LAV e Cezanne HR

LAV sceglie Cezanne HR per una gestione più ordinata ed efficiente delle assenze dei dipendenti

Circa un anno fa Marco Martinelli, Responsabile persone ed organizzazione, avvia la ricerca di un sistema più strutturato per registrare i dati e le assenze dei collaboratori, un aspetto della gestione risorse umane fino ad allora gestito in maniera eccessivamente caotica e dispendiosa in termini di tempo.

Il problema della gestione assenze priva di struttura ed organizzazione

“Lavoravamo con una decina di file excel per la gestione del personale, dove registravamo presenze e assenze, le attività formative, i dati anagrafici e altre informazioni rilevanti. Avevamo la necessità di un luogo unico dove tenere traccia di tutto. Inoltre, ci avvalevamo di moduli di Google con cui era stato creato un form di approvazione di assenze e trasferte, la cui registrazione sul portale del consulente del lavoro avveniva manualmente, con rischio di commettere errori e con problematiche evidenti in termini di sicurezza del passaggio dei dati.”

Risulta quindi chiara l’esigenza di individuare un luogo unico di gestione di tutte le informazioni relative al personale aziendale, oltre ad un sistema che automatizzi l’inserimento delle assenze sul sistema paghe.

Cezanne HR risolve la problematica delle assenze

Il software Cezanne HR, attraverso il modulo di gestione ferie ed assenze, copre tutte le esigenze dell’organizzazione, è un sistema Cloud e GDPR compliant che ha colpito particolarmente in termini di usabilità, costi e capacità di integrazione con altre soluzioni.

“È il sistema che si è rilevato più completo, integrabile con il gestionale paghe per l’inserimento assenze, più user-friendly ed economico rispetto ai competitor. Prima di scegliere abbiamo visto altri 5 sistemi, anch’essi cloud e GDPR compliant, Cezanne ci è sembrato il più intuitivo, anche per il semplice uso da parte dei dipendenti, e il più economico. Essendo una Onlus l’attenzione ai costi per noi è importante.”

Un supporto clienti efficiente e disponibile

L’organizzazione utilizza ormai da qualche mese il software HR Cezanne, in particolare i moduli Persone ed Assenze, dopo un avviamento che ha richiesto pochi giorni per entrambi i moduli grazie all’affiancamento ricevuto dal team di supporto clienti.

“Il supporto è molto efficace e puntuale. Mi sono state mostrate e spiegate le varie funzionalità da un consulente disponibile e preparato. In più il centro assistenza online è ben fatto e completo. Ci aiuta a risolvere piccoli dubbi quotidiani senza dover ricorrere all’helpdesk.

Al momento siamo in fase di test con il modulo assenze e dovremo procedere all’implementazione della procedura di estrazione delle assenze che andrà a popolare automaticamente il sistema paghe; si tratta di un passaggio delicato, in cui non sono ammissibili errori, ma sono fiducioso che riceveremo tutto il supporto necessario.”

I risultati ottenuti: risparmio di tempo, riduzione degli errori e centralizzazione dei dati

Già a pochi mesi dall’implementazione del software è evidente un risparmio significativo in termini di tempo che le risorse umane devono dedicare ad un’attività onerosa, ma a scarso valore aggiunto, come la gestione delle assenze. Tutto lo staff, compresi dipendenti e manager, esprime il proprio entusiasmo per la novità, ritenendo il sistema Cezanne un applicativo che ne facilita il lavoro, soprattutto per i manager che hanno più di 3 persone all’interno del loro team.

“I benefici maggiori che abbiamo già riscontrato sono una visibilità immediata per tutto il team dei contatori di ferie, permessi, ecc., oltre ad una semplificazione del processo di richiesta delle assenze. I calendari condivisi semplificano la pianificazione delle ferie mentre le risorse umane non devono più occuparsi della gravosa incombenza dell’inserimento manuale delle assenze sul sistema paghe. Se dovessi elencare le funzionalità che prediligo e che davvero semplificano il mio lavoro citerei sicuramente i calendari, le notifiche e procedure automatizzate ed un processo semplice per la richiesta ferie.”

I prossimi passi

LAV prevede in futuro di implementare anche un processo di valutazione delle performance dei dipendenti e ritiene che, una volta avviato il sistema di valutazione interno, certamente richiederà l’aggiunta del modulo dedicato nella soluzione Cezanne, per portare a compimento il progetto di una gestione centralizzata delle risorse umane dell’organizzazione.

“Raccomanderei sicuramente Cezanne ad un collega: supporto efficiente e grandi funzionalità ad un costo davvero sostenibile.”