Etapas del proceso de gestión del desempeño

Las etapas del proceso de gestión del desempeño contribuyen a que, de verdad, sea un proceso colaborativo, basado en la comunicación transparente.

La idea es que si completas bien las cuatro etapas del proceso de gestión del desempeño conseguirás ejercicio en el que empleados y managers planifiquen, monitoricen y revisen objetivos, metas, trayectoria y contribución.

O, al menos, eso es lo que se pretende con estas cuatro etapas del proceso de gestión del desempeño.  Y lo que se persigue con estas evaluaciones es que, de verdad, impacten en positivo, en empleados y empleadores. Sin duda, debe ser un proceso continuo. Y, si se fundamenta sobre sesiones periódicas, mejor. Es en estas reuniones frecuentes donde todos tienen la oportunidad de ofrecer y recibir comentarios.

Sin embargo, la realidad se aleja un poco de esta visión ideal. Según el estudio de Gallup State of the American Workplace, solo el 22% de los empleados están comprometidos y satisfechos con sus puestos. Este tipo de empleados, comprometidos y satisfechos, suelen presentar un rendimiento laboral óptimo, incluso, en tiempos difíciles. En el lado contrario, el otro 78% de la fuerza laboral que podría hacer mejor su trabajo. Y, añado yo: si su organización tuviera un proceso de gestión del rendimiento adecuado.

Algunas de las razones que desvela este estudio para la falta de motivación son:

• Empleados poco meritorios que promocionan profesionalmente
• Falta de información práctica
• Responsables que no implican a los empleados en la definición de objetivos

Todos estos factores juntos demuestran la importancia que tiene definir y ejecutar bien cada una de las etapas del proceso de gestión del desempeño.  Hablamos de un proceso diseñado, precisamente, para solucionar esos elementos que provocan la desmotivación entre la plantilla. Y hacer que los empleados alcancen, tanto sus metas personales, como los objetivos corporativos.

Etapas del proceso de gestión del desempeño

Las etapas del proceso de gestión del desempeño son cuatro:

Planificación, formación, revisión y compensación. Cada una de estas etapas son estratégicas en sí mismas. Pero, juntas, forman la columna vertebral de la gestión del rendimiento de una empresa. Vayamos por partes:

Planificación

Es la primera etapa del proceso de gestión del desempeño. Y, a su vez, se divide en tres pasos fundamentales:

1. Definición

RR.HH. y managers deben definir claramente el puesto en sí. Incluir descripción exhaustiva y metas a corto y largo plazo, identificar los objetivos clave y desarrollar una métrica clara sobre cómo se evaluarán dichos objetivos y metas.

Los objetivos deben ser claros y seguir el formato SMART (específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y basados en el tiempo): En este punto, también es importante que se establezcan normas de rendimiento claras.

2. Feedback

Una vez que los managers han completado la etapa de definición, los empleados deben tener la oportunidad de opinar sobre ello. Realmente, los empleados son quienes pueden tener una visión clara sobre qué habilidades, competencias y objetivos ayudarán mejor a la empresa para lograr los objetivos corporativos establecidos. Porque, son ellos, quienes están sobre el terreno.

3. Aprobación

Managers y empleados están de acuerdo con la definición de la función, las metas y los objetivos.

Al hacer que este primer paso del proceso de gestión del desempeño sea colaborativo, la dirección prepara el terreno para que el proceso, en su conjunto, sea colaborativo. Y el empleado sienta que también participa en la fijación de sus objetivos, algo clave, como demuestra el estudio de Gallup.

Coaching

1. Organizar reuniones puntuales y periódicas

Una vez establecidos los parámetros del puesto y los objetivos para el futuro, comienza el siguiente paso del proceso de gestión del rendimiento.

El proceso de coaching es extremadamente importante. Y debe realizarse con regularidad. Las revisiones deben ser, al menos, trimestrales, aunque lo ideal es que sean mensuales.

2. Proporcionar la formación, el coaching y las soluciones necesarias

Estas reuniones deben centrarse en soluciones y oportunidades de formación. Y no tanto, en medidas punitivas por un rendimiento mediocre.

