La evaluación del desempeño sigue siendo importante durante la COVID-19

Cuando las condiciones de trabajo tuvieron que adaptarse para hacer frente a la COVID-19, muchas organizaciones se encontraron con retos añadidos a los habituales como el abordaje de procesos sensibles como la evaluación del desempeño en momentos tan críticos. Ahora, casi en la mitad del mes de noviembre, iniciar las evaluaciones y enfrentarse al complejo desafío de seguir operando a pesar de la pandemia, es mucho más que un desafío retador.

Si bien es posible que algunos aspectos de la gestión del desempeño se mantengan inalterables, lo cierto es que hay que replantearse muchas cosas, tanto si los empleados trabajan desde casa, como si lo hacen en el entorno habitual de trabajo pero con medidas de distanciamiento social. Para garantizar que la evaluación del desempeño se lleva a cabo sin problemas en el mundo COVID-19, las organizaciones deberán incrementar su dependencia de la tecnología de RRHH para organizar, facilitar y documentar los procesos y los resultados de la evaluación del desempeño.

Comienza eliminando el papeleo

Si tus evaluaciones de desempeño solían centrarse en conversaciones “cara a cara” entre manager y empleado, o si consistían en rellenar a mano un formulario, es probable que sí o sí, tengas que hacer cambios este año. Para muchas organizaciones será poco probable que se puedan mantener estas conversaciones “cara a cara”. Incluso si los empleados siguen trabajando en la oficina o en el lugar habitual, el distanciamiento social cambiará este modelo de interacción. Entonces, la pregunta es ¿por qué seguir compartiendo papeleo con varias personas, con circunstancias y condiciones laborales diferentes, cuando se podrían utilizar documentos digitales?

Por lo tanto, antes de redefinir tus procesos de gestión del desempeño para saber si los empleados aportan a la empresa todo lo que precisa para ser competitiva, asegúrate de que las personas que trabajan en tu organización tienen las herramientas que necesitan para realizar una evaluación anual básica.

Utilizar un software de RRHH que tenga un módulo de desempeño, como el de Cezanne HR, permite a los managers documentar sus evaluaciones formales (y también sus objetivos y controles informales). Los clientes de Cezanne HR configuran sus propios formularios de evaluación en el sistema, con 6 áreas que pueden componer el formulario (todas las secciones son opcionales y configurables excepto el resumen del empleado):

• Puntuación general
• Resumen del empleado
• Instrucciones
• Secciones
• Comentarios adicionales
• Firmas

Proporcionar a tus empleados formularios de evaluación estándar o crear formularios específicos para departamentos concretos, o en función de la antigüedad o de cualquier otro criterio relevante, permite que los managers puedan alinearse fácilmente con el modelo de evaluación del desempeño a nivel global. Almacenar y compartir dichos formularios, a través del módulo de desempeño de Cezanne HR facilita su acceso, modificación/actualización y uso cuando sea necesario sin que nadie tenga que utilizar ni una sola hoja de papel.

¿Cómo quieres/puedes hacer las entrevistas?

Una vez que hayas creado tus formularios de evaluación, debes pensar cómo llevar a cabo las conversaciones de revisión. Incluso si hay personas trabajando en la oficina, puede ser más cómodo y seguro que todas las conversaciones de evaluación del desempeño se realicen mediante una videollamada.

Si tu gente ha estado utilizando la tecnología de videollamadas con regularidad, puedes caer en la tentación de asumir que todos tendrán claro cómo usar esta plataforma para las evaluaciones del desempeño. Sin embargo, podría no ser así. Muchas personas siguen poniéndose nerviosas cuando tienen que hacer una videollamada de trabajo por lo que quizá necesiten algunos consejos sobre cuál es la mejor manera de utilizar este canal de comunicación (qué vista de pantalla es la más adecuada o cómo demostrar que sigues la conversación, estás escuchando y comprometido con lo que se dice, etc.)

