Por qué utilizar un software de recursos humanos para imprimir rapidez

A lo largo de este año, los líderes empresariales y los responsables de RRHH han tenido que tomar muchas decisiones estratégicas. Lo han tenido que hacer, además, a gran velocidad. Al principio de la pandemia, muchas empresas tuvieron que implementar, por primera vez, políticas de teletrabajo. Es decir que, mandaron a todos sus empleados a trabajar a sus casas a jornada completa. Algo que para muchas organizaciones era impensable hasta el momento. Después, a medida que se fueron suavizando las medidas restrictivas, se puso el foco en que las soluciones operativas fueran seguras para proteger a los empleados contra la COVID-19.

El entorno de recursos humanos siempre ha apostado por la agilidad. Pero el nivel de elasticidad exigido durante los últimos 5 meses es algo para lo que muy pocos estaban preparados.

Pero, visto lo visto, parece que el ritmo que las empresas deben mantener en la toma de decisiones y los procesos de recursos humanos no se ralentizará. Si alguien en una organización contrae COVID-19, al estar en la oficina o en su lugar de trabajo habitual, será esencial un proceso de recursos humanos para abordar la situación de manera rápida y completa. Si es necesario realizar despidos con poca antelación, las empresas necesitarán tener listos los datos de su fuerza laboral para tomar las mejores decisiones posibles. Y si ocurre lo contrario, es decir, que una empresa necesita crecer rápidamente, los procesos de selección e incorporación bien organizados serán estratégicos.

Cezanne HR ayuda a las empresas a gestionar rápidamente todos estos escenarios, haciendo que la información y los procesos sean claros y estén fácilmente disponibles.

Escenario uno: un empleado que ha estado en la oficina enferma de COVID-19

Todas las empresas cuyos empleados están trabajando en la oficina o en su lugar de trabajo habitual necesitan un plan de acción que especifique las medidas y procedimientos en caso de que un empleado enferme de COVID-19.

• ¿Cómo informar a los compañeros con los que el empleado enfermo ha estado en contacto?
• Si hay que cerrar la oficina, ¿Cómo comunicarlo a los demás?
• ¿Cómo organizar la limpieza y desinfección necesaria?
• ¿Cómo registrar la ausencia del empleado y cómo establecer el regreso seguro al trabajo?

Cezanne HR te puede ayudar con todo eso y más. Las empresas que no tengan un software de recursos humanos irán mucho más despacio con las hojas de cálculo, las comunicaciones de Outlook, etc.,

Entonces, Cezanne HR permite:

1. Consultar las listas de verificación disponibles. Estas listas, previamente diseñadas por el equipo de recursos humanos, ayudan a entender los pasos a seguir en caso de que se diagnostique un caso de COVID-19 entre los empleados que acuden a las oficinas. Las listas de verificación de Cezanne HR se pueden utilizar para gestionar procesos y para notificar a las personas que tienen que completar las tareas establecidas. Por ejemplo, se puede incluir en la lista de verificación la necesidad de organizar los servicios de limpieza y desinfección óptimos.
2. Averiguar rápidamente quién ha estado en el lugar de trabajo con el empleado enfermo. Esto se puede hacer utilizando la función de entrada / salida, los eventos de calendario o las solicitudes de formulario (puedes escoger la funcionalidad de Cezanne HR que funcione mejor para tu organización).
3. Avisar al equipo sobre la situación. Con Cezanne HR, se puede utilizar una plantilla de correo electrónico para notificar a varias personas a la vez con todos los detalles relevantes.
4. Llevar un registro claro de las ausencias por COVID-19. Fácil de hacer con el módulo de gestión de ausencias . Y utilizar el sistema de notificaciones para avisar cuando el empleado esté listo para regresar al trabajo.

Escenario dos: la empresa necesita tomar decisiones rápidas sobre despidos

Desafortunadamente, las consecuencias económicas de la COVID-19 hacen que los despidos sean inevitables. Últimamente, se han publicado varias noticias sobre la necesidad de frenar la curva de despidos, y las medidas que implementará el Gobierno para lograrlo.  Pero, en este contexto, las empresas que se enfrentan a la dificultad de mantener intactas sus plantillas deben hacerse algunas preguntas clave:

• ¿Existe algún dato que refleje lo que debemos ahorrar con los despidos?
• ¿Cómo sabemos si las decisiones que tomamos en cuanto a los despidos nos están haciendo alcanzar ese objetivo financiero?
• ¿Nuestras decisiones sobre los despidos tienen en cuenta el desarrollo del futuro talento?
• ¿Hay otras opciones, alternativas al despido como ofrecer horarios reducidos, por ejemplo?

Responder a estas preguntas requiere conocimientos específicos sobre la fuerza laboral. Y las empresas necesitarán disponer fácilmente de información precisa. Cezanne HR puede ayudar a resolver estas consultas para que las empresas puedan tomar decisiones informadas sobre los despidos. ¿Cómo?