Si la rendición de cuentas se convierte en algo negativo, los empleados la evitarán en lugar de ser sinceros sobre sus dificultades.

La formación debe ser algo transversal por lo que los directivos y managers también pueden beneficiarse.

3. Solicitar la opinión de ambas partes

Los managers deben ser capaces de proporcionar -y recibir- opiniones sinceras. Y tienen que colaborar con los empleados en lugar de adoptar una postura combativa. En este sentido, es importante la capacidad de ofrecer información práctica.

4. Revisar los objetivos cuando sea necesario

A medida que avanza el proceso de gestión del desempeño, la dirección debe revisar los objetivos por si hay que hacer ajustes. En esta fase también hay que prestar atención las oportunidades potenciales de desarrollo profesional de los empleados. Esto implica revisar el rendimiento general de cada empleado, evaluar el funcionamiento del proceso en sí, e incluir la compensación, que es una de las partes más importantes y “delicadas”.

Revisión

1.     Revisión del desempeño de los empleados

Al final del ciclo hay que revisar cómo ha evolucionado el rendimiento de los empleados. Es lo que llamamos evaluación del desempeño. Lo más habitual es que se haga una vez al año, aunque cada vez son más frecuentes, las revisiones periódicas cada 3 -6 meses.

Eso sí, debe haber un registro claro de las revisiones anteriores. Eso nos ayudará a analizar sobre datos objetivos, el progreso de cada uno a lo largo del año. Las revisiones mensuales ayudan a resolver problemas, ajustar objetivos y buscar alternativas operativas de cara al futuro. Esta revisión es la única que mira hacia atrás para evaluar el comportamiento de ejercicios anteriores. El resto del proceso pone el foco en el futuro.

2.     Revisión del proceso de gestión del rendimiento

En esta fase, es importante que, tanto la dirección como los empleados, revisen el año anterior y comprueben lo bien que ha funcionado el proceso de gestión del desempeño.

Las preguntas que pueden plantearse son

• ¿Se cumplieron los objetivos personales y corporativos? En caso negativo, ¿por qué?
• ¿A qué retos se enfrentó el empleado?
• ¿Qué formación ayudaría al empleado a mejorar su rendimiento?
• ¿Cómo ayudó el feedback de la dirección? En caso negativo, ¿por qué?
• ¿Cómo podría mejorarse el proceso?
• ¿Ha sido eficaz el tiempo dedicado a este proceso?

3. Revisión general del cumplimiento de objetivos

Por supuesto, una de las primeras preguntas que hay que responder es si se los empleados han sus objetivos o no. Y, la siguiente ¿En qué medida ha tenido éxito el empleado en las tareas que se le han encomendado a lo largo del año?

Es importante tener en cuenta los objetivos grandes, pero, también los más pequeños. Es decir, los objetivos clave y los secundarios. Esto ayuda a identificar aquellas áreas más “problemáticas” en las que aplicar formación o intervenir, antes de que cualquier incidencia se convierta en algo, realmente grave.

4. Proporcionar información práctica

Una parte clave de la revisión es dar y recibir feedback. Los managers deben ofrecer al empleado un feedback práctico. Esto le permitirá conocer qué áreas de su rendimiento puede mejorar en el futuro. Y, por supuesto, deben hacer que los empleados opinen sobre el proceso y, sobre cómo los managers pueden mejorar también por su parte.

Acción

El último paso del proceso de gestión del desempeño es la acción.

1. Compensación y reconocimiento

El último paso del proceso de gestión del rendimiento es la compensación y el reconocimiento.

Este paso es absolutamente clave: los empleados no seguirán motivados si no se les da una razón para hacerlo. La compensación no tiene por qué ser necesariamente monetaria. Aunque es probable que incluya una retribución económica. Otras formas de incentivar y motivar a los empleados pueden ser nuevos proyectos, reconocimiento laboral en la empresa, tiempo libre, oportunidades de liderazgo, etc.

2. Preparar el escenario para el ciclo del año siguiente

El final del ciclo es una nueva oportunidad para que todos puedan hacer comentarios sobre el proceso en su conjunto. Y pide ideas y comentarios para preparar la fase de planificación del ciclo del año siguiente.