Immagino di non essere l’unica a risentirsi di dedicare tempo a compiti manuali ripetitivi. Attività che non possono essere ignorate, ma che non aggiungono nemmeno valore.
Non è solo un male per la mia produttività individuale, ma anche per quella di tutto il business! Completare compiti noiosi e ripetitivi può essere la rovina della vita di molti professionisti delle risorse umanepoiché riduce la produttività di un team HR e danneggia l’esperienza complessiva dei dipendenti. Tuttavia, non deve essere così. Abbracciando le trasformazioni digitali e utilizzando strumenti di automazione, quelle noiose attività ripetitive possono essere bandite per sempre. Quindi, senza ulteriori indugi, ecco il nostro elenco dei dieci migliori strumenti digitali per le HR che ti consentono di lavorare in modo più intelligente, così da dedicare meno tempo alle pratiche burocratiche e più al lavoro che desideri svolgere.
Strumenti digitali per le HR
Gestione Assenze
Probabilmente lo strumento di automazione più popolare per le risorse umane è la gestione efficace delle assenze. Anche se la responsabilità di verificare e approvare le richieste di ferie o le notifiche di congedo per malattia spetta al manager di riferimento, i processi manuali raramente sono efficienti.
Gli strumenti di automazione non solo aiutano a semplificare le richieste e le approvazioni, ma possono attivare attività correlate, come la ricerca di note di idoneità al lavoro scadute.
Calcolo dei residui ferie
Se devi prendere la calcolatrice o un foglio di calcolo per capire quanti giorni di ferie spettino a ciascuno dei tuoi dipendenti, non stai gestendo il processo nel modo migliore.
Un sistema HR dovrebbe fare i conti per te e mantenere aggiornate le informazioni, in modo che i dipendenti e i loro responsabili non debbano mai più chiederti i loro residui ferie. Inoltre, dovrebbe contribuire a rendere l’attività di gestione delle assenze pianificate più semplice e diretta per tutti. Prendiamo questo esempio reale tratto dalla testimonianza di un cliente di Cezanne HR, Beintoo:
“La programmazione dei piani ferie e la loro condivisione con i membri del proprio team aiuta la consapevolezza e l’efficienza del lavoro.”
Revisione delle Performance
L’invio e la ricerca di moduli di valutazione delle performance possono rappresentare un grave grattacapo per le risorse umane. Sono attività che richiedono molto tempo e, poiché i dati sono difficili da raccogliere, raramente forniscono le informazioni di cui le HR possono beneficiare o i miglioramenti delle prestazioni desiderati dall’azienda.
Automatizzare il flusso di moduli alle persone giuste al momento giusto e raccogliere tutte le informazioni in una moderna piattaforma HR libera tempo, fornisce informazioni preziose e incoraggia l’attenzione al raggiungimento degli obiettivi prestazionali.
Documentazione dei dipendenti
Le risorse umane hanno la responsabilità di garantire che i dipendenti ricevano una serie di documenti ed e-mail importanti, dalle offerte di lavoro alla conferma di promozioni o aumenti salariali. Tutto ciò richiede tempo da parte delle risorse umane per essere messo insieme e inviato. Secondo una ricerca di IDC, ben il 30%.
Utilizzare un sistema HR che genera, invia e archivia automaticamente documenti ed e-mail personalizzati (utilizzando i dati che già possiedi), non solo ti fa risparmiare tempo, ma significa che non devi nemmeno occuparti dell’archiviazione!
Per fare un esempio, le liste di controllo per i nuovi assunti possono essere preziose durante l’inserimento di nuovi dipendenti. Tuttavia, se devi fare affidamento su un approccio manuale che coinvolge processi cartacei sconnessi, gestirlo in modo efficace può richiedere molto tempo e causare potenziali grattacapi, soprattutto se stai inserendo un gran numero di neo assunti!
Le liste di controllo automatizzate possono rendere l’intero processo molto più snello ed efficiente sia per le risorse umane che per i nuovi arrivati. Ecco un esempio reale di come le liste di controllo automatizzate incluse nel modulo di onboarding integrato di Cezanne HR hanno aiutato un team HR…
“Prima di Cezanne HR, il nostro nuovo processo di partenza era semplicemente una lista di controllo, una dopo l’altra, una dopo l’altra… e poi c’erano persone che si dimenticavano di completare le liste di controllo, quindi il processo di onboarding era piuttosto disorganizzato. Il modulo Onboarding ha ottimizzato e semplificato tutte le nostre nuove azioni iniziali e il feedback dei nuovi assunti è stato davvero positivo. Crea un’ottima prima impressione dell’azienda”.
