Chi gestisce il Software HR nella vostra organizzazione? I professionisti delle risorse umane sono i più indicati a gestire un software HR grazie alla loro esperienza nei processi, nella user experience e nella conformità alla privacy dei dati. Tuttavia, i team IT apportano competenze tecniche essenziali garantendo la sicurezza del sistema, la manutenzione e l’integrazione con altri software. Idealmente, un approccio collaborativo, in cui HR gestisce gli aspetti funzionali e IT quelli tecnici, sfrutta i punti di forza di entrambi i dipartimenti.
Non c’è dubbio che i moderni software HR siano fondamentali per semplificare e migliorare i processi legati alla forza lavoro. Ma quando si tratta di gestire una piattaforma per la gestione risorse umane, chi dovrebbe essere il responsabile: HR o IT? Nella nostra esperienza, questa domanda suscita molti dibattiti in numerose organizzazioni, principalmente perché entrambi i dipartimenti possono svolgere ruoli essenziali per il successo del sistema. Da un lato, HR è l’utente principale, che si affida al sistema per semplificare buste paga, gestione delle performance e dati dei dipendenti. Dall’altro, IT gestisce l’infrastruttura tecnologica dell’azienda, la sicurezza e le integrazioni che mantengono operativo un sistema HR, quindi ha senso che abbia il controllo complessivo… giusto?
HR vs IT: chi gestisce il software HR?
Entrambi i punti di vista sono validi riguardo a chi debba controllare il software HR di un’organizzazione, e trovare il giusto equilibrio di responsabilità è fondamentale per massimizzarne il valore. Tuttavia, ogni azienda è diversa e ogni implementazione è unica. Di conseguenza, la risposta non è sempre univoca e spesso dipende dalla struttura, dalle priorità e dalla cultura dell’organizzazione.
Dunque, un dipartimento dovrebbe guidare con il supporto dell’altro? Oppure è meglio adottare un approccio collaborativo? Scopriamolo…
HR come responsabile principale
Poiché il software HR è fondamentalmente progettato per supportare le funzioni risorse umane essenziali, come recruiting, onboarding, gestione delle buste paga, performance management e conformità, il reparto HR sembrerebbe la scelta naturale per avere il controllo complessivo, perché:
GLI HR SONO ESPERTI NEI PROCESSI
I professionisti HR generalmente comprendono al meglio i processi della forza lavoro e sanno come allineare il sistema alle esigenze HR. Ad esempio, non si farebbe gestire la strategia di marketing a un manager finanziario, giusto? Analogamente, le sfumature dei processi HR, come i flussi di lavoro del reclutamento, le complessità delle buste paga o le metriche di coinvolgimento dei dipendenti, sono meglio comprese dai professionisti HR, che possono prendere decisioni su configurazioni, funzionalità e caratteristiche del sistema in linea con la strategia HR dell’azienda.
SONO I MIGLIORI PER VALUTARE L’ESPERIENZA UTENTE E IL COINVOLGIMENTO
I team HR sono più sintonizzati sull’esperienza utente, cruciale per dipendenti e manager che interagiscono regolarmente con il sistema. Sanno cosa serve a dipendenti e manager per utilizzare al meglio una piattaforma HR. Sono loro che conoscono le difficoltà di processi poco pratici, come cercare moduli di assenza o navigare tra checklist di onboarding complicate. Ciò li rende perfetti per gestire l’esperienza utente e guidare miglioramenti, entrambi fondamentali per l’adozione del sistema da parte dei dipendenti.
SONO I PALADINI DELLA CONFORMITÀ E DELLA PRIVACY DEI DATI
Infine, i team HR comprendono solitamente i requisiti di conformità legati alla privacy dei dati dei dipendenti, rendendoli particolarmente idonei a gestire i controlli di accesso, a garantire la corretta gestione dei dati personali e a implementare protocolli per le informazioni sensibili. Grazie alla profonda conoscenza di questi requisiti, HR può garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati sensibili della forza lavoro, contribuendo a costruire fiducia nei dipendenti e mantenendo l’azienda in linea con gli standard legali, evitando errori potenzialmente costosi.
