Mejora del desempeño: 5 pasos para un plan efectivo

Lidiar con un desempeño bajo o ineficiente es probablemente uno de los mayores desafíos a los que deberás enfrentarte como manager. Soy consciente además de que, con un montón de tareas urgentes en tu lista, es bastante tentador, “aparcar” el problema. Y dejar que desaparezca sin más. Pero, impulsar la mejora del desempeño es clave para impulsar el éxito de la organización.

Sin embargo, eludir esas conversaciones difíciles tiene efectos muy negativos para todos. El empleado va a seguir haciendo las cosas tal cual las hace, cometiendo los mismos errores y sobrepasando los plazos. Los clientes empezarán a quejarse. Y otros miembros del equipo sufrirán las consecuencias de tener que cubrir continuamente las ineficiencias o errores de su compañero.

Una de las mejores formas de abordar el bajo rendimiento es sentarse con el empleado y elaborar un plan claro de mejora del desempeño. Pero ¿qué debe incluir ese plan y cuál es la mejor manera de hacerlo?

1. Identifica cualquier problema subyacente

Antes de comenzar a armar el plan, asegúrate de estar al tanto de cualquier problema que pueda estar detrás del bajo rendimiento. ¿Tienen dificultades los empleados porque no se les ha dado la capacitación que necesitan para hacer el trabajo? ¿Los compañeros de equipo son desagradables o no cooperan? ¿Hay problemas personales o familiares que se interponen en su capacidad de concentración? Ten en cuenta que los empleados no siempre son francos sobre cualquier problema de salud o discapacidad con el que puedan estar lidiando por temor a perder su trabajo. Asegúrate de haber llegado a la raíz real del problema. Si no descubres lo que, de verdad pasa, no podrás brindar al empleado el apoyo que necesita. Tampoco podrás hacer los ajustes necesarios a su función. Y es probable que no cambie nada.

2. Involucra al empleado

Es mucho más probable que las personas acepten con entusiasmo cualquier plan de mejora si han desempeñado un papel activo en su elaboración, así que siéntate con el empleado y ten una conversación sincera y honesta sobre tus preocupaciones y lo que debe cambiar. Que sea un diálogo, no una diatriba. Tienes que ofrecer la oportunidad de agregar también su perspectiva y estar abiertos a cualquier idea que pueda tener sobre lo que necesita para llevar su desempeño a un nivel aceptable. Hay que ser firme pero amigable en el tono, un equilibrio difícil de lograr.

Las personas deben saber que estás al tanto de que su trabajo o su actitud es deficiente. Pero igualmente necesitan sentir que tienes el deseo, de verdad, de ayudarles a mejorar, apoyándoles de la manera que sea necesaria. Piensa bien si es el momento de involucrar o no a RRHH en esta etapa. Hacer que recursos humanos participe en esta conversación inicial puede parecer difícil y podría inhibir una discusión abierta. No obstante, siempre es una buena idea informarles de que estás teniendo esa conversación y de qué se trata, para que puedan ayudarte a identificar señales que pueden indicar cualquier problema potencial.

3. Establece objetivos claros

En el centro de cualquier plan de mejora del desempeño debe haber un conjunto de objetivos claros. El empleado debe tener claro lo que se espera de él. Es decir,  qué debe cambiar, cuándo y cómo se revisarán o medirán sus logros. Asegúrate de que los objetivos  que se establecen son realistas. Y que se realicen dentro del marco de tiempo apropiado. Las personas se sentirán derrotadas antes de comenzar si lo que tú les propones es prácticamente inalcanzable.

Intenta dividir los objetivos en pequeños pasos o fragmentos y realiza controles informales de manera regular. De ese modo, las personas pueden ver sus propios progresos y también tendrán la oportunidad de discutir al respecto de cualquier dificultad u obstáculo que pueden encontrarse en el camino. Asegúrate de mantener un registro completo de todas las conversaciones en tu sistema de gestión de recursos humanos, de modo que, si el problema se intensifica en una fecha posterior, podrás demostrar que le ha dado al empleado la oportunidad justa de mejorar.

 

 

4. Acuerda formación y apoyo

La falta de habilidades apropiadas puede ser la raíz del bajo rendimiento. A veces, “arrojamos” a las personas al fondo de un trabajo para el que no están debidamente equipadas. O, tal vez, su papel o su función ha cambiado dentro del equipo y se les demandan nuevas atribuciones o que operen en otras áreas con las que no están familiarizadas.

En estas situaciones, la capacitación y el desarrollo deben ser una parte integral del Plan de mejora del desempeño.  Una vez que se hayan identificado las brechas de habilidades o conocimientos, podrás pensar en la mejor manera de taparlas. Esto no siempre tiene que implicar el envío de personas a un curso de capacitación formal. Aunque habrá momentos en que esto sea exactamente lo que necesitan. A veces, seguir a un compañero de trabajo puede ser una forma más efectiva de desarrollar la comprensión y la capacidad que se necesita.

Quizá se podría considerar también asignar un mentor. Una mentoría puede guiar al empleado sobre la mejor manera de manejar tareas o situaciones concretas. La formación se debe   documentar en el Plan. Asegurar que la formación se realiza. Y que no ha quedado únicamente en una propuesta.  No se puede amonestar a las personas por su bajo rendimiento si no se les ayuda a desarrollar las habilidades que necesitan para hacer su trabajo correctamente.

5. Revisa el progreso regularmente

Establece fechas regulares en las que tanto tú como el empleado podéis sentaros para revisar y documentar el progreso. En esta etapa, el mantenimiento de registros es esencial. Si el rendimiento no mejora y tú decides, por ejemplo, tomar medidas disciplinarias, será importante tener un rastro claro de lo que se discutió y se acordó. Esto le da al individuo un objetivo claro sobre el que trabajar. Y nos brinda la oportunidad de asegurarnos de que lo que se acordó realmente esté sucediendo. Que todo sigue por el camino correcto. Los sistemas de recursos humanos, como Cezanne HR, que proporcionan registros online, hacen que el seguimiento de las conversaciones sea realmente sencillo y garantizan que la documentación importante no se pierda.

En la mayoría de los casos, tener objetivos claros y un plan de acción concreto impulsará la mejora del desempeño: las personas generalmente quieren hacer un buen trabajo. Pero, si después de todo, no mejora nada, es posible que sea el momento de llevar las cosas al siguiente nivel. Asegúrate de tener muy claro el proceso disciplinario de tu empresa y los pasos que debes seguir. También asegúrate de que el empleado también tenga claro que estás pasando a un proceso formal. Busca el apoyo de RRHH. Y  asegúrate de que todas las políticas, procesos y notas relevantes de las reuniones estén disponibles para todos los involucrados. Esto significa hacer que todo sea visible. Que no haya lugar para malentendidos.  Y que si el empleado presenta una queja formal, podrás demostrar que has manejado el problema de la manera más adecuada y justa.