La pandemia di COVID-19 ha portato con sé una nuova cultura di onboarding e pratiche lavorative a distanza.
Ma, con la cultura più diffusa del lavoro a distanza, le risorse umane hanno dovuto affrontare una nuova sfida: inserire con successo nuovi dipendenti da remoto.
Per affrontare al meglio l’onboarding remoto, le aziende devono superare due sfide distinte: comprendere gli obiettivi alla base delle loro attività di onboarding e come possono raggiungere tali obiettivi online anziché attraverso le tradizionali attività faccia a faccia.
Fortunatamente strumenti innovativi sono prontamente disponibili per aiutare a superare le sfide amministrative e psicologiche del lavoro a distanza. I migliori sistemi HR digitali che includono funzionalità dedicate all’onboarding possono aiutare a gestire i documenti di onboarding per evitare di intasare le caselle di posta delle risorse umane. Includono anche una vasta gamma di strumenti di comunicazione online che possono aiutare a costruire connessioni positive e significative se non sono possibili incontri in presenza.
Andiamo incontro a settembre, mese in cui spesso entrano in azienda nuove figure; sempre di più le aziende scelgono di integrare dipendenti che lavorano da remoto, abbattendo le barriere geografiche nelle assunzioni. Se stai esplorando come integrare al meglio i dipendenti remoti nella tua organizzazione, ecco alcuni dei nostri migliori consigli…
Fare un’offerta di lavoro
L’onboarding inizia ancor prima che venga formalmente presentata un’offerta di lavoro. È la prima volta in cui un possibile neoassunto si sente un futuro dipendente della tua organizzazione.
Quando fai un’offerta a un nuovo dipendente, fornisci quante più informazioni e chiarezza possibile sul suo ruolo e sulla tua organizzazione. Offerte vaghe, disorganizzazione ed errori con i contratti forniscono una cattiva immagine aziendale, ancor di più quando la comunicaizone avviene solo online.
Sii affabile quando fai un’offerta di lavoro e assicurati di essere pronto a rispondere a qualsiasi domanda che potrebbero avere sul loro ruolo, sull’offerta stessa o sull’azienda in generale. Ricorda che un’offerta di lavoro probabilmente significa molto per il tuo nuovo dipendente. Quindi, crea entusiasmo e lascia che inizino a costruire una relazione con te e la tua organizzazione!
In vista del primo giorno
Mentre si avvicina il primo giorno del nuovo dipendente, potrebbe essere utile considerare le attività di inserimento come tre aree distinte:
- Scartoffie essenziali, come contratti, documenti, ecc.
- Strumenti necessari per lavorare in remoto: apparecchiature IT, banda larga, home office…
- Coinvolgimento dei dipendenti – Introduzione alla visione, ai valori e alla cultura della tua azienda.
Da un punto di vista pratico, è essenziale che il nuovo assunto abbia tutte le sue apparecchiature, software e accessi pronti per il suo primo giorno. Altrimenti, a parte le prime impressioni negative, il nuovo assunto semplicemente non sarà in grado di svolgere il proprio lavoro.
Spetta alle risorse umane e ai responsabili garantire che le richieste di attrezzature, accesso al software e qualsiasi altro strumento necessario vengano effettuate non appena viene accettata un’offerta di lavoro. Dovresti anche assicurarti che queste richieste vengano seguite fino a quando non sei sicuro che il neoassunto avrà tutto ciò di cui ha bisogno per tuffarsi nel suo nuovo ruolo. Idealmente, una chiamata con il nuovo dipendente dovrebbe essere programmata prima del primo giorno per verificare che abbia ricevuto tutto ciò di cui ha bisogno.
Quando si tratta di impegno, assicurati che l’ora di inizio del tuo nuovo assunto sia chiara e organizza un incontro iniziale in videochiamata, cui dedicare grande attenzione: le cancellazioni dell’ultimo minuto o la riprogrammazione non faranno una buona impressione ed è importante che il dipendente sappia di essere entrato a far parte di un team affidabile e accogliente, anche da lontano.
Assicurati che tutto il team sappia quando staentrando una nuova risorsa e preparati a pianificare chiamate di presentazione di gruppo o individuali. Se tutti i membri del team sono pronti, alcune delle relazioni lavorative più importanti inizieranno più agilmente.
Infine, dai al nuovo dipendente l’accesso ai portali HR, agli spazi di lavoro o ad altre fonti di informazioni sulla cultura e sul team aziendale. Con un mezzo facile per saperne di più sulla tua attività, il nuovo assunto può inserirsi più rapidamente, rendendo l’inizio un po’ meno travolgente. Se stanno iniziando come parte di un gruppo più ampio di nuovi assunti, assicurati di organizzare chiamate di gruppo e portali/forum affinché possano porre domande e connettersi con gli altri.
