Cuadrículas de 9 casillas y su papel para retener el talento

La cuadrícula de 9 casillas es una herramienta visual que se utiliza mucho en el entorno de los RRHH. Facilita las conversaciones con los empleados sobre su desempeño. Y, también es muy útil para la planificación de sucesión y carrera. Y, por tanto, se puede decir que su contribución es relevante para retener el talento. Los empleados se agrupan en función de dos criterios (ejes): desempeño actual y potencial futuro. La mayoría de los sistemas de recursos humanos que conocemos, incluyen estas cuadrículas de nueve casillas integradas en la aplicación. De este modo permiten un enfoque más ágil e inclusivo de la planificación y el desarrollo profesional. Lo que hace que sea más sencillo retener el talento dentro de la organización.

Como digo, este sistema permite “mapear” a los colaboradores en dos ejes. Uno que representa sus actuaciones y habilidades actuales. Y otro, el potencial que presentan a futuro. Tradicionalmente, el enfoque estaba muy centrado en las habilidades para liderar el negocio. Pero, lo cierto es que el sistema de cuadrículas se ha adaptado rápidamente para que pueda utilizarse también con otro tipo de empleados más orientados a entornos especializados. Entornos en los que se demandan habilidades críticas más específicas como los analistas o los programadores.

¿Cómo funciona?

RR.HH. y managers trabajan juntos para asignar a cada empleado su casilla correspondiente en la cuadrícula. Y, lo hacen, teniendo en cuenta las dos categorías que mencionábamos antes. El eje X que representa el desempeño actual del empleado y el eje Y que representa su potencial. Es decir, una predicción de su desempeño futuro.

Aunque las entrevistas entre managers y empleados deben ser fluidas, el proceso puede ser muy repetitivo. La información sobre el desempeño actual o el potencial futuro de un empleado puede cambiar el pensamiento que se tiene de otros. Las conversaciones sobre los objetivos corporativos y el comportamiento de la competencia también influyen. De hecho, podrían generar nuevos puntos de vista sobre el valor de las habilidades y competencias actuales en el futuro.

¿Cuáles son los beneficios para retener el talento?

El primer beneficio, más allá, de una gestión del desempeño más ágil, es, precisamente su contribución para retener el talento. Pero, es previsible que no todas las personas quieran continuar su carrera profesional en nuestra organización. Por eso es muy importante saber dónde están las habilidades críticas o quién necesita formación para desarrollar nuevas capacidades. Igual que identificar los roles difíciles de sustituir y tener preparado un posible recambio o una estrategia para buscar reemplazo.

Entonces, las cuadrículas de 9 casillas pueden ser muy útiles para conseguir estos objetivos. Lo harán proporcionando múltiples beneficios en el día a día, que directa o indirectamente, ayudarán a retener el talento. Y, también a estar prevenidos para la búsqueda de nuevos profesionales, las necesidades de formación presentes y futuras, etc.

Configuración rápida de tareas

Lo mejor de las cuadrículas de 9 casillas es que se configuran rápidamente y son fáciles de usar. La intuitiva función de drag and drop permite organizar y reorganizar rápidamente a los empleados en tus grupos de talentos. El esquema de casillas también simplifica la visualización de las lagunas existentes. De modo que será más fácil diseñar y poner en marcha los planes adecuados para cubrir esos “espacios vacíos”.

Favorece el diálogo

Quienes trabajan en el entorno de los recursos humanos saben lo complicado que es evaluar el desempeño de los empleados. E identificar las habilidades con las que cuenta la empresa. Ambas funciones son claves para poder planificar cuidadosamente el crecimiento y la evolución, tanto del negocio, como del equipo.

¿Cómo se puede trabajar para identificar el potencial individual? ¿Cómo identificar quién puede ser el futuro líder y quién corre el riesgo de quedarse atrás?

Son precisamente todos estos aspectos los que se pueden corregir, utilizando un sistema como este del que hablamos. Es sencillo, pero visualmente muy potente y útil en las conversaciones entre managers y empleados. También, porque facilitan la identificación de las debilidades y las fortalezas actuales del equipo. Y, porque proporciona transparencia total sobre el estado del talento en la organización, ayudando a derribar posibles barreras para facilitar el movimiento de los empleados.

Nueva perspectiva

Como la asignación de empleados a las casillas es un proceso colaborativo, los managers pueden escuchar diferentes opiniones de otros.  Por lo tanto, la evaluación de su progreso y su potencial es más objetiva.

