ΟΙ ΓΕΝΙΚΟI ΚΑΝΟΝΙΣΜΟI ΠΡΟΣΤΑΣIΑΣ ΔΕΔΟΜEΝΩΝ ΤΗΣ ΕΕ ΚΑΙ ΤΟΥ ΗΝΩΜEΝΟΥ ΒΑΣΙΛΕIΟΥ

Τι σημαίνει ο ΓΚΠΔ για το ανθρώπινο δυναμικό;

Η διασφάλιση της διαρκούς συμμόρφωσης με τη νομοθεσία της ΕΕ και του Ηνωμένου Βασιλείου για την προστασία των δεδομένων έχει επιφέρει σημαντικό πρόσθετο διοικητικό φόρτο στις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού. Με τόσα πολλά προσωπικά δεδομένα που πρέπει να διασφαλιστούν, να επικαιροποιηθούν, να διαγραφούν, να ανωνυμοποιηθούν και να αναφερθούν, η αποτελεσματική διαχείριση της συμμόρφωσης είναι αδύνατη χωρίς τη βοήθεια λογισμικού HR.

Το Cezanne HR είναι ένα σύστημα ανθρώπινου δυναμικού συμβατό με τον ΓΚΠΔ, το οποίο διαθέτει πλήθος χαρακτηριστικών που έχουν σχεδιαστεί για να βοηθήσουν εσάς και τον οργανισμό σας να ανταποκριθείτε στις νομοθετικές απαιτήσεις.

GDPR management system

ΟΙ ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΓΚΠΔ ΤΗΣ ΕΕ ΚΑΙ ΤΟΥ ΗΝΩΜΕΝΟΥ ΒΑΣΙΛΕΙΟΥ ΓΙΑ ΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΤΩΝ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ

Πώς επηρεάζουν τα καθεστώτα ΓΚΠΔ της ΕΕ και του Ηνωμένου Βασιλείου το ανθρώπινο δυναμικό;

 

Ασφάλεια δεδομένων

Τα δεδομένα που αφορούν ένα “αναγνωρίσιμο πρόσωπο”, είτε βρίσκονται σε χαρτί, είτε σε λογιστικό φύλλο, είτε τηρούνται στο σύστημά σας HR, πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία με τρόπο που να διασφαλίζει την ασφάλειά τους.

Ακρίβεια δεδομένων

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να είναι ακριβή και πλήρη και να διορθώνονται όταν δεν είναι. Η ICO συνιστά να παρέχεται στα υποκείμενα των δεδομένων αυτοεξυπηρετούμενη πρόσβαση στα δεδομένα τους.

Διατήρηση δεδομένων

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να διαγράφονται ή να ανωνυμοποιούνται όταν δεν απαιτούνται πλέον για τον νόμιμο ή θεμιτό σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν αρχικά.

Διαφάνεια

Είστε υποχρεωμένοι να παρέχετε πληροφορίες στους εργαζόμενους σχετικά με τον τρόπο (και τον λόγο) με τον οποίο συλλέγετε, διαχειρίζεστε, χρησιμοποιείτε και διασφαλίζετε τα δεδομένα τους, καθώς και τα δικαιώματα που έχουν επί αυτών.

Συναίνεση

Σε περίπτωση που χρειάζεται να λάβετε συγκατάθεση για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, αυτή πρέπει να είναι συγκεκριμένη, λεπτομερής, εύκολα κατανοητή, να δίνεται ελεύθερα, να είναι καταφατική και να καταγράφεται.

Ενημέρωση

Η συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ είναι ένα ζήτημα που αφορά ολόκληρη την εταιρεία και οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού έχουν σημαντικό ρόλο να διαδραματίσουν για τη διασφάλιση της κατάλληλης εκπαίδευσης των εργαζομένων και για την ενθάρρυνση μιας κουλτούρας προστασίας της ιδιωτικής ζωής των δεδομένων.

Αιτήματα Πρόσβασης Υποκειμένου

Τα άτομα έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν και να λάβουν αντίγραφο των προσωπικών τους δεδομένων σε προσβάσιμη και ασφαλή μορφή εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου (συνήθως ενός μηνός).

Περιορισμένη Επεξεργασία

Οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν να περιοριστεί η επεξεργασία των δεδομένων τους ή να διαγραφούν αμετάκλητα τα δεδομένα τους. Αυτό πρέπει να εξισορροπείται με τις δικές σας νομικές και νόμιμες ανάγκες.

Φορητότητα Δεδομένων

Τα υποκείμενα των δεδομένων (π.χ. οι εργαζόμενοι σας ή οι υποψήφιοι για εργασία) μπορούν να ζητήσουν αντίγραφο των προσωπικών τους δεδομένων σε “δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο”.

ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Διασφάλιση της ροής δεδομένων μεταξύ ΕΕ/ΕΟΧ και Ηνωμένου Βασιλείου

Για κάθε οργανισμό με διεθνές εργατικό δυναμικό, η ελεύθερη ροή δεδομένων ανθρώπινου δυναμικού μεταξύ διαφορετικών γεωγραφικών περιοχών είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση τεκμηριωμένης λήψης αποφάσεων και αποτελεσματικών διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι ισχύουν διαφορετικές απαιτήσεις ανάλογα με τον τόπο διαμονής των εργαζομένων και τον τόπο επεξεργασίας των πληροφοριών τους, ώστε να είστε βέβαιοι ότι διαθέτετε τις κατάλληλες διαδικασίες προστασίας δεδομένων.