Gestire il primo giorno
Se non hai già un piano solido per il primo giorno, ora è il momento di crearne uno. In un ambiente digitale in cui le risorse umane e/o i manager non possono incontrare un nuovo assunto la prima mattina, è importante seguire un programma di chiamate di presentazione pre-programmate e formazione essenziale.
I responsabili delle risorse umane (e altri dipartimenti a seconda dei casi) dovrebbero collaborare per assumere un nuovo dipendente, coprendo qualsiasi aspetto, dall’HR, alla configurazione IT, formazione sulla conformità e presentazioni del team.
Ci saranno sicuramente intoppi tecnologici, e questo dovrebbe essere apertamente riconosciuto in modo che nessuno si senta in imbarazzo se qualcosa va storto. Non dare per scontato che tutti siano nativi digitali e capisci che, anche per utenti esperti, le cose possono andare storte.
Pazienza, empatia e perseveranza sono fondamentali quando si dà il benvenuto a qualcuno a bordo. Quindi, se il tuo collegamento video non funziona, non rimandare la chiamata a un altro giorno: potresti lasciare il tuo nuovo partecipante ansioso di aver fatto qualcosa di sbagliato o di perdere informazioni importanti. Se è un’opzione, prendi invece il telefono!
Alcune cose importanti da ricordare che potrebbero passare inosservate quando si esegue l’onboarding in remoto:
Le prime impressioni possono essere durature e…
I primi giorni possono essere estenuanti!
Forse una delle parti più difficili dell’onboarding remoto è “leggere” come un nuovo dipendente sta rispondendo ai colleghi, ed è ancora più complicato riconoscere le prime impressioni.
Le videochiamate possono aiutare a superare questo problema. Ricorda ai manager di non essere timidi nell’usare la tecnologia a loro disposizione e di essere consapevoli nei loro sforzi per connettersi e valutare come sta andando. Se necessario, le risorse umane possono anche supportare entrambe le parti partecipando alle chiamate di check-in iniziali.
È anche prudente ricordare quanto può essere faticoso iniziare un nuovo lavoro. Quando un dipendente si trova nella stessa stanza, puoi riconoscere se sta mostrando fatica dopo una giornata passata a incontrare nuove persone e ad assorbire informazioni, il che semplicemente non è il caso di chi lavora in remoto. I responsabili delle risorse umane e di linea devono entrare in empatia, fare il check-in e agire di conseguenza: non lasciare il tuo nuovo assunto seduto alla scrivania fino a mezzanotte in attesa che qualcuno gli dica che è “ora di andare a casa”!
E dopo?
Comunicare, comunicare, comunicare.
È importante ricordare quanta comunicazione avviene normalmente tra un neoassunto, il suo manager e il suo team quando lavora in ufficio e fornire canali simili in un ambiente di lavoro remoto. Nei primi giorni e nelle prime settimane di un dipendente, avrà molte domande, aspettative e legami sociali da formare. Ognuna di queste conversazioni “dall’altra parte della scrivania” deve ancora avvenire, anche da uno schermo.
Le risorse umane possono aiutare assicurandosi che i nuovi arrivati siano in tutte le liste di distribuzione e-mail appropriate sin dal primo giorno. Gli incontri casuali che le risorse umane potrebbero in genere avere con un principiante per tenere d’occhio i loro progressi avranno bisogno di un equivalente per il lavoro a distanza, quindi possono anche programmare chiamate di check-in per garantire che le attività di introduzione si svolgano senza intoppi.
La maggior parte della comunicazione ricadrà sui manager. Sono il punto di contatto principale del nuovo dipendente ed è probabile che facciano affidamento sul proprio manager molto più che in un ambiente d’ufficio in cui potrebbero individuare altri colleghi per chiedere aiuto.
I manager devono essere molto pazienti con i nuovi dipendenti e impegnarsi a dedicare tempo alla loro formazione e alle loro domande. Tradurre una politica di “porta aperta” in un approccio di “chiamata aperta” aiuterà i nuovi a sentirsi a proprio agio nel chiedere aiuto quando necessario. Una visione a lungo termine è essenziale, quindi i gestori devono ricordare che il tempo che investono ora sarà probabilmente ricompensato in seguito.
Inizia fornendo la tecnologia e le informazioni necessarie al tuo nuovo dipendente per svolgere il proprio ruolo, ma ricorda sempre che l’onboarding remoto è molto più di questo.
Se fatto bene, l’onboarding può essere la base per un piano di coinvolgimento più approfondito: inoltre, può garantire che gli sforzi di reclutamento e formazione di un’azienda siano ricompensati con un dipendente produttivo, felice e leale che si spera rimanga.
