COVID-19: cómo mantener activas las estrategias de recursos humanos

Los equipos de recursos humanos se enfrentan, hoy, a demandas sin precedentes. Inmediatamente después de hacer frente a la gestión de la crisis en los primeros momentos en los que hubo que hacer grandes y rápidos ajustes para encarar las consecuencias de la COVID-19 -implementar el trabajo en remoto, despedir, aunque fuera de manera automática, a varios colaboradores , reducir la plantilla, etc., se plantea de nuevo la necesidad de implementar nuevos cambios y planificar lo que será la «nueva normalidad».

¿Cómo pueden manejar las áreas de recursos humanos que los líderes tienen la información que necesitan para tomar decisiones inteligentes, los empleados y gerentes pueden trabajar de manera efectiva y efectiva, al mismo tiempo, organizarse para un futuro que aún es incierto?

Le hemos pedido a nuestro equipo de soporte que se comparen con nosotros los principales preocupaciones de nuestros clientes y que nos muestren cómo están utilizando Cezanne HR para apoyar a sus empleados y sus negocios en esos momentos tan complicados. Y esto es lo que nos han dicho.

1. Los nuevos empleados son la nueva prioridad

Mantenerse al día con el esquema de retención de empleo impuesto por el gobierno durante el Estado de Alarma y la desescalada progresiva se ha convertido en una cuestión de urgencia para muchas organizaciones. Los equipos de recursos humanos están utilizando Cezanne HR para equilibrar la administración que conlleva este esquema, junto con la satisfacción de las necesidades de los empleados individuales y el negocio en general.

Con Cezanne HR, puedes:

• Asegurar un cumplimiento más fácil, al:
  • Mantener un registro de cuándo los empleados aceptanon acogerse al ERTE, usando la funcionalidad de generación de documentos y firma electrónica. Según la normativa española se debe garantizar una copia de la comunicación durante al menos cinco años.
  • Calcular automáticamente los derechos de permiso remunerado, que continúa acumulándose mientras sus empleados están ausentes.

• Habilitar informes precisos, con la opción de:
  • Marcar e informar sobre los empleados sin permiso para respaldar los recursos actuales y la planificación futura.
  • Generar informes que ayuden a reclamar el salario de los empleados más el Seguro y las contribuciones de pensiones.

• Mantenerse en contacto fácilmente , para que los empleados que fácilmente estén ausentes sigan siendo parte de la comunidad, al:
  • Cree correos electrónicos y cartas personalizadas, o use los portales y espacios de trabajo de los empleados para compartir noticias de la compañía, incluya comentarios y responda preguntas.
  • Permitir a los empleados verificar y actualizar su propia información, tal vez para confirmar los derechos de vacaciones y enviar solicitudes de tiempo libre, o actualizar la información de contacto de emergencia.
  • Reconocer el desarrollo individual, alentando a los empleados que se han acogido a un ERTE a tomar el tiempo para adquirir nuevas habilidades, y para mantener al tanto de todo esto, actualizando sus perfiles personales.

2. Adaptarse a las nuevas reglas y realidades de ausencia

Las nuevas regulaciones que cubren la baja por enfermedad relacionada con COVID-19, junto con las consecuencias de reducir las horas de trabajo o permitir una transferencia mayor de permisos y vacaciones, han significado más responsabilidad e informes adicionales y para RRHH.

Los clientes se han apresurado en implementar nuevas opciones de autoservicio, lo que ha simplificado mucho la tarea de los empleados de informar sobre los motivos de su ausencia, por ejemplo, porque tienen el virus, se autoaislan o cuidan a alguien que está enfermo. Una vez que se registra en línea la ausencia desde una PC, tableta o teléfono inteligente, el sistema se actualiza automáticamente su registro y la notificación al gerente del empleado. Entonces es mucho más fácil para la empresa organizar los recursos asignados y para RR.HH. generar los informes que necesitan para el procesamiento de la nómina, por ejemplo.

En los casos en que se han reducido las horas de trabajo, el derecho al permiso remunerado puede recalcular con un solo clic del ratón.

3. La productividad y el rendimiento más importantes que nunca

Encontrar maneras de ayudar a los empleados a concentrarse en alcanzar sus objetivos es bueno para los negocios y bueno para los empleados. Pero, con COVID-19, trayendo tantas distracciones, a menudo es fácil perder la vista de las mismas. Por otra parte, seguro que las modificaciones también han cambiado en los últimos meses.

Una de las formas en que hemos visto las organizaciones ayudar a mantener al personal en el buen camino es mediante la realización de revisiones de objetivos periódicos: conversaciones semi formales donde los empleados y sus gerentes revisan las limitaciones inmediatas, objetivos acuerdan, discuten el progreso y trabajar juntos para superar cualquier barrera

Estas conversaciones se pueden grabar en Cezanne HR. Esto hace que sea mucho más sencillo para todos los involucrados mantenerse al tanto de sus propias actividades. Las actualizaciones y los comentarios se pueden publicar en cualquier momento, activando automáticamente las notificaciones, para que los gerentes separen cuándo elogiar o cuándo intervenir para ayudar.