Posti di lavoro vacanti
Se pubblichi offerte di lavoro online, sai quanto sia difficile mantenere aggiornati gli annunci su diverse bacheche di lavoro. Anche pubblicare le offerte di lavoro sul proprio sito web può essere tutt’altro che semplice.
I moderni sistemi di recruiting sono progettati per darti una mano. Scrivi la descrizione del lavoro, dici al software quando e dove pubblicarlo. Il software garantirà che i posti vacanti vengano pubblicati – e rimossi – nelle date specificate.
Molti sistemi di recruiting hanno già collegamenti alle principali bacheche di lavoro ed al tuo sito web.
Selezione dei candidati
Vagliare manualmente le domande di lavoro e far avanzare i candidati attraverso il processo di selezione può richiedere molto tempo. Se devi competere per i candidati, i ritardi durante qualsiasi parte del processo non sono una buona notizia.
Gli strumenti di automazione per le risorse umane possono fare molto per aiutarti. Dalla qualificazione dei candidati che soddisfano i tuoi criteri, al coinvolgimento dei manager nelle revisioni dei CV e all’attivazione delle e-mail pertinenti ai candidati.
Scadenze
Ogni azienda ha attività di cui deve essere tenuta sotto controllo la realizzazione. Pensiamo alla fine di un periodo di prova o il rinnovo obbligatorio della formazione.
Naturalmente, gli strumenti HR non possono garantire che le persone coinvolte facciano effettivamente ciò che è necessario. Tuttavia, possono attivare un promemoria, segnalare attività nell’elenco delle cose da fare e avvisare le risorse umane in modo che possano fornire una spinta se necessario.
Collaborazione
Mantenere i dipendenti in contatto tra loro e con ciò che accade in azienda è un modo per migliorare il coinvolgimento. Il che può portare a una migliore fidelizzazione e a livelli di performance più elevati.
Alcuni sistemi HR moderni forniscono funzionalità simili a forum, in cui i dipendenti sono incoraggiati a pubblicare notizie, porre domande e condividere esperienze. Aggiungi le notifiche automatiche via email e ti assicurerai che tutti siano aggiornati con le ultime notizie, senza che tu debba fare nulla.
Reporting
Se i dati HR sono frammentati in diversi sistemi o fogli excel, un reporting efficace non sarà mai facile. Riunisci tutte queste informazioni in un unico sistema HR e il reporting diventa molto più semplice.
Invece di trascorrere giorni ad aggiornare e raccogliere informazioni sparse, avrai dashboard grafiche a portata di mano. Inoltre, anziché dover creare report ad hoc per i manager, questi potranno eseguire in autonomia le query di loro interesse.
Organigrammi
Gli organigrammi sono uno strumento prezioso per le assunzioni e la pianificazione della forza lavoro. Ma tenerli aggiornati è una vera seccatura.
Un sistema HR dovrebbe essere in grado di utilizzare i dati già disponibili per creare dinamicamente organigrammi “su richiesta”. Ciò rende facile per i dipendenti vedere dove si inseriscono loro e tutti gli altri. Alcuni vanno anche oltre mappando altri dati, come dati demografici o assenze, quindi è più facile per le HR vedere se c’è un problema particolare in una parte dell’azienda.
Prendi questo esempio reale di organigrammi automatizzati in azione:
“Ora il nostro organigramma viene realizzato attraverso il sistema HR di Cezanne, è sempre attivo e in “tempo reale”. Ora abbiamo un quadro più accurato della nostra forza lavoro. Non abbiamo bisogno di aggiornare costantemente un foglio di calcolo. Qualsiasi modifica che apportiamo ai dipendenti nel sistema viene rilevata e le informazioni contenute nell’organigramma si aggiornano automaticamente.”
Eccoci alla fine del nostro elenco di strumenti digitali per le HR. La prossima volta che ti senti impantanato dall’amministratore delle risorse umane, perché non ti metti in contatto con noi? Saremo felici di mostrarti con quanta facilità puoi liberarti dalle attività più dispendiose in termini di tempo. Contattaci!