Puede que la relación entre manager y empleado haya podido sesgar la evaluación de desempeño de este último. O que un empleado muestre habilidades que su manager desconocía tras colaborar en un proyecto con un equipo diferente. Contar con un conjunto de opiniones proporciona a todos, nuevas perspectivas. También favorece un debate más argumentado.

Mejora la planificación del futuro

El proceso no se queda solo en una conversación constructiva. Su verdadero valor radica en el uso que se haga de la información recopilada. Porque ayudará a planificar mejor la sucesión y el desarrollo profesional de todos. Y, así, garantizar su continuidad y crecimiento, llevando a la organización a un nivel más alto. Es decir, retener el talento e impulsar el negocio.

Por ejemplo: aquellos colaboradores que han mostrado un alto rendimiento o un mayor potencial, o habilidades de liderazgo deben ser “premiados” con tareas más desafiantes. También con reconocimientos. Ellos podrían ser una parte esencial del éxito de un proyecto futuro. O los sustitutos de un manager que se marcha de la empresa.

Por el contrario, otros empleados, podrían haber mostrado signos de no estar preparados para el rol que desempeñan actualmente. También se podría trabajar con ellos. Puede que encontremos personas con gran potencial, pero con un rendimiento deficiente. Para aumentar su motivación, se les podría proponer un nuevo rol. O nuevas actividades que mejoren su capacitación.

Identifica oportunidades de desarrollo y necesidades de formación

El proceso de las cuadrículas también ayuda a identificar a los empleados más débiles dentro del grupo. Los más vulnerables. O los que no son adecuados para desempeñar las funciones de su puesto actual. Como decía antes, los empleados con alto potencial, pero bajo rendimiento puede que necesiten motivación extra. O ayuda en forma de mentoring, o, tal vez, un cambio de posición dentro de la organización. Los empleados ubicados sistemáticamente en las casillas de bajo potencial y bajo rendimiento, necesitarán de una estrategia diferente. Incluso, podría ser necesario una investigación más profunda. ¿Les vendría bien formación individualizada? ¿Están lidiando con asuntos personales complejos?

Si crees que, tal vez, sería recomendable, eliminar a estos empleados de la cuadrícula, es necesario que antes, analices la implicación que esto puede tener para su desarrollo futuro dentro de la organización.

¿Cuáles son las desventajas de una cuadrícula de 9 cajas?

Medidas inexactas

No todo el mundo es fanático de la cuadrícula de las 9 casillas. Existe preocupación sobre la validez de medir el «potencial» como categoría. Muchos consideran que está demasiado relacionado con el «desempeño». Después de todo, es raro que un empleado, por ejemplo, puntúe bien el potencial y presente un desempeño pobre. Por eso, algunas organizaciones han sustituido el potencial por otras variables, como la agilidad o la aptitud para el cambio. Otro tema controvertido es la percepción que cada uno puede tener de lo que es alto y bajo potencial.

Por tanto, antes de empezar, RRHH y managers deben definir, exactamente, cómo medir el potencial o cualquier otra característica.

Susceptible al sesgo

Hay quienes aseguran que colocar a miembros del equipo en una categoría concreta que determine una mala “calificación”, aunque luego se elimine, acabará afectando negativamente en las entrevistas con su manager. Por ejemplo: si se coloca a un colaborador en la parte inferior izquierda de la cuadrícula, se le podría tachar fácilmente de vago. Y deshacerse de esa etiqueta podría ser realmente complicado.

Para evitar el encasillamiento de los empleados, es importante utilizar este sistema solo como punto de partida. Y que se incorpore como parte de un proceso de evaluación más profundo.

Como decía, tanto managers como RRHH deben definir lo que quieren conseguir del proceso antes de iniciarlo. Y, sobre todo, asegurarse de que actúan sobre la discusión generada a raíz del proceso.

No obstante, estas dificultades pueden superarse si los managers exponen claramente la forma de medir el potencial de sus empleados. Y utilizan la cuadrícula con fluidez para evitar el estancamiento en ciertos rangos de la evaluación. En este sentido, la cuadrícula de las 9 casillas demuestra ser una excelente herramienta para fomentar las comparaciones y evaluaciones de una manera abierta y transparente. Y, también, para formar, motivar y retener el talento.