Con le temperature torride ormai alle spalle e i bambini tornati a scuola, è probabile che l’afflusso di richieste di ferie estive. Ciò significa che i manager avranno potranno contare sui team al completo.
Sebbene possa variare da un settore all’altro, è normale che molte aziende assistano a un calo della produzione durante il periodo estivo. Ad esempio, oltre a una diminuzione generale delle presenze sul posto di lavoro del 19%, la produttività può diminuire fino al 20%: un risultato non eccezionale se consideriamo che molte aziende stanno lottando per raggiungere i propri obiettivi strategici e, nel complesso, le assenze sul posto di lavoro sono al loro livello massimo. più alto da oltre un decennio.
È molto comune che i dipendenti si sentano distratti da eventi più stagionali o dalla prospettiva di vacanze imminenti.
Quindi, anche se l’avvicinarsi dell’autunno può segnare la fine dell’ondata di assenze dovuta alle vacanze estive e segnare per molti un ritorno al “business as usual”, sarà solo una tregua temporanea…
LA TUA POLICY SULLE ASSENZE È ADATTA ALLO SCOPO?
I mesi estivi forniscono un ottimo promemoria della necessità di disporre della cultura e delle policy giuste per gestire le assenze in modo efficace.
Se la tua azienda ha riscontrato difficoltà con le risorse, conflitti di programmazione, un aumento delle assenze non pianificate a breve termine o addirittura disaccordi sulla richiesta delle ferie durante l’estate, è probabile che la tua policy sulle assenze semplicemente non sia adatta allo scopo.
E solo perché l’estate è finita non significa che ci sarà una tregua da questo tipo di problemi. Dopotutto, mancano solo pochi mesi all’inverno e puoi garantire che molti dipendenti non prenderanno in considerazione la possibilità di prendersi un congedo durante le imminenti vacanze natalizie? Ti aspetti che si ripetano i problemi di assenza che hai vissuto quest’estate? Se è così, ora è il momento di agire.
Quindi, qual è il modo migliore per assicurarsi che le ruote dell’azienda continuino a girare senza intoppi durante i periodi di punta delle ferie, trovare il giusto equilibrio con la gestione delle assenze e mantenere i dipendenti produttivi e coinvolti? Diamo un’occhiata ad alcune azioni chiave che ogni team delle risorse umane dovrebbe intraprendere…
RAFFORZA LA TUA POLICY SULLE ASSENZE
Questo è il momento ideale per ricordare alle persone la tua policy sulle assenze e le procedure corrette per richiedere le ferie annuali e dichiararsi in malattia. Troppo spesso, le policy sulle assenze vengono spiegate alle persone come parte del loro percorso di inserimento… e poi non vi si fa mai più riferimento. Nessuno riesce a ricordare esattamente cosa dovrebbe fare e i manager possono lasciarsi sfuggire compiti chiave come i colloqui di rientro al lavoro.
Assicurati che la tua policy sulle assenze sia scritta in modo chiaro e semplice e sia accessibile a tutti, dai leader aziendali ai neoassunti. Se disponi di un portale HR, è un ottimo posto per ospitare la policy e tutti i documenti associati in modo che le persone possano trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Naturalmente, le piattaforme HR con moduli di gestione delle assenze automatizzati e integrati consentono anche ai manager di avere facilmente una panoramica di quante persone sono assenti contemporaneamente in modo che possano assicurarsi che il lavoro disponga di risorse adeguate.
PIANIFICA IN ANTICIPO
Una piccola pianificazione anticipata può aiutare a ridurre i disagi legati alle ferie. Ricordare alle persone che se hanno programmi importanti per le ferie – un matrimonio di famiglia all’estero o un viaggio per festeggiare un compleanno speciale – devono inserire le date in calendario in anticipo.
Assicurati che i dipendenti si rendano conto che non è scontato che tutte le richieste di ferie vengano concesse. Anche se farai del tuo meglio per soddisfare le esigenze delle persone, è necessario verificare l’organizzazione del lavoro prima di un’approvazione definitiva.
SII EQUO
Assicurati di gestire tutte le richieste di ferie in modo equo e che questo sia chiaramente indicato nella tua policy sulle assenze. Se ci sono richieste contrastanti e troppe persone vogliono assentarsi allo stesso tempo, ricorda di dare sempre priorità alle esigenze dell’azienda, sforzandoti per conciliarle al meglio con quelle dei collaboratori.
Assicurati di non favorire un gruppo di dipendenti rispetto a un altro. E, soprattutto, non lasciare che siano i dipendenti a litigare tra loro.
I piani di ferie ostacolati possono causare malumori tra i colleghi e creare forti divisioni all’interno dei team. Sappiate che la decisione finale sulla ferie spetta a voi e che, anche se farete del vostro meglio per accontentare tutti, dovranno essere prese in considerazione anche le esigenze dell’azienda.
SII DECISO
I colloqui di rientro al lavoro sono un modo utile per capire cosa sta realmente accadendo: a volte un problema con le responsabilità di assistenza può essere mascherato da malattia e il dipendente potrebbe effettivamente aver bisogno di supporto ma ha paura di chiedere.
A questo punto, vale la pena ricordare che se nella tua azienda si verificano periodi regolari di assenze non pianificate a breve termine, potrebbero esserci problemi maggiori in gioco. Essere fermi riguardo alle conseguenze delle continue assenze non pianificate non necessariamente le risolverà.
Il cattivo equilibrio tra lavoro e vita privata, lo stress sul posto di lavoro, il disimpegno e il burnout dovuto a carichi di lavoro elevati possono tutti contribuire a picchi di assenze non pianificate. Pertanto, sebbene sia importante essere fermi riguardo alle assenze con i propri dipendenti, comprendere le ragioni alla base dei livelli di assenza è molto più importante.
SII FLESSIBILE
Un approccio flessibile alle richieste di ferie è fondamentale per soddisfare tutti e allo stesso tempo garantire che le esigenze aziendali siano soddisfatte. Potresti considerare di dare ai manager la possibilità di allentare le regole, ad esempio, su quante persone possono assentarsi contemporaneamente se lo ritengono opportuno. Sono nella posizione migliore per giudicare cosa funzionerà e cosa non funzionerà nei loro team e possono prendere decisioni in base alle effettive esigenze di risorse.
Richieste di ferie contrastanti nel mese di agosto potrebbero non costituire un grosso problema, ad esempio, se in quel periodo l’attività è tranquilla e un team ridotto è ancora in grado di farvi fronte. Inoltre consentire alle persone di sfruttare un’organizzazione flessibile degli orari di lavoro è un’altra opzione che può aiutare a ridurre le assenze non pianificate, ma anche a promuovere un più sano equilibrio tra lavoro e vita privata, un elemento chiave per una cultura aziendale fiorente e la soddisfazione dei dipendenti.
Se i dipendenti si accorgono che gli stai andando incontro, è più probabile che facciano il possibile per assicurarsi che il loro lavoro non venga influenzato negativamente dalle assenze.
