Recortes de presupuestos, inflación por las nubes y una crisis energética que no da respiro. Es lógico pensar que una de las principales preocupaciones de los líderes empresariales sea la de reducir costes en RRHH. O en cualquier otro área de la organización. Y hacer que sus negocios sean lo más rentables posible.
Ya sé que muchos dirán lo mismo. Pero, de verdad creo que RRHH es una de las primeras áreas afectadas por los recortes. Las contrataciones quedan en stand by. Los presupuestos para la formación se congelan. Y, en el peor de los casos, habrá que planificar una estrategia en la que los despidos serán inevitables. Otra “víctima”, en este caso, colateral, de los recortes, puede ser la tecnología que utiliza RRHH. A menos que muestre claramente su valor, la inversión en software se frenará. O, incluso, se cancelará el servicio de suscripción para tratar de minimizar los costes.
Ahora, desde ya te digo, que esta es la peor de las opciones posibles. Y te cuento por qué.
Ninguna empresa que yo conozco quiere gastar más de lo necesario. Ni siquiera en época de bonanza. Ya sé que reducir el servicio de software de RRHH o incluso dejar en suspenso su implantación puede dar un respiro a la tesorería a corto plazo. Pero, los resultados impactarán en negativo sobre el conjunto de la empresa, más pronto que tarde.
¿Por qué? Simplemente porque estos sistemas ayudan a las empresas y a sus equipos de RRHH a tomar decisiones inteligentes, a aumentar la productividad de sus empleados y a optimizar la eficiencia operativa. Además, estas soluciones implican un ahorro de costes considerable, tanto en tiempo como en dinero. Ahorro que compensa, con creces, la inversión económica en el sistema. Lo verás más claro con estos ejemplos:
El software de RRHH evita errores que pueden salir muy caros
RRHH es un área cargada de complejidad. Es un entorno en el que se manejan muchos datos. En el que hay que atender solicitudes en tiempo crítico. Y en el que se abordan conversaciones difíciles como parte del día a día. Los errores humanos nunca podrán eliminarse por completo. Pero, utilizar un software de RRHH ayuda a reducirlos considerablemente al automatizar y agilizar muchas de las complicadas tareas manuales que desarrollan los equipos de RRHH. Por ejemplo:
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Gestión de permisos remunerados
Un software de RRHH te ayudará a gestionar fácilmente las vacaciones y ausencias de la plantilla. Calcular automáticamente las vacaciones pendientes, o hacer informes sobre bajas laborales -justificadas y no-, identificar tendencias y descubrir situaciones potencialmente peligrosas antes de que se produzcan. Cuando las empresas tienen una solución de este tipo, es más fácil que puedan automatizar incluso los cálculos más complejos y minimizar el error. Esta es una forma de reducir costes en RRHH.
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Seguimiento del tiempo
Si una empresa depende de hojas de cálculo para facturar o para pagar sus nóminas, habrá un montón de tareas administrativas que recaerán sobre los hombros de RRHH. Por ejemplo: aprobación de las horas extras, gestión de las plantillas, registro de la jornada laboral, notas de gastos o seguimiento de las horas trabajadas. Las plataformas de RRHH que incluyen un módulo para la gestión del tiempo, automatizan muchos de estos procesos manuales. Y, con ello, garantizan mayor precisión, en criterios en los que la exactitud es crucial. Evita que se cometan errores que podrían, como digo, salir muy caros.
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Almacenamiento y seguridad de los datos sensibles de los empleados
Los profesionales de RRHH están legalmente obligados a asegurar y proteger los datos de sus empleados. Hacer esto con documentos en papel o con una mala “conexión” entre los archivos será prácticamente imposible.
Un software de RR.HH., especialmente si tiene la certificación ISO27001, permite archivar de manera segura y centralizada todos los datos sensibles de los empleados. Y, mejor aún: facilita el acceso y garantiza su protección ante cualquier tipo de desastre -incendio, inundación, robo, etc.- Recuerda que las consecuencias legales para una empresa que no cuente con las medidas de protección suficientes para mantener a salvo los datos personales de su gente, implican cuantiosas sanciones económicas. Y, provocan un daño reputacional incalculable. Aquí tienes otro ejemplo de cómo puedes reducir costes en RRHH con la tecnología adecuada.
El software de RRHH ayuda a reducir los gastos ocultos
Eliminar el papel reporta beneficios tangibles, cuantificables: coste cero en papel, en impresión, en destrucción, … Puede parecer que son costes insignificantes, pero si los trasladas a lo largo del año, tu opinión cambiará. Te cuento un detalle: un área de RRHH de entre 1 y 4 empleados puede gastar una media de 1.000 € al año en material de papelería.
Así que, aunque implementar un software de RRHH o pagar por la suscripción a un servicio cloud supone una inversión, también te digo que el ahorro de costes que se consigue a medio plazo, lo compensa con creces. La mayoría de las tareas y procesos se realizarán online, quedando los datos registrados de manera segura en la aplicación. Eliminar el papel y centralizar los procesos online también te ayuda a reducir costes en RRHH.