Στο πλαίσιο της ΕΕ, η ροή των δεδομένων εξαρτάται από την επάρκεια δεδομένων, ένα καθεστώς που χορηγείται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σε χώρες εκτός του ΕΟΧ που παρέχουν επίπεδο προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα συγκρίσιμο με αυτό που προβλέπει η ευρωπαϊκή νομοθεσία. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει χορηγήσει στο Ηνωμένο Βασίλειο καθεστώς επάρκειας.

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή επιβεβαίωσε ότι το Ηνωμένο Βασίλειο διέθετε επάρκεια δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να ρέουν ελεύθερα από την Ευρωπαϊκή Ένωση στο Ηνωμένο Βασίλειο, όπου επωφελούνται από ένα ουσιαστικά ισοδύναμο επίπεδο προστασίας με αυτό που εγγυάται το δίκαιο της ΕΕ.

ΠΏΣ ΒΟΗΘΑ ΤΟ CEZANNE HR

Ισχυρά χαρακτηριστικά που είμαστε σίγουροι ότι θα εκτιμήσετε

 

Ενιαία πηγή δεδομένων

Με όλα τα δεδομένα και τα έγγραφά σας σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό αποθηκευμένα σε ένα ασφαλές σύστημα, θα ξέρετε πού βρίσκονται τα πάντα, ανά πάσα στιγμή. Τέρμα τα χάρτινα αρχεία ή τα δύσκολα ανιχνεύσιμα λογιστικά φύλλα.

Ασφάλεια παγκόσμιας κλάσης

Από την κρυπτογράφηση δεδομένων έως την πιστοποίηση IS027001 και τον ανεξάρτητο έλεγχο διείσδυσης, το Cezanne HR έχει σχεδιαστεί για να διατηρεί τα δεδομένα σας ασφαλή. Read more about security here.

Αυτοματοποιημένη διαχείριση δεδομένων

Έξυπνα εργαλεία σας επιτρέπουν να ρυθμίζετε το σύστημα Cezanne HR ώστε να διαγράφει ή να ανωνυμοποιεί αυτόματα δεδομένα βάσει των κανόνων σας, εξοικονομώντας σας ώρες χρόνου.

Ασφαλής αυτοεξυπηρέτηση

Οι εργαζόμενοι μπορούν να ελέγχουν και να ενημερώνουν οι ίδιοι τις πληροφορίες τους, έτσι ώστε να βελτιώνεται η ακρίβεια, να μειώνεται η διαχείριση και, με ενσωματωμένες εξουσιοδοτήσεις ροής εργασιών, να διατηρείτε τον έλεγχο της ακεραιότητας των δεδομένων.

Ηλεκτρονικές υπογραφές

Η ολοκληρωμένη δημιουργία εγγράφων σημαίνει ότι είναι εύκολο να διανέμετε και να παρακολουθείτε σημαντικές πληροφορίες, να λαμβάνετε τη συγκατάθεση όταν χρειάζεται και να βλέπετε πότε τα έγγραφα δεν έχουν υπογραφεί.

Κόμβοι πληροφοριών

Ενσωματωμένες πύλες και χώροι εργασίας ανθρώπινου δυναμικού διευκολύνουν την ανταλλαγή συμβουλών βέλτιστης πρακτικής και διασφαλίζουν ότι όλοι γνωρίζουν πού πρέπει να απευθυνθούν για να βρουν τα πιο πρόσφατα έγγραφα πολιτικής και οδηγούς.

Εξαγωγή δεδομένων

Οι απλές αναφορές και η εξαγωγή σε Excel σας βοηθούν να ανταποκριθείτε στη φορητότητα δεδομένων ή να επανεξετάσετε τα δεδομένα που διατηρείτε για αιτήματα πρόσβασης υποκειμένου.

Πληροφορίες Κατάρτισης

Παρακολουθήστε εύκολα τις ανάγκες και τις δραστηριότητες κατάρτισης για τη συμμόρφωση και ενεργοποιήστε αυτόματα υπενθυμίσεις όταν η κατάρτιση ή η πιστοποίηση χρειάζονται ενημέρωση.

Κουλτούρα συμμόρφωσης

Ενθαρρύνετε μια προσέγγιση με γνώμονα την ασφάλεια ενσωματώνοντάς την σε όλες τις διαδικασίες του ανθρώπινου δυναμικού σας, από την καθημερινή επικοινωνία έως τις αξιολογήσεις απόδοσης.

Ας μετασχηματίσουμε το HR μαζί

Το Cezanne HR το εμπιστεύονται χιλιάδες επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού για να τους βοηθήσει να διαχειριστούν, να υποστηρίξουν, να δεσμεύσουν και να συνδέσουν καλύτερα τους ανθρώπους τους. Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να μάθετε περισσότερα.

ΚΛΕΙΣΤΕ ΜΙΑ ONLINE ΕΠΙΔΕΙΞΗΚΑΝΤΕ ΜΙΑ ΕΡΩΤΗΣΗ