Purtroppo per te ti appresti a rientrare dalle ferie, o, nei peggiori dei casi, sei già operativo in ufficio da una settimana. Il ritorno dalle vacanze estive è il momento ideale per ripartire con il piede giusto ed impostare nuovi processi lavorativi che aiutino l’organizzazione ad essere più efficiente. Siamo certi che il team risorse umane della tua impresa abbia dovuto affrontare alcuni mesi fa il problema dell’organizzazione delle ferie estive: richieste che si sovrappongono, cambiamenti dell’ultimo minuto, esigenze diverse da conciliare, sospetti favoritismi… Perché non riflettere su come organizzarsi in previsione dell’anno prossimo per ottimizzare questa dinamica?
Per farlo, voglio partire da un’esperienza che mi riguarda in prima persona, parlandovi di come sfruttiamo internamente le funzionalità Self-Service del software Cezanne HR. È agosto ed in ufficio non c’è quasi nessuno, ragione per cui sto comodamente lavorando da casa, sorseggiando un the freddo dopo aver innaffiato le piante in balcone. Quest’anno ho scelto di andare in ferie tardi, senza organizzare quasi nulla e spesso trascorro i weekend al mare o in montagna improvvisando partenze dell’ultimo minuto. Questo significa che non di rado mi trovo a richiedere 4 ore di permesso il venerdì pomeriggio, con un preavviso molto breve. Una volta questo non sarebbe stato possibile, l’assenza del mio responsabile significava semplicemente che nessuno poteva approvarmi le ferie e quindi il calendario delle assenze andava condiviso con largo anticipo.
Vediamo invece come è semplice il processo di richiesta assenze oggi:
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Controllo quante ferie mi sono rimaste
È improbabile che svolga quest’operazione dall’ufficio, spesso si parla di ferie la sera con gli amici e si organizzano nuovi viaggi da un momento all’altro, quindi, prendo lo smartphone, apro l’app di Cezanne HR e semplicemente verifico il mio residuo così da poter decidere immediatamente durata e periodo migliore per partire.
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Consulto il calendario aziendale
Scegliere di allontanarsi per un periodo dall’ufficio non dipende solo dal proprio residuo ferie, ma anche dai compiti che abbiamo da portare a termine, singolarmente od in team. Cezanne HR ti consente di consultare in pochi click il calendario aziendale così da avere immediatamente chiari quali riunioni siamo state fissate, se vi siano progetti in scadenza o giornate in cui sono già assenti diversi membri del team e quindi è preferibile restare in azienda.
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Inoltro la richiesta di ferie
Ora che ho scelto durata e periodo delle mie ferie non devo fare altro che inviare la richiesta al mio responsabile per l’approvazione. Anche questo processo è molto semplice se fatto attraverso l’app mobile: scelgo le date, salvo ed invio. Il sistema calcola in automatico le ore di assenza richieste e sempre in automatico invia una notifica all’approvatore per informarlo che è stata inserita una richiesta da visionare (attualmente il mio responsabile è in vacanza, ma può sfruttare anche lui le funzionalità dell’app mobile per rispondermi). Una volta che il mio responsabile avrà approvato l’assenza mi arriverà via mail una notifica per informarmi.
Ma, aspetta un attimo… i voli nel periodo che avevo scelto sono tutti pieni. Devo cambiare settimana per partire!
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Modifico la richiesta di ferie
Quello che potrebbe sembrare un incubo, non lo è affatto: sempre tramite l’app posso rivedere la mia richiesta di assenza, chiederne la cancellazione ed inserirne un’altra con le nuove date corrette. Posso anche aggiungere un appunto per il mio responsabile in cui gli spiego l’accaduto e l’esigenza mutata.
Insomma, in 10 minuti ho inoltrato la mia richiesta ferie, ora devo solo scegliere i costumi da portare con me!
