Evaluación del desempeño: recomendaciones y ejemplos para alcanzar los objetivos

Resumen de las recomendaciones sobre lo que hacer y lo que no en una evaluación del desempeño para alcanzar los objetivos

• El propósito de la evaluación del desempeño es doble: por un lado, brindar comentarios constructivos. Y, por otro, sugerir los siguientes pasos para el desarrollo personal y profesional del empleado.
• Las revisiones del desempeño incluyen la evaluación de los logros de una persona, junto con una evaluación basada en los datos de sus fortalezas, debilidades y áreas de mejora. La retroalimentación no busca “sacarle los colores” a nadie.
• La evaluación del desempeño es una herramienta correctiva. Sin embargo, para que produzca el cambio significativo que buscas, debe ir acompañada de medidas complementarias en el establecimiento de los objetivos y el seguimiento del progreso.
• Una metodología sólida, combinada con la trazabilidad de los datos, evita que los sesgos personales afecten a las evaluaciones. Y, además, protege a tu organización contra potenciales acusaciones discriminatorias.

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Evaluación y desempeño, dos palabras que producen sentimientos encontrados tanto en los managers como en los empleados.

Hay a quienes les encanta la evaluación del desempeño. Y hay otros a quienes estas revisiones les intimidan. Lo que sí está claro es que para la mayoría de los responsables de área supone un estrés adicional a su ya ajetreada rutina.

Ofrecer un feedback constructivo sobre el desempeño de la gente no es fácil porque caminar por la delgada línea entre evaluar y criticar puede hacerte caer en un terreno equivocado. En este artículo encontrarás recomendaciones y algunos ejemplos prácticos que te ayudarán a evitar tropiezos en este escenario complejo.

¿Qué es una evaluación del desempeño?

La revisión del desempeño es un proceso sistemático para evaluar el rendimiento pasado del empleado. Y con la información obtenida, articular expectativas futuras para mejorar o consolidar el trabajo. El propósito de estas evaluaciones es doble: por un lado, brindar comentarios constructivos. Y, por otro, sugerir los siguientes pasos para el desarrollo personal y profesional del empleado.

En este sentido, hay dos cosas que debes saber:

1. Que los managers utilizan el feedback sobre el desempeño para motivar a los empleados, priorizar oportunidades de desarrollo profesional y aclarar responsabilidades y rendición de cuentas.
2. Que los empleados utilizan la retroalimentación sobre el desempeño como un faro.  Un punto de referencia que les ayuda a orientar sus esfuerzos hacia los objetivos correctos y a moderar sus comportamientos en consecuencia.

Hay diferentes estudios que sugieren que la retroalimentación regular, justa y diversa conduce a mejoras sustanciales en el desempeño de los empleados. Por otra parte, sabemos también que el feedback significativo mejora los niveles de compromiso de los empleados y previene la fuga de talento. Pero, para aprovechar todos estos beneficios, es importante programar revisiones periódicas del desempeño de cada componente del equipo. Por regla general, al menos, una o dos veces al año.

¿Cómo prepararse para una evaluación del desempeño?

La evaluación del desempeño es, en realidad, una conversación entre quien recibe el feedback y quien lo proporciona. Para tener un diálogo efectivo, ambas partes deben dedicar el tiempo necesario para preparar sus evaluaciones, con argumentos, ejemplos y comentarios.

Si no existe ese trabajo previo, la evaluación del desempeño será insustancial y no alcanzará su principal objetivo: impulsar los comportamientos adecuados de los empleados.

Aquí te dejo algunas recomendaciones:

Como manager:

• Revisa las metas pasadas y haz seguimiento de los indicadores clave del rendimiento. Para ello, utiliza las métricas   que te permitan realizar una evaluación objetiva del trabajo del empleado.
• Analiza los resultados, no la producción. Es decir, céntrate en las contribuciones positivas del empleado a la empresa en vez de en la cantidad de horas o esfuerzo que se han dedicado.
• Habla con diferentes personas del equipo. Ya sabes, pide comentarios adicionales a los compañeros de la persona que vas a evaluar. Y también a otros superiores directos con los que haya interactuado, si es que tienes dudas.
• Deja de lado los prejuicios personales. Ya sé que esto es difícil, pero trata de emitir tu juicio limpio de prejuicios inconscientes. Digo, que esta es una de las partes más complejas porque, todos tenemos muchos prejuicios interiorizados que nos conducen a “sesgos de afinidad”, “efecto halo”, o “sesgos de conformidad”.