Fin qui, quindi, ecco le ragioni chiave per cui il team HR dovrebbe gestire il software. Ma che dire di IT? Sicuramente le loro competenze tecniche li rendono la scelta giusta, no?
IT come responsabile principale
HANNO LE COMPETENZE TECNICHE E DI SICUREZZA
Prima di tutto, i team IT possiedono competenze tecniche essenziali per gestire l’infrastruttura, la sicurezza e l’integrazione dei dati di un software HR. Possono assicurare che il sistema sia mantenuto correttamente, sicuro e integrato con altri software aziendali, riducendo i rischi di violazione dei dati e garantendo l’integrità dei dati. Mentre HR può definire la visione, IT è un partner fondamentale per mantenerne il funzionamento, a seconda del software scelto.
POSSONO GESTIRE RISOLVERE I PROBLEMI
Tradizionalmente, i team IT erano i referenti per gestire aggiornamenti del sistema, risolvere problemi tecnici e garantire che un HRIS operasse senza interruzioni. La loro assistenza era cruciale per mantenere la continuità operativa e risolvere rapidamente le sfide tecniche… specialmente con i sistemi HR più vecchi… ma oggi, le cose sono un po’ cambiate.
I vecchi sistemi, che dovevano essere installati direttamente sui server aziendali, dipendevano fortemente dal supporto IT per tutto, dall’installazione alla configurazione, dalla manutenzione alla risoluzione dei problemi. All’epoca, IT era il “maestro” che interveniva per risolvere problemi ai server, effettuare aggiornamenti manuali e gestire i downtime. Oggi, tuttavia, con l’avvento di software HR moderni basati su cloud, la situazione è cambiata radicalmente.
I software HR attuali, come Cezanne, sono ospitati in remoto, aggiornati automaticamente dal fornitore e progettati per essere intuitivi anche per team non tecnici. Invece di aspettare l’intervento di IT per risolvere un problema, i team HR possono spesso gestire configurazioni di base, personalizzare flussi di lavoro e accedere a nuove funzionalità con pochi clic. Se HR incontra un problema che non può risolvere, solitamente il fornitore del software può occuparsene direttamente, liberando così tempo per il team IT.
Allora, qual è l’approccio ideale? Sia i team HR che quelli IT hanno validi motivi per essere i “responsabili” del software HR di un’azienda. Ma, in definitiva, il miglior approccio combina i punti di forza di entrambi i dipartimenti, con HR che guida l’utilizzo funzionale e IT che gestisce gli aspetti tecnici se necessario. Ciò consente a HR di concentrarsi sul rendere il sistema intuitivo e allineato alle esigenze di dipendenti e azienda, mentre IT garantisce che il backend del sistema sia sicuro, integrato e ben mantenuto.
Vale la pena notare, però, che mentre la gestione quotidiana è qualcosa che un team HR può gestire in autonomia, il coinvolgimento di IT può essere fondamentale durante la valutazione iniziale di un nuovo software HR e la sua implementazione. Questo perché IT porta una prospettiva unica su requisiti più tecnici che HR potrebbe trascurare, tra cui:
- API, capacità di migrazione dei dati e compatibilità generale con il sistema tecnologico esistente dell’azienda.
- Valutazione delle funzionalità di sicurezza; dalla crittografia dei dati ai controlli di accesso, assicurandosi che soddisfi gli standard aziendali per la protezione delle informazioni sensibili dei dipendenti.
- Capacità dell’infrastruttura aziendale di supportare l’implementazione e il potenziale impatto su altri sistemi aziendali critici.
Sfruttando i punti di forza di HR e IT nella scelta di un nuovo sistema, l’organizzazione può garantirsi un software non solo efficiente e sicuro, ma anche intuitivo e in grado di supportare a lungo termine gli obiettivi aziendali.
