Policy assenze, di cosa parliamo in questo articolo:
Con i tassi di assenze per malattia che raggiungono livelli sempre più alti ogni anno, le aziende devono disporre di politiche di gestione delle assenze su misura che soddisfino le esigenze specifiche della loro forza lavoro.
Una policy assenze su misura è quella che si allinea alla cultura di un’azienda, tiene in considerazione i dati demografici della forza lavoro ed è chiara e trasparente per tutti.
Inoltre, le aziende devono anche adottare un approccio proattivo al benessere, valutare regolarmente l’efficacia delle proprie politiche sulle assenze e sfruttare le piattaforme HR con funzionalità integrate di gestione delle assenze.
In tutti i settori, le aziende si trovano ad affrontare la sfida dell’aumento dei tassi di assenza per malattia.
Un confronto tra primo semestre 2022 e stesso periodo 2023 veda un calo nei certificati di malattia, (sicuramente influenzato nel 2022 dall’aumento di contagi da covid), nel primo semestre dell’anno 2023 sono arrivati complessivamente 15,4 milioni di certificati, di cui 11,6 milioni (75,6%) dal settore privato. Ma rispetto agli anni precedenti vi è un incremento significativo nelle assenze per malattie.
È anche vero che il presenzialismo, spesso guidato dalla paura della sicurezza del lavoro o dalla mancanza di opzioni per il congedo per malattia, è in aumento.
In tale contesto, una gestione efficace delle assenze è più cruciale che mai. Ma siamo chiari: una politica di assenza generica e valida per tutti semplicemente non basterà.
Sebbene qualsiasi policy sulle assenze dovrebbe riguardare sia le assenze pianificate (ferie, congedo parentale, appuntamenti medici) che quelle non pianificate (malattia, lutto…), le organizzazioni stanno adattando le loro politiche sulle assenze per adattarle alle persone, alla cultura e ai valori – ed ecco perché…
Le politiche generalizzate sulle assenze possono essere dannose
In molti casi, una politica di assenza generica può essere dannosa per il lavoro dei dipendenti e per la cultura dell’azienda nel suo complesso. Perché?
- Mancanza di flessibilità: immagina un giovane genitore alle prese con la cura dei figli. Una policy rigida che non offra opzioni di lavoro a distanza potrebbe costringerlo al presenzialismo o addirittura alla perdita del lavoro. Adattare la propria politica per consentire orari flessibili o lavoro a distanza può avvantaggiare sia il dipendente che il datore di lavoro.
- Morale e motivazione bassi: anche in questo caso una policy rigida, può contribuire all’insoddisfazione e al disimpegno dei dipendenti. L’implementazione di iniziative come programmi di benessere, opportunità di sviluppo personale ed eventi culturali sul posto di lavoro insieme a una politica di sostegno alle assenze può aumentare significativamente il morale e la produttività.
Perché la tua organizzazione ha bisogno di una gestione assenze su misura
Elaborare una politica di assenze su misura va oltre la semplice offerta di flessibilità. Dopotutto, la tua azienda è unica e le persone hanno esigenze uniche. Ecco un approfondimento sul motivo per cui la policy sulle assenze deve adattarsi alla tua organizzazione:
1. ALLINEAMENTO ALLA CULTURA AZIENDALE
Immagina un’azienda che valorizza l’innovazione e la comunicazione aperta. La policy sulle assenze non si limiterebbe a elencare i motivi accettabili per l’assenza e i dettagli su ciò che è richiesto per le note del medico. Potrebbe invece incoraggiare i dipendenti a discutere apertamente i problemi di salute con i propri manager, favorendo la fiducia e la comprensione. Oppure può offrire “giornate di salute mentale” per comunicare ai dipendenti che la loro salute mentale è importante tanto quanto la salute fisica.
Per le assenze non pianificate, potrebbe offrire la possibilità di lavorare da remoto, se fattibile, consentendo ai dipendenti di contribuire anche in caso di malattie minori. Ciò è in linea con la cultura aziendale di collaborazione e flessibilità, consentendo ai dipendenti di fare scelte responsabili riducendo al minimo le interruzioni.
2. ADEGUATA A DATI DEMOGRAFICI SPECIFICI
È improbabile che una forza lavoro giovane ed esperta di tecnologia possa prosperare con una politica progettata per un ambiente strutturato in modo tradizionale. Offrire opzioni di lavoro a distanza per assenze pianificate e non pianificate potrebbe apportare vantaggi significativi a entrambe le parti.
I genitori giovani o neo-genitori che affrontano difficoltà nella cura dei bambini potrebbero apprezzare opzioni di programmazione più flessibili rispetto ai dipendenti senza tali esigenze. Adattare le policy a questi dati demografici specifici dimostra la comprensione da parte dell’azienda delle diverse esigenze dei propri dipendenti, aumentando il morale e creando un ambiente di lavoro più inclusivo.