Como empleado:

• Recopila y prepara las evidencias de tu desempeño: pueden ser logros importantes, KPI adicionales, comentarios, reconocimiento de compañeros y/o superiores, etc.
• Piensa en tus objetivos profesionales: ¿qué te gustaría conseguir a continuación? ¿Qué camino de desarrollo profesional te parece más atractivo? Considera las oportunidades de crecimiento profesional, tanto verticales como horizontales.
• Prepárate para proporcionar también comentarios: estoy segura de que tu manager estaría encantado de saber qué más puede hacer o qué puede hacer mejor la organización para apoyar tu desempeño.
• Completa el formulario de autoevaluación que te han mandado: debes responder a las preguntas con honestidad. Evita inflar las calificaciones personales ya que esto podría colocarte en una posición incómoda.

 

Qué incluir en una evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño ofrece la oportunidad de hablar con franqueza sobre las fortalezas y debilidades de la persona. Pero, hay que tener mucho cuidado, porque existe una delgada línea entre ser útil y ser demasiado crítico.

Las revisiones del desempeño incluyen la evaluación de los logros de una persona, junto con una evaluación basada en los datos de sus fortalezas, debilidades y áreas de mejora. La retroalimentación no busca “sacarle los colores” a nadie. Más bien guía al manager para hacerlo mejor la próxima vez. E impulsar el crecimiento. Por lo tanto, intenta expresar tus opiniones así:

• Vinculando tu sugerencia de mejora con acciones pasadas. En lugar de decirle a alguien que cambie completamente su comportamiento, indícale cómo esos cambios podrían mejorar sus acciones pasadas. Por ejemplo:
  • Lo que NO: Tu exposición de los datos no fue buena. Deberías hacerlo mejor la próxima vez.
  • Lo que SÍ: Me gustó mucho lo que explicaste sobre los datos en tu presentación. Pero, la próxima vez, trata de hacerlos más visibles.
• Poniendo las consecuencias en contexto: para articular mejor la necesidad del cambio, explica los efectos que provoca el comportamiento del empleado en el equipo, en la empresa y en sus propias perspectivas personales. Por ejemplo:
  • Lo que NO: Me decepción que hayas enviado a tiempo el diseño de la nueva Interfaz
  • Lo que Sí: Tu retraso en la entrega del diseño de la nueva Interfaz ha provocado el retraso en el lanzamiento de la nueva web. El equipo de desarrollo no ha podido avanzar porque estaban esperando a que lo enviaras. Y esto también ha afectado al cronograma de otros proyectos.
• Utilizando el refuerzo positivo: Es bueno promover conductas repetidas a través de la evaluación. Así que, reconocer las fortalezas de la persona es clave. Y explicar la manera de seguir también es importante, no solo para evitar el fracaso, sino para crecer en su trabajo. Por ejemplo:
  • Lo que NO: Definitivamente tu servicio de atención al cliente es excelente, pero eso no compensa tus carencias en ventas o tus limitaciones en cuanto a las relaciones sociales.
  • Lo que SÍ: El servicio al cliente es tu punto fuerte. Si sigues trabajando para mejorar tus técnicas de venta, tu ascenso será un hecho.

Cuando escribas los comentarios en las evaluaciones de tu equipo piensa como un entrenador y habla como un mentor.

Después de la evaluación del desempeño: seguimiento

La evaluación del desempeño es una herramienta correctiva. Sin embargo, para que produzca el cambio significativo que buscas, debe ir acompañada de medidas complementarias en el establecimiento de los objetivos y en el seguimiento del progreso.

Es decir que, hay que diseñar un mecanismo de rendición de cuentas para impulsar las mejoras continuas que persigues con estas evaluaciones. Algunos expertos en gestión del desempeño sugieren que las personas establecen metas más altas bajo la condición de responsabilidad. También es más probable que su desempeño sea mejor cuando se les exige responsabilidad pública. Por ejemplo, cuando el gerente conoce sus objetivos.

Entonces, simplemente en vez de elogiar o hacer críticas constructivas debes establecer un proceso de seguimiento. Puede documentarse como “plan de desarrollo de empleados” o “plan de mejora del desempeño”.

Plan de Desarrollo de Empleados

Un plan de desarrollo de empleados proporciona a los trabajadores una lista secuencial de tareas que deben completar para mejorar sus habilidades. Y los conocimientos que deben adquirir para desempeñar nuevas funciones o nuevos roles.

Enséñale al empleado qué acciones debe poner en marcha en el futuro para conseguir un objetivo concreto: un aumento salarial, una nueva posición de mayor prestigio, un nuevo rol con nuevas responsabilidades, etc. Hacerlo te ayudará a fidelizar a los talentos más ambiciosos. También a mejorar el nivel de compromiso de los empleados. Y, algo muy importante, a planificar mejor la sucesión en tu plantilla.

