Software Gestione Nota Spese e trasferte

Semplice, Sicuro, Accessibile

Controllo e Gestione amministrativa semplificati

Registra tutti i dati di trasferta in un unico ambiente sicuro dove li avrai disponibili per l’intero processo e per le successive analisi dei costi. Riduce gli errori nelle attività di back-office, consentendo un significativo risparmio di tempo.

Interfacce intuitive semplificano la compilazione della nota spese da parte di tutti i dipendenti coinvolti, consentendogli l’accesso al sistema in qualsiasi momento, anche da app mobile.

Ricco di informazioni e configurabile

Nel Software per la Gestione delle Trasferte le funzionalità di comunicazione automatica ed il menu personalizzabile consentono di accedere rapidamente alle attività, agevolando il processo di autorizzazione.

Rispetto di Travel policy chiare e trasparenti

Cezanne Nota Spese permette all’azienda di scrivere e di far rispettare le proprie Travel Policy differenziandole secondo le proprie esigenze (ad esempio, in base a ruolo/qualifica, destinazioni, ecc).

Sistema di Alert e Reminder

Un sistema di alert segnala all’utente, nel momento della registrazione, le spese che eccedono il massimale stabilito. I responsabili, in casi eccezionali, possono andare in deroga ed autorizzare spese diversamente non ammesse.

Accesso integrato

Le anagrafiche del personale, l’organigramma ed i profili di accesso degli utenti già definiti con il modulo Persone di Cezanne HR, non richiedono alcuna modifica grazie ad un avanzato sistema di integrazione real-time.

Flussi di approvazione

Il software Note Spese di Cezanne dispone di un motore di workflow configurabile che utilizza gli stessi flussi autorizzativi presenti in Cezanne HR ed è predisposto per la gestione di tre ruoli: trasfertista, approvatore delle spese, amministratore.

Gestione amministrativa semplificata

Ciascun dipendente inserisce ed invia i dati relativi alla propria nota spese, allegando scontrini e fatture, riducendo errori e dimenticanze che comportavano gravi perdite di tempo.

Reportistica integrata

La soluzione dispone di report riepilogativi che facilitano la verifica dei dati e consentono l’export su excel e la stampa di saldi da rimborsare al personale, pagamenti effettuati con carte di credito, registrazioni finanziarie e contabili.

Soluzione dinamica sempre con te

Disponibile su ogni Smartphone

Cezanne Note Spese dispone anche di una versione Mobile con la quale è possibile effettuare in modo ancora più semplice, tutte le operazioni di compilazione delle note spese sfruttando anche funzionalità native dei dispositivi (es.: telecamera per registrazione ricevute/documenti allegati).
Grazie all’utilizzo della tecnologia OCR, attraverso la foto dello scontrino vengono inserite automaticamente alcune delle voci necessarie alla compilazione della nota spese: data, voce di spesa, modalità di pagamento, importo e fornitore.

Completo ed Efficiente

Il modulo Nota spese consente una significativa riduzione del tempo speso per l’inserimento di una nota spese, semplificando anche la procedura di consuntivazione.

Oltre agli elementi caratterizzanti una spesa di trasferta (natura, data, competenza, importo, nota), il software di Gestione delle note spese dei dipendenti consente di gestire:

Chilometri percorsi con una vettura valorizzati secondo una tariffa predefinita.
Indennità e Buoni Pasto
Modalità di pagamento: contanti, carta di credito, prepagato.

Inserimento di colleghi ed ospiti (es. ristorante) laddove ammesso dalla travel policy.
Allegati di ricevute, fatture e giustificativi.
Gestione multi valuta, sotto il profilo finanziario (anticipi, cambio divisa, resi) ed economico (conversioni di spese in valuta aziendale).

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