I tassi di burnout tra i professionisti delle risorse umane sono più alti che mai. E, con le attività delegate all’area HR che sono aumentate esponenzialmente negli ultimi anni, non è difficile comprenderne le ragioni.
Infatti, dall’evoluzione delle risorse umane in un partner aziendale strategico chiave, le esigenze quotidiane del ruolo sono aumentate di dieci volte. Quindi, per i team delle risorse umane piccoli o autonomi, è lecito affermare che la pressione è altissima. Ecco perchè è importante applicare la delega efficace per i responsabili HR.
Quando le risorse umane sono in difficoltà, lo stesso vale per il resto di un’organizzazione. E, essendo un reparto che è storicamente uno dei più piccoli all’interno di un’azienda, non sorprende che il carico di lavoro possa diventare rapidamente travolgente. Questa affermazione può essere supportata da una ricerca che rivela che un enorme 98% dei professionisti delle risorse umane ha riferito di aver sperimentato il burnout nel 2022.
Anche la natura spesso reattiva delle risorse umane può essere dura. Compiti come rispondere a problemi quotidiani e controversie in tempo reale possono rendere difficile concentrarsi su attività più strategiche e a valore aggiunto. Abbinalo all’implementazione di varie strategie per le persone, allo svolgimento di compiti amministrativi e alla presa in carico della protezione dei dati e delle misure di sicurezza di un’organizzazione, e diventa rapidamente difficile trovare il tempo per respirare.
Nonostante tutto ciò, delegare compiti è spesso molto più facile a dirsi che a farsi.
Quindi, delega efficace per i responsabili HR: da dove partire?
1. SII SELETTIVO SUI COMPITI CHE TI ASSUMI
Che si tratti di pianificare un evento sociale aziendale o di organizzare un meeting tra vari amministratori aziendali, non è un segreto che alle risorse umane vengano spesso affidati compiti che, in parole povere, non sempre rientrano nelle loro responsabilità.
Sfortunatamente, diventare lo “yes man” di un’organizzazione spesso significa sottrarre tempo alle principali responsabilità strategiche che solo le risorse umane possono svolgere. Pertanto, sii sempre consapevole della larghezza di banda del tuo team delle risorse umane; sia per quanto riguarda il tempo che hanno a disposizione, sia per il carico mentale che è realistico sostenere.
Se ti accorgi che il tuo team delle risorse umane è regolarmente sopraffatto dalle responsabilità, è tempo di considerare quali attività devono avere la priorità. Di quelle rimanenti, qualcuna potrebbe essere passato ad altri team?
2. ESPLORA L’OPPORTUNITÀ DI AUTOMATIZZARE
Se un’attività non può essere esternalizzata o trasferita in altro modo, ci sono buone possibilità che possa ancora essere automatizzata. I moderni sistemi HR offrono diversi percorsi attraverso i quali automatizzare le attività amministrative di routine. In questo modo consentono al team risorse umane di dedicare più tempo a responsabilità e progetti a maggior valore aggiunto.
Ad esempio, gli strumenti per la creazione di moduli e le funzionalità di onboarding, come quelle di Cezanne HR, consentono agli utenti di creare modelli per moduli, liste di controllo e notifiche utilizzati di frequente. Una volta impostati, questi modelli predefiniti possono essere inviati automaticamente ai dipendenti con un tempo e uno sforzo minimi da parte del team HR.
I portali e gli spazi di lavoro possono ridurre il carico rendendo più facile per i dipendenti l’accesso a risorse, strumenti e policy. In questo modo non devono sempre passare dalle risorse umane. È tutto sullo spazio di lavoro condiviso.
Inoltre, i sistemi HR certificati ISO-27001 rendono più semplice la gestione della privacy e della protezione dei dati.
3. AFFINA LA COMUNICAZIONE
Quando si tratta di delega efficace , può essere facile giustificare il “abbiamo sempre fatto così”. Sia a causa del tempo, dell’efficienza o anche della qualità con cui un’attività deve essere completata. Dopotutto, se si tratta di un compito che conosci, è più veloce farlo da solo piuttosto che insegnarlo.
Tuttavia, quel modo di pensare può equivalere a un’abbondanza di compiti incompiuti lasciati da parte a tempo indeterminato. Pertanto, è importante rimanere consapevoli di come le attività vengono comunicate e garantire il supporto necessario per il successo. Alcune domande da tenere a mente potrebbero essere:
- Qual è l’obiettivo finale dell’attività?
- C’è una scadenza che deve essere rispettata?
- Sono necessarie risorse o strumenti aggiuntivi per il completamento dell’attività?
- Sarebbe utile o appropriato avere una conversazione di “controllo” durante il completamento dell’attività?
4. TRATTARE LA DELEGA COME UN’OPPORTUNITÀ DI SVILUPPO
Le opportunità di formazione e sviluppo influenzano l’opinione di un dipendente sul datore di lavoro. La mancanza di opportunità di sviluppo è uno dei principali fattori che contribuiscono all’insoddisfazione dei dipendenti.
Trattare la delega come un’opportunità di sviluppo può garantire una ridistribuzione delle responsabilità a vantaggio di tutti. Identificare, utilizzando precedenti revisioni delle prestazioni, feedback o osservazioni quotidiane, le competenze e gli obiettivi che i membri del team già possiedono o intendono sviluppare e utilizzarli per informare il modo in cui i compiti vengono delegati.
Distribuire le responsabilità tenendo presenti gli obiettivi di apprendimento e sviluppo assicura due cose. In primo luogo, che il tuo team delle risorse umane stia utilizzando il proprio tempo a vantaggio dell’azienda. E in secondo luogo, che possono accelerare il proprio sviluppo professionale. Tieni presente, tuttavia, che ciò potrebbe richiedere del tempo per l’adattamento.