Algunas de las cosas que debes incluir en tu Plan de Desarrollo de Empleados son:

• • Perspectivas de desarrollo profesional: describe el camino y las acciones necesarias para pasar a un puesto de nivel superior.
  • Formación y mejora de habilidades adicionales: incluye una lista de programas, certificaciones o cursos necesarios para avanzar en su función o para ser tenido en cuenta para un posible ascenso.
  • Nuevas responsabilidades y obligaciones: sugiere cómo puede un empleado aumentar su contribución a la empresa, asumiendo nuevas iniciativas, como la implementación de un nuevo software de RRHH, o un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales, asignando tiempo extra a nuevas tareas de mentoring, etc

Un plan completo de desarrollo de empleados es el nexo de unión entre las necesidades organizativas del negocio y los puntos fuertes de los empleados.

Plan de Mejora del Desempeño

Un Plan de Mejora del Desempeño documenta las deficiencias actuales del empleado y describe los pasos correctivos a seguir. Este plan puede hacer comentarios sobre las calificaciones deficientes en una evaluación del desempeño, abordar las posibles brechas de habilidades, llamar la atención sobre acciones pasadas que hayan podido ser inapropiadas y sugerir los pasos a seguir para el seguimiento posterior.

A diferencia de un Plan de Desarrollo de Empleados, este Plan de Mejora del Desempeño está diseñado para abordar los fracasos y comportamientos problemáticos en vez de sentar las bases para el éxito a futuro.

¿Qué puedes incluir en un Plan de Mejora del Desempeño?

• • Criterios de desempeño aceptables: describe las expectativas generales en torno al desempeño laboral del empleado con ejemplos y acciones positivas/negativas.
  • KPI específicos: presenta un conjunto de referencia de objetivos cuantificables que un empleado debe cumplir dentro del período de tiempo establecido.
  • Recursos de apoyo: explica cómo ayudará la organización a abordar las deficiencias actuales, ya sea con formación obligatoria, o tutoría, o sesiones de coaching o con asesoramiento especializado.
  • Calendario de registro: indica con qué frecuencia proporcionarás comentarios. Y programa las reuniones periódicas.
  • Consecuencias: describe qué pasará si el empleado no cumple con el plan establecido.

Qué hacer y qué no en la evaluación del desempeño

Como hemos dicho antes, el objetivo final de la evaluación del desempeño es guiar, no “castigar”, a los miembros del equipo. Tus comentarios deberán ir encaminados a ayudar a tu interlocutor a poner en práctica las acciones correctas. Y a hacerle sentir reconocido por sus logros.

Para asegurarte de que tus comentarios van en esa dirección:

En lugar de decir: “pasando directamente a las puntuaciones de tu evaluación del desempeño… Puedes probar a transmitir mejor una intención positiva.

O, en vez de actuar por una “corazonada”, apóyate en los datos.

No hagas declaraciones pasivo-agresivas, mejor  que las críticas sean siempre constructivas.

No sugieras soluciones, es más efectivo que indiques áreas de mejora. Y, en vez de hacer comentarios generales, explica detalladamente tus observaciones.

No comentes acciones o comportamientos concretos, sino habla mejor del impacto que han podido tener en el rendimiento personal y general.

Y, una última cosa, nunca plantees una conversación unidireccional, brinda siempre la oportunidad de que tu interlocutor responda.

¿Cuándo utilizar un software de gestión del desempeño?

Un software de RRHH que incluya un módulo para la evaluación del desempeño proporciona un conjunto consolidado de herramientas y almacenamiento para gestionar los procesos de evaluación de los empleados. Estas plataformas te ayudarán a crear formularios estandarizados de evaluación, procesar comentarios y gestionar cronogramas de revisión con los managers y/o gerentes.

Utilizar un software para gestionar el desempeño también te ayudará a impulsar un buen gobierno al hacer que el proceso de revisión sea estandarizado, transparente y “honesto”. Una metodología sólida, combinada con la trazabilidad de los datos, evita que los sesgos personales afecten a las evaluaciones. Y, además, protege a tu organización contra potenciales acusaciones discriminatorias.

El feddback y la formación periódica son aspectos cruciales para mejorar el compromiso de la fuerza laboral. Un proceso de revisión del desempeño que está bien documentado es el primer paso para crear un ambiente de trabajo más productivo, donde el reconocimiento es periódico y los errores puntuales de desempeño se resuelven rápidamente.

Y, si con todo esto, aún te quedan dudas, contacta con nosotros y te las resolveremos una a una.

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Biografía del autor

Cristina del Amo, es la Responsable de Marketing y Comunicación de Cezanne HR en España. Con más de 20 años de experiencia en la generación de contenidos en el entorno de los Recursos Humanos, la tecnología y la gestión empresarial, en Cezanne HR trabaja, además, por consolidar la marca  y establecer vínculos duraderos con periodistas de referencia y generadores de opinión en sus diferentes sectores.