Puedes obtener más información sobre el módulo de gestión del rendimiento:

4. El cumplimiento de las obligaciones sigue vigente

Las obligaciones legales que las empresas tienen antes de COVID-19 no han desaparecido. Incluso con el personal suspendido y las oficinas cerradas, las organizaciones aún deben cumplir con una amplia gama de requisitos legislativos, desde Salud y Seguridad en el Trabajo hasta GDPR, y desde las Regulaciones del Horario de Trabajo para gestionar que se tomen vacaciones (aunque en El contexto del nuevo traslado normas introducidas por el Gobierno). Todavía deben tener verificaciones del derecho al trabajo, la formación o certificación obligatoria se mantiene actualizada, y los derechos al tiempo libre y el pago se calculan con precisión y de acuerdo con las últimas directivas gubernamentales sobre, por ejemplo, empleados sin permiso o aquellos que cuidan a familiares con COVID -19.

Cezanne HR reduce drásticamente la carga administrativa que implica el cumplimiento continuo, liberando más tiempo de Recursos Humanos para enfocarse en otras competencias. Por ejemplo, con Cezanne HR puedes:

• Generar, distribuir y rastrear documentos fácilmente, por ejemplo, para pedir a los empleados que autocertifiquen su lugar de trabajo remoto cumple con los requisitos de salud y seguridad, que están siguiendo sus reglas de seguridad y protección de datos o para el registrador que los empleados han aceptado acogerse a un ERTE.
• Mantener los datos y documentos seguros y que cumplan con GDPR, administrándolos dentro del sistema y aprovechando la protección de contraseña avanzada, el cifrado integrado y la opción de autenticación dual.
• Realice un seguimiento de las horas trabajadas con el registro en línea de la jornada y el reloj digital de entrada y salida, disponible a través de la funcionalidad reloj de entrada y salida que incluye el módulo de gestión del tiempo, puede asegurar de que se cumple la normativa sobre el Registro de la Jornada Laboral, además de la aprobación y el registro adecuado de todas las horas trabajadas o permutadas por tiempo libre, remunerado o no.
• Calcular automáticamente los derechos al permiso remunerado en función de los patrones de tiempo de trabajo, la legislación, los días festivos y las normas de tu empresa. Con Cezanne HR, también es fácil ejecutar informes que muestren las vacaciones tomadas hasta la fecha y las que aún quedan pendientes para ayudar con la planificación, además de ajustar el arrastre de los días pendientes, garantizando que cuando esté permitido, los derechos restantes elegibles se transfieran automáticamente al próximo año.
• Accionar recordatorios cuando venzan fechas importantes, como la renovación de la formación obligatoria, o documentos, como la autocertificación o permisos y aptas para el trabajo.

5. La comunicación es más importante que nunca

Nunca ha habido un momento en que las organizaciones hayan confiado tanto en los profesionales de recursos humanos para obtener información y orientación como lo hacen hoy. Sin embargo, brindar apoyo a tantas personas cuando hay tantos cambios que se suceden tan deprisa está lejos de ser fácil. Las call y los chats en equipo tienen hoy un papel esencial que desempeñar para enmarcar las expectativas y mantener las conexiones personales. Pero, también es importante reconocer el valor que aporte un portal de recursos humanos o un centro de información donde los managers y empleados pueden encontrar las últimas noticias o informaciones relevantes.

Hemos visto equipos de RR.HH. que crean espacios de trabajo que les permiten compartir información clave con diferentes grupos de empleados, invitar a hacer comentarios y responder preguntas. Los documentos de política interna y las preguntas frecuentes se pueden complementar con enlaces a sitios web autorizados y actualizados regularmente, asegurando que la información más reciente esté en un solo lugar y sea fácil de encontrar.

También es fácil generar comunicaciones personalizadas directamente desde Cezanne HR. Una vez que tengas la plantilla, simplemente cárgala en el sistema, elije el grupo de empleados al que quieres enviarla y el sistema se encargará del resto.

Mira cómo funcionan los portales en Cezanne HR:

Para descubrir cómo Cezanne HR te ayudará a apoyar mejor tu fuerza laboral y tu negocio durante el bloqueo de COVID-19, y más allá, ¿por qué no  reservar su demo en línea sin compromiso hoy? Con nuestro servicio de configuración rápida y nuestro equipo de expertos la solución, disponibles para ayudar, podemos tenerlo todo listo, en funcionamiento y conectado con sus empleados en unas pocas semanas. También cargaremos tus datos principales de recursos humanos de forma gratuita, si lo necesitas.