Se acortan los procesos de selección
Seleccionar a nuevos candidatos puede consumir mucho tiempo. Desde la clasificación y gestión de las vacantes, hasta la publicación de los anuncios de empleo y las entrevistas con los candidatos. Por suerte, con un software de RRHH puedes automatizar muchas de las tareas administrativas asociadas a la clasificación, comunicación, gestión y preselección de candidatos y, agilizar así, el proceso de contratación.
¿Qué ventajas concretas tiene? Puedes centralizar las solicitudes de empleo, los CV de los aspirantes y los candidatos preseleccionados. Esto significa que los responsables de selección podrán acceder a estos documentos críticos con un solo clic, en lugar de tener que rebuscar en archivos y documentos desorganizados.
Solo una cosa más: a pesar de la recesión económica, el mercado laboral sigue siendo feroz. Agilizar los procesos de selección, evitará que tu empresa pierda la oportunidad de incorporar a los mejores candidatos. Profesionales que podrían pasar desapercibidos bajo una montaña de papeles. Y, también, ofrecerá una experiencia única, tanto a los seleccionados como a los rechazados. Y eso, indudablemente, llevará el Employer Branding de tu organización a otro nivel.
Se ahorran costes de contratación
Otro efecto positivo del software de RRHH que facilite la integración con aplicaciones de selección, es que ayudará a la empresa a cubrir las vacantes de una manera más rentable. Ayudará a racionalizar la cobertura de cada vacante, por ejemplo, haciendo que los usuarios puedan filtrar los CV de una manera más eficiente. E impulsar la comunicación con los candidatos sin tener que salir de la plataforma. Se genera un proceso más transparente. Y , como las solicitudes se registran directamente en una BBDD centralizada, es más fácil hacer un seguimiento de las métricas clave: tiempo empleado en la selección, o período de cobertura, fuentes de selección que mejor funcionan o gastos generados en cada proceso de selección, por ejemplo. ¿Todavía no tienes claro cómo un software de RRHH te ayuda a reducir costes en RRHH? Pues, sigue leyendo.
Abaratar el coste de las ausencias
Las ausencias no planificadas pueden ser muy perjudiciales para los resultados corporativos. Si los empleados empiezan a acumular un número excesivo de bajas, la productividad y la moral disminuyen. Además de repercutir en la salud financiera de la empresa.
Por supuesto, es importante que cualquier organización encuentre el equilibrio adecuado en la gestión de las ausencias. Las bajas no planificadas no siempre pueden evitarse. Y, de hecho, hay que animar al personal a que cuando esté enfermo descanse en lugar de «seguir trabajando». Sin embargo, lo malo es que, sin un control óptimo, es relativamente sencillo dar por hecho que no pasa nada por “fingir que te encuentras mal” para disfrutar de un día libre extra.
Con un software de gestión de ausencias puedes hacer un seguimiento preciso de las ausencias no planificadas. Y esto hará que puedas tener información, sobre lo que, de verdad, le cuestan a la empresa, las bajas de este tipo. Por ejemplo, si estos sistemas incluyen funciones analíticas podrás identificar en cualquier momento, si se producen demasiadas ausencias en un área, equipo o día concreto. Podrás investigar las causas. Descubrir tendencias. Y, en todo caso, buscar soluciones a problemas potenciales antes de que se produzcan. Y, por supuesto, reducir costes en RRHH.
Mejorar la productividad y el rendimiento
Si el dinero escasea, querrás que los empleados escojan la dirección correcta. Y que rindan al máximo nivel. Pero, si ni empleados ni managers pueden ejecutar evaluaciones del desempeño coherentes, ni hacer seguimiento sobre los objetivos acordados, ni visualizar su progreso, simplemente, esas evaluaciones no servirán para nada. Bueno sí, para perder el tiempo y el dinero. Pero, recuerda que tú lo que quieres es reducir costes en RRHH.
Un software de RRHH con un módulo de gestión del desempeño ayuda a las empresas a controlar la productividad y el rendimiento de su plantilla. Y proporciona a los managers las herramientas necesarias para ayudar a los empleados que pueden estar bajo más presión. Será más fácil establecer objetivos ajustados. Y programar y ejecutar las evaluaciones del rendimiento. También planificar el desarrollo de carrera, analizar el progreso, diseñar itinerarios formativos, etc.
Y, lo que es aún mejor. Un software de RRHH proporciona una visión general de las habilidades y capacidades disponibles en la empresa. Es decir, ofrece una imagen precisa del talento que hay en la organización. Esto facilita a la dirección y a RRHH la detección de potenciales carencias y la planificación de la sucesión de puestos y roles estratégicos. Esto implica la reducción potencial de sus costes de selección y contratación, básicamente al hacer crecer a sus propios empleados. Es decir, mostrando a su talento interno el camino de promoción dentro de la organización. Esto, no solo es bueno para reducir los costes en la empresa. También lo es para crear un compromiso significativo y rentable con los empleados.
Aquí tienes algunas razones por las que creo que el software de RRHH te ayuda a reducir costes en RRHH. Pero si sigues teniendo dudas, contacta con nosotros. Aún me quedan unas cuantas razones más que me gustaría compartir contigo.