En este sentido, se me ocurre algo tan sencillo como por qué no crear tu propio tutorial de videollamadas para el equipo. Quizá podría ayudar a que todos aprovecharan mejor la herramienta y que, por ejemplo, cuando tengan conversaciones importantes, como la evaluación del desempeño, la conversación mejore en lugar de verse obstaculizada por la tecnología. Una vez que las personas se sienten seguras con el uso de las videollamadas, incluso podrán descubrir que es una forma más cómoda de mantener lo que a veces pueden ser conversaciones laborales difíciles, ya que no tienen el estrés adicional de ponerse físicamente frente a la otra persona.

Analiza tus procesos habituales

Una vez cubiertos los aspectos prácticos de las revisiones de desempeño en plena pandemia con los formularios de evaluación y de definir cómo se llevará a cabo la reunión, dedica un tiempo a analizar los procesos existentes para asegurarte de que aún funcionen con las restricciones o cambios que implica la actual situación. Y si aún no tienes un proceso documentado de revisión del desempeño dirigido por RR.HH., ahora es un buen momento para crearlo.

El módulo de gestión del desempeño de Cezanne HR te permite organizar un proceso integral de evaluación del desempeño dentro del sistema. Tu proceso puede tener hasta siete etapas configurables con múltiples usuarios adjuntos. Puedes desarrollar múltiples procesos, iniciarlos en diferentes momentos o ejecutarlos para diferentes frecuencias (anual, trimestral, mensual, etc.).

Apoyar la evaluación del desempeño en Cezanne HR aporta un nivel de tranquilidad extra en estos momentos, sabiendo que el sistema te ayudará a implementar los flujos de trabajo de una manera sencilla o, a desarrollar nuevos procesos de evaluación para adaptarlos, según proceda, a diferentes áreas de negocio, si consideras que es el momento de cambiar.

¿Por qué las revisiones de desempeño siguen siendo importantes?

Medir el desempeño y el progreso podría no ser una de las principales preocupaciones de las empresas en estos momentos ya que se enfrentan a preocupaciones más urgentes sobre su futuro como puede ser la propia supervivencia de la organización. Sin embargo, hay varias razones que explican la necesidad de seguir con las evaluaciones del desempeño, entre ellas, se me ocurren las siguientes:

• Productividad: durante estos tiempos tan inciertos, ninguna empresa debería apartar la vista de la productividad. Estar al tanto del rendimiento es fundamental para garantizar que una empresa siga funcionando y sea capaz de abordar cualquier incidencia. La evaluación del desempeño también brinda a los empleados la oportunidad de presentar cualquier idea que puedan tener para mejorar los resultados.  Documentar todo el proceso permite a las empresas, además, disponer de información crítica para tomar decisiones difíciles sobre cambios en la organización.
• Compromiso de los empleados: todo el mundo se ha visto afectado por la COVID-19 de una forma u otra, por lo que el compromiso de los empleados se ha convertido en una prioridad para las organizaciones. La evaluación del desempeño es un punto de control muy importante para los empleados y una oportunidad para que los managers se aseguren de que todos están bien. Esto es aún más crítico cuando las personas están trabajando desde sus casas porque, seguramente, no se habrá podido dedicar tanto tiempo a reuniones -aunque sean virtuales- entre managers y empleados en este año tan cambiante. Creo que ambas partes pueden encontrar cierta tranquilidad al participar en un proceso con una rutina estructurada, especialmente si ya están familiarizados con él. En tiempos de cambios, la costumbre puede ser tranquilizadora y reconfortante.
• Fidelización y desarrollo del talento: algunas empresas pueden sentir que están al límite de sus fuerzas o de sus recursos para mantenerse “a flote”. Sin embargo y, a pesar de las dificultades de hoy, siempre es aconsejable, pensar también en el futuro. Con los despidos masivos que se están produciendo es fácil caer en la tentación de pensar que será fácil encontrar el talento que necesites, en el momento en el que lo necesites. Pero, un mercado “inundado” de recursos también implica tiempo y dinero para revisar montañas de CV hasta encontrar al candidato óptimo o pagar a otros profesionales para que hagan la búsqueda por ti. Por lo tanto, mi recomendación es siempre hacer lo posible para alentar y desarrollar el talento con el que ya cuenta la compañía para fidelizarlo en el futuro, porque esto podría suponer una gran ventaja competitiva cuando la economía comience a recuperarse.

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