3. COSTRUIRE FIDUCIA E TRASPARENZA
Una policy assenze generica e piena di termini tecnici, nascosta nel manuale del dipendente, crea confusione e può generare sfiducia. Una politica su misura comunicata chiaramente, tuttavia, può essere un potente strumento di trasparenza.
Delineando chiaramente aspettative, procedure e supporto disponibile, consente ai dipendenti di affrontare le situazioni con sicurezza. Rendi la politica facilmente accessibile, rivedila e aggiornala regolarmente in base ai feedback e comunica attivamente le modifiche.
4. APPROCCIO PROATTIVO AL BENESSERE
Una politica veramente su misura non reagisce solo alle assenze; le anticipa. Ciò significa incorporare elementi che promuovano il benessere dei dipendenti e riducano le assenze non pianificate.
Considera l’idea di incoraggiare abitudini sane attraverso programmi o incentivi e di promuovere un ambiente di lavoro favorevole che dia priorità al riposo e al recupero. Un approccio proattivo non solo apporta benefici al benessere individuale, ma riduce anche i costi a lungo termine associati alle malattie croniche e al presenzialismo.
Cosa tenere a mente quando si progetta e si applica la policy sulle assenze
Ottieni feedback e consenso dai dipendenti: la tua policy è per le persone, così come per l’azienda. È ideale condurre sondaggi, tenere focus group e sollecitare feedback durante il processo di stesura. Comprendi le diverse esigenze dei tuoi dipendenti, gli stili di comunicazione preferiti e le aspettative di flessibilità. Ciò garantisce che la tua politica sia in sintonia con loro.
Rimani connesso: un dipendente in ferie per 4 settimane ha 1 possibilità su 5 di non tornare al lavoro. Incoraggia una comunicazione aperta durante le assenze. Offri più canali per aggiornamenti, check-in e domande. Promuovi un senso di connessione continua e riduci l’ansia sia per il dipendente che per il team.
Gestire il team con empatia: quando un dipendente è assente, spesso spetta al suo team rimediare. In qualità di risorse umane, aiutali a supportarli delegando compiti, ridistribuendo i carichi di lavoro e fornendo una comunicazione chiara.
Facilita un ritorno al lavoro senza intoppi con colloqui di ritorno al lavoro: condurre colloqui riservati di ritorno al lavoro per discutere l’assenza, le eventuali sfide affrontate e gli aggiustamenti necessari. Ciò favorisce la reintegrazione e garantisce che il dipendente si senta supportato e accolto nuovamente.
Creare una politica delle assenze “viva”: una politica delle assenze non dovrebbe essere scolpita nella pietra; si tratta sempre di trovare il giusto equilibrio. Pianifica revisioni e feedback regolari. Non aver paura di adattare la tua politica man mano che la tua cultura aziendale si evolve o che i dati rivelano aree di miglioramento. Una politica statica diventerà rapidamente obsoleta e inefficace.
Il giusto software HR consente una gestione efficace delle assenze
I Software HR con funzionalità integrate di gestione delle assenze rappresentano un punto di svolta quando si tratta di creare e applicare policy di assenza su misura. Cerca funzionalità HR come:
- Self-service per i dipendenti: consente ai dipendenti di richiedere e monitorare facilmente tutti i tipi di congedo (ferie, giorni di malattia, ecc.), risparmiando tempo e fatica.
- Calcoli automatizzati delle ferie: calcola automaticamente il saldo e i diritti delle ferie in base a fattori come le ore lavorate e le politiche aziendali, garantendo precisione ed equità.
- Reporting e analisi approfonditi: report e grafici che facilitano la comprensione delle tendenze nell’utilizzo delle ferie e l’identificazione delle aree di miglioramento.
- Supporto per più tipi di assenze: tieni traccia di qualsiasi tipo di congedo, dalle visite mediche ai permessi per allattamento, e fornisci report personalizzati per aiutare nella pianificazione delle risorse.
- Strumenti di coinvolgimento del brand: personalizza il sistema con il brand e il logo della tua azienda per renderlo familiare e coinvolgente per i tuoi dipendenti.
- Spazi di lavoro condivisi e portali HR: l’utilizzo di un software HR che includa portali HR e spazi di lavoro condivisi è un ottimo modo per condividere risorse e per promuovere una migliore salute mentale o forma fisica.
Investire in una politica di assenza flessibile e su misura, supportata dalla giusta piattaforma software HR, è un investimento nel benessere dei tuoi dipendenti, nella tua cultura aziendale e, in ultima analisi, nei tuoi profitti.
Ricorda, costruire una politica che rifletta le tue esigenze e i tuoi valori unici è un processo continuo. Abbraccia l’adattamento, ascolta attivamente i tuoi dipendenti e sfrutta la tecnologia per creare un sistema di gestione delle assenze che funzioni per tutti.
