Semplice, Sicuro, Accessibile

Controllo e Gestione amministrativa semplificati

Pianifica le trasferte dei dipendenti e registra tutti i dati ad esse relativi in un unico ambiente sicuro dove li avrai disponibili per l’intero processo e per le successive analisi dei costi. Riduce gli errori nelle attività di back-office, consentendo un significativo risparmio di tempo.

Interfacce intuitive e nuove tecnologie semplificano la compilazione della nota spese da parte di tutti i dipendenti coinvolti, consentendogli l’accesso al sistema in qualsiasi momento, anche da app mobile.

Soluzione dinamica sempre con te

Disponibile su ogni Smartphone

Cezanne Note Spese dispone di una versione Mobile indispensabile per il personale che ha bisogno di compilare la nota spese rapidamente quando è in viaggio. Sfruttando funzionalità native dei dispositivi (telecamera per registrazione ricevute/documenti allegati, microfono…) consente di ridurre errori e sprechi di tempo.

Fotografia dello scontrino

Grazie all’utilizzo della tecnologia OCR, il viaggiatore a fronte di una spesa sostenuta, deve solo fotografare lo scontrino. L’app di gestione nota spese installata sul proprio smartphone è in grado di leggere le informazioni contenute nella foto e comprende dove inserire automaticamente alcune delle voci necessarie alla compilazione della nota spese come data, voce di spesa, modalità di pagamento, importo e fornitore.

Nota spese vocale

Tramite l’app mobile potrai registrare le spese esclusivamente con la voce. L’app registra le spese inserite ed un assistente vocale, corregge la dettatura ed interagisce con il viaggiatore qualora la policy aziendale richiedesse informazioni aggiuntive. Invece di conservare scontrini e riportarne poi i dati scrivendo, ti basterà dire “Oggi ho pranzato in autogrill ed ho speso 18€”, riducendo gli errori e gli sprechi di tempo. La funzionalità di dettatura della nota spese non richiede l’installazione di ulteriori plugin, ma è direttamente disponibile all’interno dell’app mobile per la gestione completa delle note spese.

Ricco di informazioni e configurabile

Nel Software per la pianificazione e la gestione delle Trasferte le funzionalità di comunicazione automatica ed il menu personalizzabile consentono di accedere rapidamente alle attività, agevolando il processo di autorizzazione e conservazione delle Note Spese.


 

Travel Policy

Cezanne Nota Spese permette all’azienda di scrivere e di far rispettare le proprie Travel Policy differenziandole secondo le proprie esigenze (ad esempio, in base a ruolo/qualifica, destinazioni, ecc).

Sistema di Alert e Reminder

Un sistema di alert segnala all’utente, nel momento della registrazione, le spese che eccedono il massimale stabilito. I responsabili, in casi eccezionali, possono andare in deroga ed autorizzare spese diversamente non ammesse.

Accesso integrato

Le anagrafiche del personale, l’organigramma ed i profili di accesso degli utenti già definiti con il modulo Persone di Cezanne HR, non richiedono alcuna modifica grazie ad un avanzato sistema di integrazione real-time.

Flussi di approvazione

Il software Note Spese di Cezanne dispone di un motore di workflow configurabile che utilizza gli stessi flussi autorizzativi presenti in Cezanne HR ed è predisposto per la gestione di tre ruoli: trasfertista, approvatore delle spese, amministratore.

Gestione amministrativa semplificata

Ciascun dipendente inserisce ed invia i dati relativi alla propria nota spese, allegando scontrini e fatture, riducendo errori e dimenticanze che comportavano gravi perdite di tempo.

Reportistica integrata

La soluzione dispone di report riepilogativi che facilitano la verifica dei dati e consentono l’export su excel e la stampa di saldi da rimborsare al personale, pagamenti effettuati con carte di credito, registrazioni finanziarie e contabili.

Completo ed Efficiente

Il Software Nota spese, sfruttando le tecnologie più moderne come OCR e registrazione vocale, consente una significativa riduzione del tempo speso per la pianificazione delle trasferte e l’inserimento di una nota spese, semplificando anche la procedura di consuntivazione.

Oltre agli elementi caratterizzanti una spesa di trasferta (natura, data, competenza, importo, nota), il software di Gestione delle note spese dei dipendenti consente di gestire:

  • Chilometri percorsi con una vettura valorizzati secondo una tariffa predefinita.
  • Indennità e Buoni Pasto.
  • Modalità di pagamento: contanti, carta di credito, prepagata.
  • Inserimento colleghi o ospiti (es. ristorante) se ammesso dalla travel policy.
  • Allegati di ricevute, fatture e giustificativi.
  • Conservazione Digitale delle Note Spese dei dipendenti.
  • Gestione multi valuta, sotto il profilo finanziario (anticipi, cambio divisa, resi) ed economico (conversioni di spese in valuta aziendale).

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