1. Utilizando la búsqueda del Historial de Retribución (una de las muchas búsquedas que proporciona Cezanne HR). Se puede crear un informe que incluya los salarios actuales y anteriores de los empleados. Este informe se puede descargar luego como un archivo de Excel para realizar diferentes cálculos que permitan garantizar que cualquier decisión sobre los despidos se suma a la estrategia del ahorro de costes establecida.
2. El módulo de Sucesión y Carrera de Cezanne HR incluye una función de “grupos de talento”. Al realizar una búsqueda en grupos de talento particulares, los responsables de RR.HH. y los managers pueden visualizar la distribución del talento en la organización, lo que garantiza que las decisiones sobre los despidos no dejan áreas críticas sin los recursos suficientes.
3. La función de “búsqueda” también se puede utilizar para comprender la distribución de la fuerza laboral de una empresa. Así, tanto recursos humanos como managers y directores de departamentos podrían descubrir en qué áreas de la organización se pueden recortar horarios para evitar los despidos. Esta puede ser una opción controvertida para que una empresa la explore, pero tener los datos a mano significa que se pueden tomar decisiones informadas.

Escenario tres: incremento sustancial de la demanda que obliga a aumentar la plantilla rápidamente

Para algunas empresas, la COVID-19 ha generado un aumento inesperado de sus ventas. Es, por ejemplo, el caso de las empresas de servicios esenciales. En este sentido, tanto si la demanda aumenta de súbito como si se produce una caída brutal, es necesario que la organización pueda escalar de manera ágil y flexible. Escalar, es decir, que pueda adaptarse a las circunstancias con rapidez. Ahora bien, poniéndonos en este escenario 3, ¿qué implicaría un incremento abrupto de la demanda?

• Contratar personal nuevo en un período de tiempo corto, manteniendo los costes mínimos. Pero ¿Cómo hacerlo?
• ¿Cómo hacer llegar las ofertas de empleo y recibir rápidamente la documentación requerida de los nuevos empleados?
• ¿Se siguen procesos de incorporación sencillos y óptimos? ¿Son fáciles de gestionar?
• ¿Qué se puede hacer para dar la bienvenida rápidamente a los nuevos empleados y hacer que se sientan parte del equipo desde el primer día?

Cezanne HR puede ayudar a las empresas a gestionar la contratación y la incorporación inesperadas. «Inesperado» no tiene por qué significar «no preparado». Tener un software de recursos humanos para facilitar el proceso hace que los nuevos empleados empiecen a ser productivos más rápido.

1. Las funciones de Selección de Cezanne HR son una forma rentable y rápida para que las empresas gestionen sus procesos de selección y contratación. Permite a RR.HH. crear vacantes y formularios de ofertas de empleo, y enviar esas ofertas a las bolsas de trabajo. El módulo de selección de Cezanne HR se puede integrar con la web corporativa para que los formularios de solicitud y las vacantes también se puedan publicar ahí. Y, este módulo hace que sea mucho más fácil calificar y comunicarse con los candidatos, por lo que RR.HH. no tiene que perder tanto tiempo examinando solicitudes inapropiadas o haciendo un seguimiento por correo electrónico. Esto es ahora más útil que nunca ya que las las ofertas están atrayendo un gran volumen de respuestas. A medida que los candidatos comiencen a postularse, Cezanne HR ayudará a realizar un seguimiento pormenorizado de las entrevistas y, después de que se haga una oferta, permitirá a RR.HH. transferir los detalles del candidato seleccionado al módulo central Gestión de Personas de Cezanne HR.
2. Una vez que se le ha ofrecido un puesto a un candidato, la empresa querrá que comience lo antes posible. Hacer una oferta y enviar contratos es un proceso rápido con Cezanne HR. Mediante el proceso de seguimiento de documentos, un empleado nuevo puede acceder online a toda su documentación a través de enlaces compartidos. Y luego firmar, también online, los documentos según sea necesario. Se puede añadir cualquier documentación que el nuevo empleado deba proporcionar a su registro de recursos humanos de Cezanne HR, y enviar una notificación a recursos humanos para informar que se ha hecho; o puede RR.HH., motu proprio, incorporar documentos al archivo del nuevo empleado.
3. Uno de los errores más comunes en los procesos de incorporación rápida es la falta de definición del proceso en sí mismo, incluida la determinación de quién es responsable de qué. La lista de verificación de Cezanne HR incluida en el módulo Onboarding permite a RR.HH. crear una lista completa de tareas, que cubre todo lo que se debe hacer para incorporar a un nuevo empleado. También permite a RR.HH. asignar estas tareas a las personas adecuadas, enviar notificaciones sobre la obligación de completar las tareas y ver cuándo se han realizado. El uso de estas listas de verificación ayuda a mantener la incorporación en el camino correcto y a tiempo.
4. Si la empresa necesita un nuevo empleado para ponerse al día rápidamente, es esencial hacer que este se sienta parte del equipo lo antes posible. Si el personal trabaja desde casa, será aún más importante contar con las herramientas digitales adecuadas para facilitar las presentaciones del equipo. El módulo de incorporación de Cezanne HR permite a las empresas enviar un correo electrónico de bienvenida a los nuevos empleados que enlaza con el portal de incorporación. Este portal se puede utilizar para contarle al nuevo empleado todo lo que necesita saber sobre la empresa, su equipo y lo que tiene que hacer antes del primer día. Por supuesto, también se pueden incluir mensajes de video.

Los escenarios anteriores son solo tres de las muchas situaciones en las que las empresas podrían encontrarse en los próximos meses. Ser capaz de ver, comunicarse con, aumentar y reducir la fuerza laboral, etc. sin duda estará en la agenda de muchos responsables de recursos humanos. Y, cuando surge una necesidad con poco margen de reacción, un software de recursos humanos como Cezanne HR es una herramienta crucial para actuar con velocidad y precisión. Descubre cómo Cezanne HR puede ayudar a tu empresa reservando una demo gratuita y sin compromiso de nuestro software de recursos humanos.