ista e Cezanne HR
ista Energy Solutions, utilizza la soluzione software on-line HR Cezanne HR per migliorare il livello delle performance nell’organizzazione ed ottimizzare i processi amministrativi di gestione del personale.
Un focus sulla gestione delle performance
ista era consapevole che fosse necessario migliorare il modo in cui vengono gestite le performance e voleva che la valutazione diventasse un compito prioritario nell’agenda del manager. “Eravamo soliti fare le valutazioni delle performance solo una volta all’anno ma non avevamo un processo sistematico e condiviso per gestirle” spiega Rachel Johnson, head of Account Management e responsabile della gestione HR. “Ognuno faceva la valutazione a modo suo, alcuni manager non valutavano affatto i propri collaboratori e le informazioni raccolte non sempre venivano registrate accuratamente.”
L’azienda ha inziato a prendere in considerazione diversi software HR ma ha da subito capito che Cezanne HR avrebbe consentito di gestire le performance in modo più coerente ed affidabile, oltre a permettere di centralizzare tutti i dati HR in un unico sistema.
ista ha iniziato ad utilizzare il sistema HR a Maggio 2012 dopo alcune brevi sessioni di formazione online, e questo ha già avuto un impatto notevole all’interno dell’organizzazione. I manager ora possono assegnare ai propri collaboratori obiettivi mensili e adeguare gli stessi agli obiettivi aziendali.
Rachel ha per prima notato i vantaggi nell’utilizzo di Cezanne HR all’interno del proprio team. “Ci ha aiutati a definire con maggiore chiarezza i compiti da svolgere e con quali priorità, sia individualmente che come team. Per esempio, c’era una gran numero di dati nel vecchio sistema che necessitavano di aggiornamento. Sapevamo che era un lavoro importante da portare a termine, ma per qualche ragione veniva sempre posticipato. Da quando abbiamo iniziato ad utilizzare il modulo di performance è risultato più semplice focalizzare l’attenzione sulle priorità mese per mese ed abbiamo fatto grandi progressi in quello che prima sembrava un ostacolo insormontabile. Semplicemente siamo diventati più efficienti nel corso dell’ultimo anno.”
Coinvolgere e valorizzare i collaboratori
I dipendenti hanno accolto con piacere la possibilità di ricevere dal manager feedback regolari sul proprio operato.
“Le persone vogliono ricevere un riscontro, anche se questo non è necessariamente positivo. Vogliono sapere come stanno operando e se possono fare ancora meglio. Il sistema ci ha portati ad avere una maggiore inter-azione con le persone e grazie a questo a farle sentire maggiormente apprezzate,” afferma Rachel.
La registrazione accurata di tutte le informazioni ha consentito di eliminare qualsiasi fonte di confusione e incomprensioni su quanto condiviso. “Le informazioni che emergono a seguito di una valutazione sono registrate nel sistema a cui ciascun collaboratore ha accesso. Le persone possono consultare quello che viene registrato sul loro conto e quindi commentare oppure manifestare dissenso se quanto espresso non è condiviso. Semplicemente ha reso il tutto molto più trasparente,” spiega Rachel.
La maggiore attenzione sulle performance ha aiutato ista amigliorare l’oggettività e l’efficacia dello schema di bonus. annuali. Ora che vengono assegnati e monitorati obiettivi chiari e definiti, è diventato molto più semplice per i manager valutare il grado di performance delle persone e quindi fornire raccomandazioni circa l’entità del bonus da assegnare a fine anno.
Cezanne HR ha anche aiutato ista a ridurre in modo significativo la burocrazia amministrativa nella gestione di processi chiave HR come la gestione delle assenze per ferie e malattia. Queste venivano gestite utilizzando fogli excel, divenuti nel tempo molto complessi da tenere aggiornati.
I vantaggi del self service
Grazie alla componente self service del software, ad esempio, lo stesso dipendente può inserire le proprie richieste di ferie, e può controllare regolarmente il monte ferie annuale residuo. Il manager può monitorare in tempo reale i piani di assenza del team e quindi coordinare al meglio le attività.
“La possibilità di condividere con il team il calandario delle assenze è estremamente utile,” sostiene Rachel. “Ci sono aree del business in cui dobbiamo garantire la presenza di almeno un operatore. Ora possiamo verificare se qualcuno è in ufficio in un batter d’occhio.”
Il sistema consente di ottenere grandi benefici anche grazie alla maggiore qualità dei dati relativi alle assenze per malattia.
“La possibilità di estrarre report precisi sulle assenze per malattia consente di verificare eventuali trend e criticità che potrebbero richiedere un intervento correttivo,” afferma Rachel.
“Siamo molto felici di quello che siamo riusciti ad ottenere con Cezanne HR” conclude Rachel.
“Avere tutti i dati HR concentrati in un sistema centrale ha ottimizzato la reportistica e ridotto i tempi amministrativi; ci consente di gestire tutti i processi con un grado maggiore di efficienza, meglio di quanto abbiamo mai fatto in passato.”