagas a los empleados, no habrá empleados … a menos que sean voluntarios. Por lo tanto, el «día de pago» siempre debe tener una prioridad muy alta y si los managers intentan quitar recursos de esta actividad, RR.HH. debe recordarles lo importante que es para el negocio.

Actividades críticas para el negocio

Los recursos humanos también deben pensar en lo que los empleados necesitan para hacer bien su trabajo. Si bien RR.HH. está abrumado por las demandas, también debe pensar en todo lo que es fundamental para la empresa, como asegurarse de que un nuevo empleado pueda comenzar a trabajar desde el primer día. Un sistema de recursos humanos con un  módulo de incorporación  y listas de verificación hace que cumplir con esta prioridad sea muy fácil. Es importante que los recursos humanos no dejen de lado las actividades críticas del negocio porque esto no solo evitará que las personas puedan realizar sus funciones, sino que también dañará la relación entre RRHH y la empresa.

Valores de la organización

Con las tareas de recursos humanos más urgentes bien identificadas, es un poco más fácil para recursos humanos manejar la presión a la que se encuentran sometidos. Ser capaces de articular estas prioridades, tanto para los managers como para el resto del personal, debería ayudar a proteger a recursos humanos de demandas irrazonables. Las solicitudes no esenciales podrían priorizarse en función de su alineación con los valores de la empresa; y trabajar con los directores de cada área para alinear regularmente el tiempo de RR.HH. con los valores de su organización debería ayudar a reducir la presión no deseada sobre el entorno de la gestión de personas.

Por ejemplo, si tu empresa está trabajando para mejorar la participación de los empleados, RR.HH. puede acordar con los ejecutivos que dediquen su tiempo a actividades de participación y encuestas para medir el éxito de las iniciativas relacionadas. O tal vez tu organización ha identificado la protección del medio ambiente como un área de preocupación y recursos humanos quiere promover iniciativas de políticas verdes. Cualquiera que sea el valor en el que RR.HH. decida centrarse, asegúrate de compartirlo con toda la empresa, de modo que todos respeten la forma en la que RR.HH. está invirtiendo su tiempo.

Actividades rutinarias

Hay que considerar por separado las tareas que deben completarse regularmente al elaborar tu propia jerarquía de prioridades. Las revisiones de desempeño anuales o semestrales son un ejemplo de ello. Es una tarea que precisa tiempo del equipo de recursos humanos, de los jefes de equipo y de los empleados. El uso de un  módulo de desempeño  en el software de recursos humanos en la nube puede ayudarte a gestionar este proceso.

Ahora bien, seguro que llegados a este punto estarás pensando en la importancia de mapear las fuentes de talento de tu organización. Es decir, querrás saber con qué habilidades cuenta el negocio para planificar cómo llenar los vacíos. Por supuesto, también, para promocionar y mover los recursos alineando intereses profesionales y corporativos. Si bien esta actividad puede no tener la misma urgencia que el procesamiento de nóminas, es importante para el futuro del negocio y requiere una atención adecuada.

Los recursos humanos siempre recibirán solicitudes de todas las áreas de la empresa; es parte de la naturaleza de su rol: recursos humanos está ahí para “la gente”. Pero los responsables de recursos humanos deben tener confianza en su propia experiencia y capacidad para establecer prioridades que les permita explicar a la gerencia por qué algunas actividades siempre tendrán prioridad sobre otras, además de proporcionar un fundamento sólido para establecer una jerarquía de prioridades óptima. Tener claro qué hay en las obligaciones «legales y de cumplimiento», las necesidades básicas de recursos humanos de una organización, los valores que recursos humanos puede apoyar activamente y las actividades rutinarias permite que la función de recursos humanos mantenga una posición más creíble y confiable cuando se tiren de ella en muchas direcciones diferentes.